fbpx

Le travail standard du gestionnaire et du superviseur

Pour un gestionnaire nouvellement promu, son travail de gestion peut parfois manquer de structure, bien que son expérience lui offre les bases techniques pour réaliser son rôle. Des gestionnaires sont parfois sollicités sur le terrain à la gestion des imprévus au point de déroger des activités planifiées. En conséquence, certaines organisations manquent de contrôle sur leurs opérations et objectifs de départements.

Ce défi est accentué par le roulement de main d’oeuvre lorsque la performance des équipes repose sur les individus plutôt que sur des processus. Dans ce contexte, un superviseur senior adoptera des comportements de gestion différents de celui d’un superviseur nouvellement promu. Les équipes ne seront pas supportées uniformément, d’un chiffre de travail ou d’un site à l’autre.

Généralement, les entreprises standardisent le travail des employés grâce aux horaires, procédures de travail et des niveaux de qualification définis. Qu’en est-il pour les gestionnaires?

Qu’est-ce que le travail standard du gestionnaire?

Le travail standard du gestionnaire – Leader Standard Work (LSW) en anglais – est l’ensemble des pratiques récurrentes, outils de gestion et compétences de gestion qui suivent un standard établi et qui sont structurés dans la routine du gestionnaire. Le système de gestion repose sur des processus alignés aux objectifs plutôt que sur la rigueur des individus.

Le Leader Standard Work habilite les gestionnaires de tous les niveaux à maintenir une présence systématique sur le terrain (gemba) et à collaborer aux réunions récurrentes (daily huddles) afin de supporter les équipes de travail. L’entreprise outille les gestionnaires, fait la promotion de compétences de gestion clefs, établit des activités de gestion et structure leurs récurrences dans des routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

L’objectif est d’assurer une uniformité de la performance de gestion parmi les gestionnaires et un respect des processus établis dans l’organisation. De plus, toutes les équipes et niveaux de gestion collaborent dans la résolution de problèmes et sont impliqués quotidiennement à la culture d’amélioration.

Que peut-on standardiser?

Quelles tâches quotidiennes, quels comportements et outils utilisés sont structurés dans l’agenda quotidien ou hebdomadaire de vos gestionnaires terrain?

1. Les pratiques de gestion standards

Les entreprises peuvent définir leurs processus de gestion; en débutant par les standards établis, les outils de contrôle et pratiques de supervision, la structure de communication et les méthodes de résolutions jusqu’au pilotage de la performance. Ces processus permettront de structurer la cascade d’information entre les équipes et les niveaux hiérarchiques et de formaliser la prise en charge des problèmes et des non-conformités.

Tournées de plancher (marche Gemba)

  • Validation des objectifs
  • Tournée chef d’équipe
  • Tournée supervision
  • Tournées direction
  • Tournée 5S, sécurité, maintenance

Audits et inspections récurrentes

  • Contrôle qualité
  • Audits de respect de normes
  • Audits sécurité et environnement (EHS)
  • Audit d’équipement
  • Audit des bonnes pratiques et standard d’opérations
  • Audit 5S

Gestion visuelle et pilotage

  • Tableaux de bord d’indicateur de performance des opérations
  • Suivi de la performance de gestion des équipes
  • Respect du 5S par le visuel des postes de travail

Les réunions récurrentes

Procédures et formation

  • Procédures de dépannage pour les fonctions support
  • Mode opératoire et procédures de travail
  • Évaluation des pratiques des employés
  • Partage des meilleures pratiques
  • Maintenance préventive
  • Formation de nouvel employé
  • Politique interne

2. Les outils de gestion, des employés à la direction

Il peut être difficile de soutenir des pratiques de gestion standard avec des outils traditionnels: sms, courriel, papier-crayon, outil de gestion de projet, tableaux blancs, posts-its, fichier Excel, etc. La lourdeur administrative prend le dessus et nuit à la durabilité des bonnes pratiques. À l’opposé, les superviseurs et gestionnaires qui sont outillés avec un système de gestion digital performent mieux. Ils adhèrent davantage aux processus de gestion de l’organisation. À titre d’exemple, Produits Kruger a numérisé sa gestion quotidienne des opérations.

3. La routine quotidienne et les rituels de gestion

La routine quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle est l’ensemble des pratiques récurrentes qui sont planifiées à l’agenda. On y trouve par exemple: les inspections récurrentes, les tournées de plancher, les rencontres quotidiennes, etc. Il est possible de mesurer le niveau d’adhérence à ces rituels de gestion afin de respecter la fréquence à laquelle les pratiques de gestion sont réalisées.

4. Les objectifs communiqués et le suivi de la performance

Les objectifs alignent quels indicateurs doivent être suivis et travaillés par les employés et gestionnaires dans un département ou une unité de travail. Le suivi des indicateurs de performance et de l’atteinte des objectifs peut également être standardisé. Ce sont les objectifs qui favorisent le sens de responsabilité au rôle de gestion et offrent aux équipes des buts communs à travailler.

5. Les comportements de gestion prônés

Les comportements de gestion standards peuvent être soutenus en utilisant des outils communs et des routines de gestion. Les rencontres 1-à-1 sont un bon moment pour discuter des objectifs et de la performance des gestionnaires de premier niveau. Accompagner les gestionnaires sur le terrain favorise également de meilleurs comportements de gestion: proactivité, rigueur, prise d’initiative, responsabilisation aux objectifs.

Le travail standard des employés est complémentaire

Les organisations tentent généralement d’impliquer tous les employés à l’amélioration et à l’adoption de standards de leur travail. En effet, tous les niveaux et équipes multidisciplinaires peuvent gagner en contrôle avec des processus standards et une plus grande autonomie.

En réalité, le travail de l’opérateur est souvent plus standardisé que celui d’un gestionnaire grâce aux instructions de travail, un horaire de travail et des objectifs de performance. Qu’en est-il pour les gestionnaires? Un superviseur qui manque de structure aura tendance à improviser avec les équipes support et nuire au standard qu’on a préalablement prôné chez les employés.

Heureusement, le standard à tous les niveaux contribue à l’excellence opérationnelle de l’organisation:

Pourquoi standardiser le travail des gestionnaires?

Les entreprises manufacturières standardisent et outillent leurs gestionnaires en vue d’assurer une pérennité des bonnes pratiques de gestion, de favoriser une proactivité plutôt qu’un mode pompier, de renforcer la responsabilisation envers les objectifs de l’organisation, en plus de:

Comment le digital aide-t-il au maintien du standard?

Une plateforme connectée conçue au support de la gestion quotidienne des opérations permet de diminuer rapidement la lourdeur administrative qui nuit au travail standard du gestionnaire.

En ayant un cadre prédéfini, ça nous permet de structurer la formation des nouveaux gestionnaires.

Marie-Anne C., Directrice chez IPL Plastics

La gestion quotidienne des opérations avec Tervene

Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien des opérations. Notre plateforme connectée aide vos équipes terrain et gestionnaires dans leur quête vers l’excellence opérationnelle avec des processus durables de contrôle quotidien, de collaboration, de résolution de problèmes et d’amélioration.

Des manufacturiers, gestionnaires d’opérations et plusieurs PMEs ont numérisé leurs pratiques de gestion avec notre aide: tournées de plancher, rituel quotidien, audits, inspections, réunions opérationnelles, procédures numériques, gestion de l’amélioration et plus encore.

Procurez-vous le document de présentation de Tervene :