Le Leader Standard Work (LSW) ou travail standard du leader

Chaque chef d’équipe nouvellement promu risque de faire face à des défis de taille. En effet, leur travail de gestion peut parfois manquer de structure, bien que leur expérience leur offre des bases techniques solides pour remplir leur mission. Il arrive aussi qu’ils soient sollicités sur le terrain pour gérer des imprévus, venant interrompre leurs activités et les empêchant d’atteindre leurs objectifs quotidiens. Vous l’aurez compris : ce manque de structure impacte directement l’efficacité des équipes, d’où l’intérêt d’agir.

Ce défi est d’ailleurs accentué par les rotations de personnel, lorsque la performance des équipes repose sur les individus plutôt que sur les processus. Dans ce cadre, un manager senior adoptera des comportements de gestion différents de celui d’un jeune chef d’équipe, engendrant de fait des différences parfois majeures d’une équipe ou d’un site à l’autre.

Tandis que les processus de travail des employés sont souvent standardisés grâce à des horaires, workflows, rôles et indicateurs bien définis, qu’en est-il des managers ?

• Quels objectifs et quels indicateurs les gestionnaires et superviseurs doivent-ils suivre?
• Quel niveau de compétences de gestion est requis pour remplir leurs missions?
• Quels sont les standards et l’implication requis pour résoudre les problèmes?
• Quels outils ou pratiques nécessitent d’être uniformisés d’un chef d’équipe à l’autre?
• Quelle sont les routines quotidienne et hebdomadaire des gestionnaires?

Qu’est-ce que le travail standard du leader?

Le travail standard du leader, venant de l’anglais Leader Standard Work (LSW), regroupe l’ensemble des pratiques récurrentes, des outils et des compétences de gestion qui suivent un standard établi, et qui font partie intégrante de la routine du gestionnaire. Ce système de gestion repose alors sur des processus alignés sur vos objectifs, plutôt que sur les profils ou l’intuition des individus.

Le Leader Standard Work permet aux gestionnaires, quel que soit leur niveau hiérarchique, de demeurer systématiquement présents sur le terrain (gemba) et de prendre part aux réunions récurrentes (daily huddles), afin de supporter leurs équipes dans leur travail. Dans ce cadre, l’entreprise se doit d’outiller les gestionnaires, de promouvoir des compétences de gestion clés et de planifier des activités de manière récurrente et pertinente. Finalement, il est nécessaire de structurer ces bonnes pratiques et événements au sein de routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

L’objectif du Leader Standard Work est ainsi d’assurer l’uniformité des performances de gestion entre les managers et de garantir le respect des processus établis au sein de l’organisation. De plus, toutes les équipes et tous les niveaux de gestion collaborent dans la résolution des problèmes, ce qui leur permet de s’impliquer quotidiennement dans la culture d’amélioration continue de l’entreprise.

La routine de gestion du superviseur chez Manac

Que peut-on standardiser?

Vous vous demandez quelles sont les tâches, les comportements et les outils qu’il est possible de standardiser auprès des chefs d’équipe?

1. Les pratiques de gestion standardisées

Les entreprises peuvent structurer et standardiser l’intégralité de leurs processus de gestion, des workflows établis aux outils de contrôle et pratiques de supervision, en passant par la structuration de la communication, les méthodes de résolution de problèmes ou encore le pilotage de la performance. Ces processus permettront alors de promouvoir les remontées d’informations aux bons niveaux hiérarchiques et aux acteurs concernés, mais aussi de formaliser la façon dont doivent être pris en charge les problèmes et les non-conformités.

2. Les outils de gestion, du terrain à la direction

Il peut être difficile de standardiser ses pratiques de gestion en s’appuyant sur des outils traditionnels. Avec les SMS, les mails, les prises de notes au format papier, les tableaux blancs, les post-its ou encore les fichiers Excel, vous ferez rapidement face à des données éparpillées, perdues ou en doublon. La lourdeur administrative a alors tendance à prendre le dessus, ce qui nuit à la durabilité des bonnes pratiques. À l’inverse, les superviseurs et gestionnaires disposant d’un système de gestion digital performent mieux et adhèrent davantage aux processus de l’organisation. À titre d’exemple, Produits Kruger a digitalisé la gestion quotidienne de ses opérations.

3. Les routines quotidiennes et les rituels de gestion

Les routines quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles comprennent l’ensemble des pratiques récurrentes planifiées au sein de vos agendas. On y trouve notamment les inspections régulières, les tournées de plancher, les points et rencontres quotidiens, etc. Il est aussi possible de mesurer le niveau d’adhésion à ces rituels de gestion, afin de vous assurer que les fréquences des événements soient respectées.

4. Les objectifs communiqués et le suivi de la performance

Les objectifs que vous vous fixez vous permettent aussi de définir quels indicateurs doivent être suivis par les employés et gestionnaires, aussi bien dans les départements que dans les équipes. Et oui : le suivi des indicateurs de performance et de l’atteinte de vos objectifs peuvent également être standardisés.

C’est même essentiel, dans la mesure où les objectifs favorisent le sens des responsabilités en matière de gestion et permettent aux équipes de travailler en ayant un but commun.

