Le Groupe Santé Nadon est expert en gestion de centres d’hébergement et de soins de longue durée. L’entreprise familiale gère présentement 5 CHSLD dans les régions de Laval et de la Montérégie.
Au fil des années, l’organisation a mis l’amélioration continue au cœur de ses pratiques pour assurer des services et des soins de grande qualité, un respect des normes et un milieu de vie agréable pour les résidents. L’expertise du personnel est tournée vers le bien-être des résidents et de leurs proches.
Notre mission est d’offrir aux résidents des soins et des services de qualité, un milieu de vie sécurisant, ainsi qu’une assistance autant médicale que dans les activités quotidiennes.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations, Groupe Santé Nadon
Les défis initiaux
En vue de supporter leurs opérations, les établissements de santé doivent réaliser des audits, des comités de gestion et des plans d’amélioration. Depuis 2 ans, la COVID-19 a bien entendu accentué la pression sur le contrôle qualité dans tous les établissements au Québec.
Les audits et les activités de contrôle représentent une charge de travail importante pour les gestionnaires. Les formulaires papiers, les suivis courriels et les fichiers excels créent une lourdeur administrative. En conséquence, la direction manque parfois de visibilité.
Auparavant, au CHSLD de Granby, les formulaires étaient réalisés sur papiers, annexés à des politiques. « Juste de récolter des données et de les analyser, c’était très lourd et ça devenait décourageant de faire de l’amélioration continue. » nous mentionne Noémis Bélanger, Directrice des opérations. Pour Noémis, il était essentiel de passer au digital pour offrir de meilleurs outils à son équipe et assurer l’amélioration des services aux résidents.
Le maintien d’un système de gestion demandait beaucoup d’efforts.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations
Des gestionnaires plus agiles grâce à la plateforme Tervene
Le Président du Groupe M. Perry Nadon a offert son soutien pour lancer le projet dans les CHSLD de Granby, de Saint-Jean-sur-Richelieu, et Sainte-Catherine. La motivation principale fut de supporter l’expertise de l’équipe à offrir des services de qualité aux résidents.
Afin de simplifier le système de gestion, les audits et l’amélioration continue, le Groupe Santé Nadon a déployé la plateforme Tervene au sein de trois CHSLD.
Audits des standards et inspections en PCI
L’organisation a numérisé les formulaires d’audit des standards, d’inspection en Prévention et contrôle des infections (PCI) et de contrôle de la qualité des soins. Les audits réalisés par tablette permettent de comptabiliser les résultats et de consulter facilement les rapports d’audit. Grâce au digital, « on fait des audits qu’on aurait rêvé de faire auparavant. Notre programme de contrôle de la qualité et des audits a pris de l’expansion », mentionne Noémis.
Aujourd’hui, l’équipe qualité réalise plusieurs audits de façon digitale:
- Les 4 temps au niveau de l’hygiène des mains
- Audits des ÉPIs
- Programme de soins infirmiers
- Application des soins palliatifs (audit des programmes)
- Programme de prévention des chutes
- Audits sur l’administration de médicaments
- Prévention santé mentale et prévention du suicide
- Programme sur la prévention de la maltraitance et promotion de la bienveillance
- Programme sur le respect de la confidentialité
Tervene permet de réaliser les audits sur une tablette, de comptabiliser les résultats et de gérer les non-conformités.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations
Calendrier des réunions et planification des audits
Le calendrier aide à planifier les activités d’audits dans le quotidien des gestionnaires. Chaque mois, l’équipe réalise plus de 60 inspections et audits de façon digitale. Auparavant, l’infirmière clinicienne Sara était capable de réaliser 50% des audits planifiés par année. Maintenant, c’est 100%, c’est à dire qu’elle n’a aucun retard.
« On a énormément d’activités de contrôle, de qualité et de sécurité qui se doivent d’être réalisées à différentes fréquences. C’est un grand enjeu dans notre domaine. Avec les années, on a développé un calendrier pour réaliser les audits », mentionne Noémis.
L’outil permet également de planifier les réunions récurrentes, soit 17 comités de gestion qui sont animés avec Tervene au sein de l’établissement.
Réunions et comités de gestion
Il est dorénavant plus rapide pour les équipes de préparer les comités de gestion, d’animer les rencontres et d’accéder aux comptes-rendus. Noémis le confirme: « l’outil rend la réunion plus efficace et la préparation plus simple ».
En vue de se préparer à l’accréditation Agrément Canada, l’équipe réalise présentement trois réunions par semaine pour la coordination de la conformité des normes. « Ça simplifie la préparation », précise Noémis.
On a des outils communs et une traçabilité sur les tâches qui découlent des réunions. Ça allège la charge du gestionnaire.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations
Suivi des actions correctives et des plans d’action
Avec Tervene, l’équipe peut documenter les problèmes identifiés et les remonter dans l’organisation pour les prendre en charge. Les actions provenant des audits peuvent être directement partagées à l’agenda des rencontres et assignées en tâches.
Lorsque les non-conformités sont bien documentées, « ça soutient la prise de décision par les comités de gestion pour prioriser les améliorations », précise Noémis. En résumé, l’outil aide le personnel à émettre des recommandations ainsi qu’à faire le suivi des actions correctives et des plans d’action.
Tervene aide beaucoup au niveau de la prise de décision et de la priorisation. On peut choisir en pleine conscience ce qu’on veut améliorer.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations
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Les bénéfices du digital pour le CHSLD
Les membres de l’équipe et le personnel sont compétents, humains et soucieux du bien-être des résidents et de leurs proches. Avec les bons outils de gestion, l’équipe continue de soutenir l’expertise du Groupe Santé Nadon.
✓ Une façon conviviale de réaliser les audits et les inspections
✓ Une comptabilisation rapide des résultats d’audits pour les analyser
✓ Une préparation simple aux comités de gestion et une traçabilité sur les comptes-rendus
✓ Une gestion des actions correctives et une priorisation des opportunités
Ça apporte un soulagement aux équipes de qualité. Je leur offre un outil qui leur fait gagner du temps et qui simplifie les activités d’audit.
Noémis Bélanger, Directrice des opérations
Des résultats concrets
✓ Plus de 420 audits de standards et inspections réalisés avec la plateforme
✓ Plus de 60 audits et inspections réalisés chaque mois de façon digitale
✓ 17 comités de gestion sont animés de façon digitale
✓ 15 nouveaux formulaires d’audits ont été créés et d’autres sont planifiés pour l’automne
✓ 4x plus rapide pour compiler les résultats des audits et des inspections
À propos de Tervene
Tervene est la plateforme digitale qui vous aide à simplifier les audits de vos processus, accélérer la résolution de problèmes et réduire votre charge administrative. Nos outils de gestion permettent à votre équipe de soutenir l’excellence de votre mission pour les résidents.
Les gestionnaires et les professionnels dans les établissements de soins adoptent Tervene pour :
➊ Réaliser les inspections en prévention et contrôle des infections (PCI) et qualité des soins
➋ Digitaliser la remontée et la résolution des problèmes
➌ Faire le suivi plus facilement des actions correctives et des plans d’actions
➍ Animer les réunions et les comités de gestion
