Une tournée de plancher, aussi appelée tournée terrain ou marche Gemba, est une pratique de gestion qui vise à parcourir le lieu de travail pour analyser le déroulement des opérations, déceler proactivement les éventuels problèmes et concrétiser les opportunités d’amélioration. Ce pilier du contrôle opérationnel permet ainsi aux acteurs de tous les niveaux de gestion de prendre le pouls des opérations et de dialoguer avec les employés, directement sur le terrain.
Dans ce cadre, utiliser des outils appropriés aide les superviseurs et chefs d’équipe à adhérer aux routines efficaces que vous aurez mises en place. Cela permet également d’aligner le contrôle opérationnel sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
Les tournées de plancher contribuent ainsi à améliorer :
- La cohérence : aligner les solutions sur les objectifs stratégiques de l’organisation;
- La validation : observer les opérations, identifier les enjeux et documenter les écarts;
- La résolution de problèmes : détecter et résoudre proactivement les problèmes;
- L’amélioration : identifier et documenter des opportunités, idées et suggestions d’amélioration;
- La formation : offrir des ateliers de formation grâce aux données les plus récentes.
Qu’est-ce qu’une application de marches Gemba ?
Une application de marches Gemba est un outil numérique conçu pour rendre vos tournées de plancher toujours plus efficaces. Principalement utilisé sur les mobiles et les tablettes, ce type d’applications facilite l’exécution des listes de vérification et la réponse aux questions, en guidant les responsables tout au long du processus.
La plateforme numérique permet de suivre et de documenter les observations, en évitant les retranscriptions et lourdeurs administratives. Les organisations peuvent ainsi renforcer leur efficacité opérationnelle, accélérer la résolution de problèmes et favoriser une culture d’amélioration continue, en simplifiant la collecte et l’analyse de données en temps réel.
Quelles sont les 6 fonctionnalités essentielles d’une application de tournées de plancher ?
1. Listes de vérification et templates personnalisés
Une application de tournées de plancher performante aide les gestionnaires à créer et à adapter les checklists en fonction de leurs besoins opérationnels. Ces listes et templates personnalisables contiennent différentes questions, liées à des domaines tels que la santé et la sécurité, la productivité ou encore la qualité.
L’application vous offre plusieurs types de questions obligatoires ou facultatives (cases à cocher, choix d’images, menus déroulants, échelles de satisfaction, valeurs, etc.), des points de contrôle (checkpoints), un calendrier et une archive des versions antérieures.
De plus, elle permet aux différents départements et niveaux de direction d’adapter les listes de tournée de plancher selon leurs objectifs.
Fonctionnalités essentielles : listes de validation, différents types de questions, archives des versions antérieures et questions obligatoires.
2. Calendrier des tournées de plancher
Les applications de tournées de plancher standardisent les horaires sur le terrain et améliorent ainsi l’efficacité des équipes. Les responsables définissent en effet différentes fréquences de tournées et de rappels pour tous les niveaux de gestion :
- Pour les chefs d’équipe, une récurrence quotidienne est envisageable;
- Pour les superviseurs, cela pourrait être hebdomadaire;
- Pour la direction, cela pourrait être bimensuel.
Ces calendriers Gemba Walk contribuent par conséquent à accroître l’efficacité du travail standard du leader. L’idée est d’attribuer aux membres de l’équipe des routines fixes pour favoriser leur responsabilisation.
Fonctionnalités essentielles : calendriers, rappels et notifications.
3. Documentation détaillée des problématiques et des opportunités
Une solution de tournées de plancher complète permet une documentation exhaustive et en direct du Gemba (le plancher, l’atelier ou tout autre endroit où ont lieu les tâches à forte valeur ajoutée). Par exemple, un chef d’équipe peut efficacement identifier et catégoriser un problème ou un écart, en s’appuyant sur différents médias (photos, vidéos et notes).
L’accessibilité des informations documentées est tout aussi importante, dans la mesure où l’accès à l’historique complet et au contexte (quoi, qui, quand, où, pourquoi et comment le problème s’est produit) permet aux chefs d’équipe de prendre de meilleures décisions, plus éclairées et plus pertinentes.
Fonctionnalités essentielles : champs personnalisés pour catégoriser, prise de photos, vidéos et notes.
4. Écosystème de résolution de problèmes
Optimisation des mécanismes de remontée d’informations et de résolution de problèmes
Les meilleures applications de tournées de plancher vont au-delà de l’identification des problèmes : elles les intègrent de manière structurée dans un écosystème complet. Par exemple, un chef d’équipe peut faire rapidement part d’une situation à la direction, via l’application.
