Les rituels d’animation de la performance en usine

L’animation de la performance est un pilier essentiel pour les entreprises qui cherchent à atteindre l’excellence opérationnelle au sein des ateliers de production. En effet, elle repose sur une série de leviers stratégiques pour décupler la performance du groupe. Elle consiste à planifier des rendez-vous réguliers entre toutes les parties prenantes de l’usine afin de visualiser les avancées réelles par rapport aux objectifs établis. Ces rituels ne se contentent pas de renforcer la cohésion au sein des équipes, mais stimulent également l’engagement global, tout en permettant l’identification rapide des problèmes et la prise de décisions au sein du groupe.

Dans cet article, nous explorons en détail les rituels d’animation de la performance les plus courants à mettre en œuvre dans le secteur industriel et dans les ateliers de production.

Les AIC, ou animations à intervalles courts, sont de brèves réunions, généralement quotidiennes, qui ont lieu en usine. Elles se déroulent en petits comités, selon les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Ces échanges permettent de statuer sur les problèmes rencontrés à chaque poste et d’envisager les actions correctives à mener jusqu’au prochain meeting. En impliquant l’ensemble des parties prenantes, la remontée d’informations est ainsi rapide et pertinente. 

Pour gagner en efficacité, ces réunions ont lieu debout et s’appuient sur des indicateurs de performance visuels. Ceux-ci permettent de parler le même langage et de voir immédiatement les écarts par rapport aux résultats attendus. 

C’est donc un moyen efficace d’animer la performance qu’il faut parvenir à ritualiser.

Les rituels managériaux sont fondamentaux, et ce, à plusieurs titres.

En effet, ils permettent de :

• S’engager dans une démarche agile d’amélioration continue ;
• Promouvoir la communication entre les salariés de l’usine ;
• Partager les résultats avec tous les collaborateurs sous forme de KPI parlants ;
• Favoriser la remontée d’informations et la proactivité ;
• Améliorer l’implication des équipes dans la résolution de problèmes ;
• Faciliter le passage de consignes pour les transferts de shifts ;

En d’autres termes, c’est un moyen efficace de piloter la performance et les équipes dans un cadre clairement défini.

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Bien souvent, les réunions d’usine sont synonymes d’ennui et d’inefficacité. Pour remédier à cet écueil, plusieurs concepts industriels ont été théorisés à l’image de la méthode TOP.

Qu’est-ce que la méthode TOP?

La méthode TOP est un acronyme simple qui correspond à l’établissement du Thème – Objectif – Plan d’une réunion.

En amont de la rencontre, il est indispensable de définir le thème central et unique à traiter, l’objectif ainsi que le plan à suivre. C’est essentiel pour éviter de s’éparpiller et transmettre un message clair aux parties prenantes. Par ailleurs, afin que chacun s’y prépare comme il se doit, ces éléments sont communiqués au préalable à tous les participants.

Le jour J, le temps fixé doit être respecté. De même, qui dit animation de la performance dit aussi des interactions dynamiques entre plusieurs intervenants. Chacun d’eux doit donc être invité à s’exprimer.

Quels sont les différents types de réunions TOP?

Les réunions TOP d’animation de la performance peuvent prendre plusieurs formes selon les niveaux hiérarchiques des participants. En effet, pour plus d’efficacité :

• Les réunions TOP 5 ont lieu avec les chefs d’équipe. Elles permettent au manager de visualiser les difficultés rencontrées au sein même de son groupe ;
• Les réunions TOP 15 incluent les chefs d’atelier ou les superviseurs. Elles englobent donc un ensemble de postes et d’équipes et permettent de prendre des mesures transversales ou de prioriser les actions qui s’imposent ;
• Les réunions TOP 30, quant à elles, concernent les directeurs de production. Ceux-ci reçoivent alors les informations, données et défis recensés à tous les niveaux de l’usine, afin de leur offrir une vue d’ensemble stratégique.

Dissocier ces points permet de gagner en efficacité pour mettre en œuvre des actions stratégiques.

