Vos superviseurs et gestionnaires démontrent-ils un manque de responsabilisation envers vos objectifs de performance? Ont-ils des routines de gestion à réaliser régulièrement (audits de processus, audits 5S, inspections de sécurité, Gemba Walks, réunions et rencontres)? En l’absence de travail standard et de routines des leaders, il est probable que vous observez des écarts de compétences entre vos différents chefs d’équipes.
Remédiez à ce type de situation en implantant des rituels de management et l’agenda standard du gestionnaire (Leader Standard Work ou LSW). Il s’agit de planifier et de standardiser les routines, les activités, les comportements et les outils de gestion dans l’agenda des superviseurs et des chefs d’équipe.
L’agenda standard étant la fondation de toutes les bonnes routines de gestion, l’article ci-dessous examine ses neuf bénéfices principaux
Les 9 bénéfices de l’agenda standard et des routines du leader
1. Promouvoir la responsabilisation
D’abord, introduire l’agenda standard promeut la responsabilisation des gestionnaires en définissant clairement leurs rôles et leurs fonctions. Cette démarche favorise une culture d’imputabilité. Par exemple, l’agenda précise que chaque lundi matin, les responsables doivent animer une réunion d’équipe pour discuter des objectifs de la semaine. Chaque jour, ils doivent consacrer une heure à la gestion des priorités et chaque mois, ils doivent présenter un rapport d’avancement au comité de direction. Cette démarche clarifie les rôles et renforce la responsabilisation, parce que les managers savent ce qui est attendu d’eux à chaque étape.
2. Améliorer le contrôle opérationnel et la supervision proactive
Planifier et standardiser les routines de gestion aide les responsables à maintenir un contrôle des opérations quotidiennes. En effet, opérer en mode anticipation limite le temps et les coûts liés aux problèmes. Un des gains principaux du LSW est le passage du mode pompier vers un niveau de contrôle opérationnel en incluant des périodes de contrôles préventives à l’horaire du gestionnaire. Par exemple, les routines de tournée terrain ou marches Gemba permettent à un superviseur de marcher dans l’usine pour discuter avec son équipe et identifier des problématiques de façon proactive.
3. Augmenter la visibilité sur la performance
Ensuite, le travail standard du leader augmente la transparence des processus de gestion. La mise en œuvre d’un tel programme permet à la direction d’avoir une meilleure visibilité sur toute une série d’aspects. Des problèmes identifiés et documentés, à la santé des processus de gestion, en passant par le suivi des actions correctives, jusqu’aux tâches assignées aux équipes support, rien n’y échappe.
4. Standardiser les performances des gestionnaires et développer les compétences de leadership
L’agenda du gestionnaire standardise les habitudes et les compétences managériales à travers l’ensemble de l’entreprise et entre les managers. L’agenda de routines aide à uniformiser le management pour combler le fossé entre les capacités de leadership des managers et contribue à leur formation continue. Les gestionnaires sont ainsi mieux équipés pour remplir leurs fonctions et ils développent continuellement de bons réflexes de gestion.
5. Renforcer la sécurité sur le lieu de travail
De plus, la mise en place du Leader Standard Work renforce la prévention et la vérification des standards de sécurité dans les tâches quotidiennes. À titre d’exemple, les chefs d’équipes peuvent réaliser des inspections de sécurité chaque jour et les managers peuvent réaliser des audits SSE chaque semaine. L’accomplissement de contrôles de sécurité dans le cadre du travail standard du leader renforce la prévention en sécurité sur le lieu de travail et réduit les risques.
6. Garantir le respect des normes et pratiques règlementaires
Les organisations ont généralement des pratiques réglementaires à respecter concernant la qualité, la sécurité et l’environnement, en plus des normes ISO ou des procédures internes.
Pour demeurer conformes face à ces exigences, les routines de gestion standardisées jouent un rôle essentiel en établissant un calendrier pour les audits et les inspections. Elles sont planifiées à l’horaire des managers qui veillent à ce que les audits et inspections régulières ou périodiques soient effectués de manière systématique.
7. Faciliter la communication
En outre, le travail standard du leader encourage une communication régulière, à la fois ascendante et descendante, entre les membres de l’équipe en limitant les malentendus et en garantissant que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Il est également plus facile de prévoir des réunions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles lorsque l’ensemble du personnel s’appuie sur le même agenda standard.
8. Impliquer tous les niveaux de management dans l’amélioration continue
Prenons une usine de production de composants électroniques qui met en place le LSW. Chaque jour, lors des réunions de début de journée, les gestionnaires discutent des problèmes rencontrés, qu’il s’agisse de défauts de production ou de temps d’arrêt non planifiés. Les équipes travaillent ensemble pour trouver des solutions, que ce soit en ajustant les paramètres des machines ou en améliorant les processus. En faisant participer tout le personnel à l’identification et à la résolution des problèmes dans leurs tâches quotidiennes, le Leader Standard Work favorise une culture d’amélioration continue.
9. Standardiser et accélérer l’intégration des nouveaux managers
Finalement, il peut s’avérer compliqué de former de nouveaux managers lorsqu’il n’y a pas de standard en place. Les routines guident un nouveau manager dans son rôle au quotidien. Dès sa première journée, il adoptera de bons réflexes de gestion pour animer les réunions, réaliser des audits, des marches Gemba, etc. Les routines de gestion peuvent naturellement comporter un processus d’intégration standardisé, des attentes bien définies et des suivis de performances ponctuels pour assurer une transition en douceur des rôles techniques aux postes de gestion.
La solution de gestion quotidienne et de routine standard de Tervene
En somme, l’agenda standard et les routines de gestion du leader favorisent la responsabilisation, améliorent le contrôle opérationnel, augmentent la visibilité, uniformisent les performances, renforcent la sécurité sur le lieu de travail, garantissent la conformité, facilitent la communication, encouragent l’amélioration continue et simplifient l’intégration des nouveaux gestionnaires.
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