5. Les comportements de gestion attendus

Les comportements de gestion peuvent eux aussi être standardisés grâce à des outils communs et à des routines. Les rencontres en 1 à 1 sont notamment idéales pour discuter des objectifs et de la performance des gestionnaires de premier niveau. Les accompagner sur le terrain favorise également de meilleurs comportements de gestion, incluant la proactivité, la rigueur, la prise d’initiative ou encore la responsabilisation face aux objectifs fixés.

Le travail standard des employés, complémentaire et essentiel

Les organisations tentent généralement d’impliquer tous les employés dans l’amélioration et la standardisation de leur travail, de manière à ce qu’ils soient plus engagés, autonomes et motivés. Et après tout, ce sont les premiers concernés et parmi les mieux placés pour proposer des changements.

En réalité, le travail des opérateurs est souvent plus standardisé que ne l’est celui des gestionnaires, grâce aux instructions fournies, aux horaires établis et aux objectifs de performance de l’usine. Mais qu’en est-il pour les gestionnaires? Un superviseur qui manque de structure aura tendance à improviser avec les équipes support, nuisant par conséquent aux standards préalablement prônés chez les employés.

Heureusement, l’excellence opérationnelle peut être atteinte en promouvant le travail standard des leaders. Chaque strate de l’organisation bénéficie alors d’une visibilité claire sur ses missions et objectifs et peut gagner en efficacité. Voici un ensemble de points pouvant donc être standardisés, selon les rôles.

• Opérateurs : horaires, procédures et instructions de travail, validation terrain, 5S aux postes de travail;
• Chefs d’équipe et superviseurs : routines de supervision, réunions quotidiennes, inspections, Gemba Walks;
• Equipes support : audits et inspections, processus de résolution de problèmes et gestion des non-conformités;
• Directeurs et gestionnaires : pilotage de la performance, suivi des objectifs, standardisation des départements;
• VP et hautes sphères : alignement stratégique, stratégie corporate, standardisation des sites.

Appliquer le travail standard aux différents niveaux de l’organisation

La mise en œuvre du travail standard implique une approche ascendante, des opérateurs jusqu’aux cadres. La proportion de travail standardisé varie quant à elle en fonction des niveaux hiérarchiques et des différentes organisations.

La standardisation du travail selon les niveaux hiérarchiques

• Chefs d’équipe : À ce niveau, la standardisation concerne surtout les routines quotidiennes, les processus relatifs aux rotations d’équipes, ainsi que les méthodologies de résolution de problèmes. Les chefs d’équipe consacrent environ 80 % de leur temps à des activités standardisées, telles que la vérification des processus et l’accompagnement.
• Gestionnaires : Ici, le travail standard consiste à normaliser la structuration des réunions, la génération des rapports ou encore le respect des procédures établies. Environ 50 % du temps des gestionnaires est consacré à des activités structurelles et à des contrôles.
• Direction : Au sommet de la hiérarchie, le travail standard uniformise les processus de définition des objectifs, comme ceux relatifs aux visites de la direction sur le terrain. Les cadres consacrent environ 10 % de leur temps à la supervision stratégique, afin de garantir le respect des normes établies et de se concentrer sur les objectifs organisationnels à long terme.

Pourquoi standardiser le travail des leaders?

Les entreprises manufacturières standardisent et outillent leurs gestionnaires pour plusieurs raisons. Ils peuvent ainsi pérenniser de bonnes pratiques de gestion, favoriser la proactivité plutôt que les actions correctives et renforcer la responsabilisation face aux objectifs de l’organisation. Cependant, les logiciels de LSW dernier cri permettent aussi de :

• Uniformiser la performance entre les départements, équipes et usines;
• Soutenir les employés terrain de manière plus structurée;
• Impliquer tous les niveaux dans la résolution des problèmes et l’amélioration continue;
• Accélérer l’intégration et la formation de nouveaux managers;
• Optimiser le contrôle opérationnel et assurer l’atteinte des objectifs du département;
• Maintenir un environnement de travail sécuritaire, conforme aux normes et respectant les 5S.

Comment le digital favorise-t-il le maintien des standards?

Une plateforme connectée telle que Tervene, conçue pour simplifier la gestion quotidienne des opérations, diminue rapidement les lourdeurs administratives nuisant au travail standard des leaders.

La gestion quotidienne des opérations avec Tervene

Tervene est une plateforme connectée et innovante, dont le but est de renforcer la gestion de vos opérations quotidiennes. Notre plateforme aide tant vos équipes sur le terrain que vos managers dans leur quête de l’excellence opérationnelle. Pour ce faire, nous vous permettons de concevoir des processus pérennes et solides, en termes de suivi d’activité, de détection de failles, de communication ou encore d’amélioration continue et de résolution de problèmes.

Un certain nombre d’industriels, de chefs d’équipe et de PME ont d’ores et déjà digitalisé leurs pratiques de gestion avec Tervene. Tournées de plancher, rituels quotidiens, audits, inspections, réunions opérationnelles, procédures numériques, gestion de l’amélioration continue et plus encore : tout est réuni pour optimiser vos performances, ainsi que le bien-être de vos collaborateurs.

Jetez un œil au document de présentation de Tervene :