[Numérisation des pratiques de gestion]
Dans cette série d’articles, la numérisation des pratiques de gestion, nous explorerons les différences entre les méthodes traditionnelles de gestion des opérations et celles mises de l’avant par Tervene. Découvrez comment Tervene établit les bases d’une transition numérique réussie pour les processus d’inspection par les audits.
Les inspections – Audits
Toute organisation qui met en place des standards afin d’assurer une performance régulière se doit de se doter d’un système de contrôle des standards. L’objectif est de livrer un produit de qualité dans des délais promis en utilisant les ressources humaines, financières et matérielles prévues. Certaines irrégularités dans la performance surviennent dû à l’intervention humaine dans les processus. Établir et valider des standards permet de diminuer cette irrégularité.
Un audit est un processus récurrent d’inspection des standards implantés dans une organisation. Il permet d’évaluer la conformité de nos standards de qualité, opérationnels, de compétences ou de comportements de gestion.
Suite à l’exécution d’un audit, l’auditeur doit mettre en place des actions correctives pour remédier aux non-conformités qui empêchent d’atteindre le standard souhaité.
Le défi des audits et ses conditions de succès
Le défi d’un processus d’inspection est d’assurer une rigueur autant dans l’exécution que la gestion des non-conformités. Ces conditions peuvent être des facteurs clés dans la favorisation d’une rigueur des inspections:
- L’audit est facile à exécuter;
- Les responsables ont une visibilité sur les audits effectués;
- La donnée récoltée est exploitable et manipulable;
- Un suivi des actions correctives est effectué;
- Un mécanisme de rétroaction.
Traditionnellement
La plupart des audits sont effectués avec des outils tels que des formulaires papiers. Les auditeurs prennent des notes et dans certains cas retranscrivent la même information dans un fichier Excel.
Un audit a été exécuté et un plan d’action correctif est mis en place pour remédier aux non-conformités. Néanmoins, il est primordial de se questionner:
- L’audit est-il facile à exécuter?
- Les responsables ont-ils une visibilité sur les audits effectués?
- Les données récoltées sont-elles accessibles?
- Les données sont-elles exploitables?
- L’attribution des tâches est-elle efficace?
- Un suivi, une rétroaction et des actions correctives ont-elles lieu?
Avec Tervene
L’outil d’audit de Tervene numérise le processus d’inspection et ne s’arrête pas là; il permet l’attribution de tâches et un suivi des actions correctives en temps réel.
Après avoir exécuté un audit, l’auditeur a plusieurs possibilités:
- Assigner une tâche à un responsable;
- Envoyer cette tâche dans une réunion;
- Envoyer un rapport d’audit dans un réunion;
- Envoyer le rapport d’audit directement au responsable du processus
Comparaison
| Critère | Traditionnellement | Avec Tervene |
|---|---|---|
| Nombre d'étapes | 5 | 3 |
| Durée (min) | 120 | 50 |
| Envoi d’action corrective pendant l’audit | ✘ | ✔ |
| Tableau de bord en temps réel | ✘ | ✔ |
| Envoi d’un rapport dans une réunion | ✘ | ✔ |
| Mise à jour instantanée des audits | ✘ | ✔ |
| Ajout de photos obligatoire | ✘ | ✔ |
Avantages
Pour les entreprises
Numériser le processus d’inspection permet d’accroître le niveau de conformité des standards audités. La rigueur de l’exécution des audits est accrue, les actions correctives sont suivies et les processus évoluent continuellement.
L’utilisation accrue des données augmente la perception de valeur du processus d’inspection, ce qui mène à une rigueur accrue dans son exécution.
Pour les responsables de processus
- Élimination de la retranscription
- Visibilité accrue sur les audits réalisés
- Visibilité sur la santé de ses processus
- Convivialité d’exploitation les données récoltées
- Pilotage facilité par les données de comportement de gestion
- Vision centralisée sur toutes les actions liées à l’amélioration d’un processus
Pour les auditeurs
- Gain de temps
- Élimination de la retranscription
- Rétroaction et suivi accru suite à la réalisation de ses audits
- Traçabilité des données passées
- Convivialité d’exécution des audits et d’exploitation des données
Pour les audités (s’il y a lieu)
Dans le cas d’un audit de comportement:
- Rétroaction facilitée suite aux résultats de l’audit
- Performance accrue, car la personne auditée sait que les rapports seront consultés
- Montre le sérieux de l’organisation dans le respect des standards
- Participation active à l’amélioration des processus
