Dans le monde manufacturier, marqué par la croissance de nombreuses industries, il n’est pas rare de devoir mettre en place un système de travail posté. De cette manière, les équipes se relaient, réduisant au maximum les latences et temps morts. Le rythme de production est alors maximisé, afin de répondre parfaitement à la demande.
Quoique nécessaire, cette manière de fonctionner peut parfois complexifier les opérations en entreprise. Parmi les enjeux auxquels peuvent faire face les gestionnaires d’opérations, notons par exemple le travail en silos, l’accès limité aux fonctions support et le manque de visibilité sur les autres équipes.
Pour cette raison, des outils tels que Tervene sont essentiels pour standardiser les pratiques en matière de rotations d’équipes et de passage de consignes.
Sans cela, structurer la communication et la continuité des opérations entre les équipes de jour, de nuit et de week-ends, peut devenir un véritable parcours du combattant.
Qu’est-ce qu’une rotation d’équipe?
La rotation d’équipe correspond au moment de la journée où deux équipes se relaient, impliquant par la même occasion une passation de consignes. C’est à ce moment-là que se réunissent les superviseurs, les employés ou toute autre personne chargée de participer à cette transition en vue de communiquer à l’équipe entrante les éléments indispensables dont elle doit avoir conscience. Ces quelques minutes sont crucialespour pour poursuivre fluidement le cours des opérations.
Objectifs de la passation des consignes
L’objectif premier du passage de consignes est d’assurer une reprise des opérations efficace et sécuritaire suite à l’arrivée de l’équipe reprenant la main sur le travail. Il est primordial pour ces salariés d’être informés des éléments qui auront un impact sur les tâches, les responsabilités et le déroulement de la journée, afin d’anticiper les risques dès le début des opérations. C’est donc à cette période que les membres concernés pourront échanger et communiquer les informations relatives à la planification, aux ressources humaines, à la sécurité, aux matières premières, au matériel, etc.
Parmi les objectifs de la passation de consignes, celle-ci permet de :
- Réunir et partager les informations critiques de l’équipe sortante, allant même jusqu’à les faire remonter aux parties prenantes jouant un rôle support;
- Communiquer proactivement l’information et signaler les problématiques qui risquent d’affecter la prochaine équipe;
- Évaluer la performance et la progression de la période passée (rapport de fin de période, suivi des objectifs, avancement de la planification, etc.);
- Gérer et organiser le personnel (sortant et entrant), tout comme le transfert des responsabilités entre les membres;
- Adapter en conséquence les priorités de production et d’opérations, ainsi que l’assignation des ressources humaines.
L’importance des réunions de transfert d’information
Puisque les passations de consignes sont omniprésentes dans le quotidien des industriels, il est primordial de mettre en place des processus de standardisation facilitant les transferts d’équipes.
La réunion de changement d’équipe a justement pour but de transmettre les informations nécessaires aux employés qui prennent le relais par le biais du chef d’équipe ou du superviseur sortant. Ces réunions l’amènent à constater, documenter et communiquer proactivement les points susceptibles d’impacter les prochaines périodes de travail. Cela permet de synchroniser les changements et de minimiser les risques à venir.
Le responsable de la nouvelle équipe sait donc dès sa prise de poste à quoi s’attendre pour gagner du temps, mais peut également anticiper les problèmes grâce à l’approche proactive des travailleurs sortants.
Digitaliser les réunions de passage de consignes avec Tervene
Grâce au module réunion de Tervene, les membres ont accès en temps réel aux ordres du jour des réunions auxquelles ils participent. Ils peuvent donc, à partir de leurs téléphones ou tablettes, suivre les mises à jour et modifications qui y sont apportées.
De même, ils ont la possibilité d’ajouter eux-mêmes des points de discussion relatifs à leurs activités quotidiennes. Par exemple, lors d’une tournée de plancher ou d’un audit, le superviseur peut facilement intégrer les écarts ou les non-conformités récemment soulevées dans un nouveau point de discussion au sein de la réunion appropriée. L’ordre du jour virtuel est également pratique lorsqu’il est impossible de réunir tous les membres ou si vous souhaitez pouvoir y assister à distance.
Finalement, connecter les équipes et leur permettre de communiquer au sein d’un système de gestion centralisé facilite les pratiques. Les rotations sont plus efficaces et les silos départementaux sont brisés, simplifiant de fait le transfert d’informations et leur remontée. Dans le même ordre d’idées, cela accélère la prise en charge des problématiques et augmente la visibilité, tant sur les tâches que sur leur suivi.