Les Points 5 Minutes, ou P5M, sont très populaires dans le secteur du Lean management. Comme leur nom l’indique, ils se composent de points extrêmement brefs, visant à ne manquer aucune information cruciale. Les salariés se réunissent donc autour de leur chef d’équipe pour faire le bilan de leurs avancées et de leurs points durs avant de retourner aux tâches à valeur ajoutée.

Ces points s’appuient sur des indicateurs visuels et encouragent une meilleure coordination en synthétisant les actions à prioriser. D’autres thématiques, telles que la sécurité et l’environnement, peuvent également être abordées avant d’enchaîner avec une discussion plus ouverte. Afin que les personnes les plus timides puissent aussi s’exprimer, il est d’usage de donner la parole à chacun à tour de rôle.

Les marches Gemba, appelées Gemba Walks en anglais, font également partie des piliers du pilotage de la performance en usine. Elles correspondent à des tournées quotidiennes sur le terrain afin de prendre connaissance des problèmes que peuvent rencontrer les équipes. C’est idéal pour les faire remonter rapidement, éradiquer le gaspillage et identifier des opportunités d’amélioration.

Pour maximiser l’efficacité de cette pratique, un outil numérique tel que Tervene permet de prendre des notes en temps réel et de déterminer quels éléments vérifier au bon moment. Digitalisez vos Gemba Walks.

Une fois les difficultés identifiées dans l’usine, il faut agir pour les résoudre au plus vite. Les réunions de direction permettent justement de faire remonter les informations aux preneurs de décision les mieux placés pour établir et prioriser les actions. Deux entités principales permettent donc de donner les grandes impulsions à la société, à savoir :

• Le CODIR, ou Comité de Direction. Il travaille sur les stratégies globales de l’entreprise et possède une vision à long terme. Les questions environnementales, sécuritaires, financières ou encore commerciales sont traitées au cours des réunions CODIR ;
• Le COMOP, ou Comité Opérationnel. Il regroupe les membres chargés des problématiques « terrain » de l’entreprise. Son but est de permettre à l’usine d’atteindre ses objectifs de production et d’excellence opérationnelle en résolvant les points durs identifiés auprès des ouvriers et des techniciens.

Selon la structure de l’usine, les réunions peuvent se tenir mensuellement ou hebdomadaires et rassembler moins d’une dizaine de personnes. Il s’agit donc d’organiser des rencontres suffisamment fréquentes pour agir rapidement en cas de problème, sans pour autant perdre du temps dans des réunions superflues.

Les rituels d’animation de la performance ont tous un dénominateur commun : l’efficacité. Pour la maximiser, différentes bonnes pratiques doivent être mises en œuvre.

Privilégier les stand-up meetings

Les stand-up meetings sont idéaux pour réduire la durée des réunions. En effet, la position stationnaire n’étant pas vraiment ergonomique, elle implique de revenir naturellement à l’essentiel. C’est donc devenu une pratique courante dans le milieu industriel pour réduire le gaspillage et gagner du temps précieux.

Miser sur le management visuel de la performance

Le management visuel de la performance constitue un support essentiel dans le cadre de toute démarche Lean. Il rend les messages plus percutants et permet de voir en un coup d’œil la situation actuelle, les mesures de résolution mises en œuvre et l’avancement des actions en cours. C’est donc un catalyseur d’efficacité, qui améliore par la même occasion l’implication des parties prenantes.

Proposer des ordres du jour

Pour les réunions articulées autour de thématiques précises et impliquant une réflexion approfondie, les ordres du jour ne doivent pas être négligés. Grâce à eux, les participants sont en mesure de réfléchir aux éléments qu’ils souhaitent aborder, afin de ne rien oublier le moment venu.

Pour instaurer une culture d’amélioration continue en usine, les rituels d’animation sont incontournables. C’est justement afin de simplifier la communication et de gagner en efficacité que le logiciel Tervene a été développé. Il permet, d’une part, de soulever les problématiques rencontrées sur le terrain, et, d’autre part, de mettre en place et de suivre des plans d’action.

Grâce à des indicateurs et des tableaux de bord personnalisés, Tervene est un allié de taille dans votre quête de l’excellence opérationnelle. Demandez une démo.