De cette façon, les personnes concernées sont aptes à trouver des solutions, ce qui favorise l’amélioration continue et la proactivité. Les directeurs et les superviseurs sont finalement en mesure d’en discuter dès la rencontre suivante pour créer des tâches, des sous-tâches et des échéances à déléguer.
Gestion efficace des tâches et suivi de leur avancement
La gestion des tâches et les suivis sont essentiels si vous optez pour une application de tournées de plancher. En effet, ces fonctionnalités font partie des piliers de votre efficacité, vous apportant de la visibilité sur l’ensemble de votre activité. Mieux encore? Ces supports permettent même aux gestionnaires d’attribuer des tâches et de prendre des mesures correctives en quelques clics, sans interrompre la tournée.
Collaboration entre les équipes support
L’application permet d’assigner facilement des tâches et des actions aux équipes support (sécurité, maintenance, qualité, amélioration, etc.) et aux bons responsables. Par conséquent, les fonctions support et les différents corps de métier sont impliqués dans la résolution de problèmes.
Fonctionnalités essentielles : gestion des tâches, actions correctives, notifications et remontée d’informations.
5. Gestion des opportunités d’amélioration
Les tournées de plancher, réalisées via des applications, sont des sources d’amélioration majeures à faire communiquer avec vos outils d’amélioration continue. Cette intégration réduit les besoins de transcription, aide à gérer et à prioriser les projets (notamment grâce à des tableaux Kanban) et fournit aux gestionnaires les éléments de contexte nécessaires aux améliorations.
Par ailleurs, les applications performantes de Gemba Walk permettent aux organisations de créer des supports visuels et des plans d’action, en vue d’appliquer la méthode PDCA (Plan-Do-Check-Act, ou Planifier-Réaliser-Vérifier-Agir).
Fonctionnalités essentielles : plans d’action, tableaux Kanban, définition des priorités.
6. Rapports et tableaux de bord
Les rapports et les indicateurs de performance sont des outils irremplaçables pour les gestionnaires. Ils leur fournissent un historique des tournées, tout en permettant de visualiser les réponses émises, les notes prises, les observations faites et les actions de suivi mises en place. Grâce à la visibilité offerte par ces applications, les gestionnaires peuvent évaluer la qualité des marches Gemba n’importe où, n’importe quand. De plus, les tableaux de bord donnent un aperçu du respect du programme et de son efficacité.
Fonctionnalités essentielles : rapports, tableaux de bord.
En plus : Interface conviviale et accessibilité sur plusieurs appareils
Une interface conviviale fait généralement pencher la balance en faveur d’une application de tournées de plancher plutôt qu’une autre. En effet, les superviseurs, les gestionnaires et les chefs d’équipe devraient pouvoir naviguer entre les rubriques de l’outil, sans avoir à faire d’effort.
La compatibilité avec différents appareils comme les mobiles, les tablettes et les ordinateurs, quel que soit leur système d’exploitation, est également un critère de choix à prendre en compte. Cette accessibilité multi-appareils permet aux utilisateurs d’effectuer des tournées de plancher, d’accéder aux rapports et de gérer des opportunités d’amélioration, quel que soit leur support préféré et leur emplacement.
Marches Gemba digitales vs marches Gemba sur papier
Les gestionnaires qui effectuent des tournées de plancher sans logiciels spécialisés utilisent les outils qui sont mis à leur disposition. Traditionnellement, nous y retrouvons les papiers et les stylos, mais aussi les feuilles de calcul. Ces méthodes peuvent toutefois ralentir la collecte de données et limiter l’accès à l’information, en raison des délais de retranscription et du manque de centralisation. En revanche, une solution numérique de tournées de plancher standardise le contrôle opérationnel, augmente la visibilité des résultats et élimine la saisie manuelle. En bref, la digitalisation de l’information favorise les bonnes pratiques.
En savoir plus : les bénéfices de la tournée de plancher numérique
L’application de tournées de plancher de Tervene
Avec Tervene, vous découvrirez une application de tournées de plancher vous permettant d’atteindre les objectifs de votre organisation :
- Créez des checklists personnalisées et standardisées;
- Planifiez des marches Gemba pour chaque processus, équipe ou secteur;
- Permettez aux responsables d’identifier les problèmes de manière proactive;
- Promouvez la documentation détaillée des problèmes;
- Traitez les problèmes rapidement et efficacement;
- Transformez les problèmes récurrents en opportunités d’amélioration;
- Communiquez sans délai avec votre équipe;
- Suivez les problèmes, les plans d’action et la performance globale de votre activité.