Faciliter les passages de consignes grâce aux tournées de plancher
Tournée de plancher en fin de période
En fin de période, les tournées de plancher jouent un rôle crucial dans l’efficacité des changements d’équipes. En effet, elles permettent de réaliser une dernière validation terrain pour s’assurer qu’aucun élément ne soit oublié avant la rotation.
Lorsqu’une problématique est soulevée, le responsable de la tournée peut décider de prendre des mesures rapides avant le passage de consignes ou d’en discuter lors de la réunion de changement d’équipe. De cette façon, le point sera pris en charge par les membres de l’équipe entrante.
De plus, les Gemba Walks responsabilisent les travailleurs et les encouragent à anticiper les problématiques et le transfert d’informations, afin de simplifier le travail de l’équipe à venir.
Tournée de plancher à la prise de poste
Suite au changement d’équipe, une tournée de plancher permettra une première validation terrain pour la période qui s’amorce. Cette tournée vous assure qu’aucun élément n’a été omis lors du passage de consignes et sert à valider les points soulevés au cours de la réunion. De plus, ces Gemba Walks permettront d’identifier proactivement toutes les autres problématiques potentielles risquant d’affecter le travail en cours.
Avec Tervene, les superviseurs et gestionnaires peuvent directement faire apparaître les points qu’ils relèvent dans leurs réunions de production ou de rotation d’équipe. Ils gagnent donc un temps précieux et n’ont plus à craindre d’oublier quoi que ce soit!
Les défis du travail en soirée et en fin de semaine
Pour la majorité des entreprises, les rotations d’équipes en soirée et en fin de semaine impliquent des défis supplémentaires. En effet, en travaillant à des heures inhabituelles, ces employés composent généralement avec une aide réduite ou limitée aux ressources support qu’ont les équipes de jour, telles que la maintenance, les méthodes, l’ingénierie, etc.
Voici certains défis auxquels ces équipes sont régulièrement confrontées:
- Manque de visibilité sur les problématiques et enjeux soulevés par les équipes sortantes;
- Accès nul ou limité aux ressources support;
- Difficulté à transmettre et à acheminer efficacement l’information lors des rotations de travail;
- Peu de rétroaction quant aux problématiques notées;
- Sentiment d’être peu informé, voire isolé du reste des équipes.
En permettant à l’ensemble des salariés de collaborer, au sein d’un outil de gestion tel que Tervene, les responsables des équipes peuvent continuer à assigner des tâches aux fonctions support et à affecter des points aux réunions, même les week-ends et de nuit.
Les services qui travaillent majoritairement de jour bénéficieront ainsi d’une meilleure visibilité sur les problématiques soulevées en leur absence. Dans le même ordre d’idées, les responsables des équipes de nuit ou du week-end profitent par conséquent d’une indispensable rétroaction.
Les bonnes pratiques relatives aux rotations d’équipes
Afin de standardiser efficacement les rotations d’équipes et la passation de consignes, plusieurs bonnes pratiques ont été identifiées:
- Mettre en place des réunions de passage de consignes;
- Créer des rapports de réunions lors de la rotation d’équipe;
- Au cours des réunions de transfert, prendre un moment pour partager les mises à jour relatives aux résultats de production, de qualité ou d’autres objectifs pertinents;
- Mettre en place une tournée de plancher pré-transfert et/ou une tournée post-transfert;
- Utiliser des images, du texte et des vidéos pour étayer les informations transmises et faciliter ainsi la résolution des problèmes;
- Offrir aux responsables d’équipes une meilleure visibilité sur les opérations et problématiques soulevées lors des périodes précédentes;
- Éviter que les équipes successives agissent comme des silos hermétiques qui ne communiquent pas ensemble;
- Promouvoir l’amélioration continue des rotations d’équipes, en apportant de la visibilité aux membres quant à l’efficacité des transferts, aux bonnes pratiques et aux opportunités d’amélioration.
Simplifier le contrôle quotidien des opérations avec Tervene
Tervene est une plateforme connectée de référence, incontournable pour optimiser la gestion quotidienne de vos opérations. En outillant ainsi les équipes dans leur quête de l’excellence opérationnelle, vous êtes en mesure de réduire les risques d’erreurs, d’accroître leurs performances et de renforcer vos processus.
S’adressant tant aux grands manufacturiers qu’aux PME, la plateforme simplifie l’accomplissement des tâches quotidiennes, standardise les processus de gestion et de contrôle des opérations, accélère la résolution de problèmes et améliore la structuration de votre communication interne.
