Vos chefs d’équipe et gestionnaires semblent déconnectés de vos objectifs de performance? Vous remarquez qu’ils manquent de responsabilisation et d’engagement? Ils n’ont pas de routines de gestion à exécuter régulièrement, à l’image des audits de processus, des audits 5S, des inspections de sécurité, des Gemba Walks, des réunions ou encore des rencontres?
En l’absence de routines de management et d’un travail standardisé pour les leaders, il est probable que vous répondiez positivement à ces questions. Outre une perte de temps, de visibilité, d’efficacité et d’engagement, cela génère également des écarts de compétences entre les différents chefs d’équipe.
Et si nous vous disions que vous pouvez remédier à ce type de situation, en instaurant des rituels de management et un agenda standard pour vos gestionnaire? Ces pratiques font en effet partie intégrante du Leader Standard Work (LSW). Il s’agit alors de planifier et de standardiser les routines, les activités, les comportements et les outils de gestion, en les regroupant dans l’agenda des superviseurs et des chefs d’équipe.
L’agenda standard étant la fondation de toutes les bonnes routines de gestion, l’article ci-dessous examine ses neuf bénéfices principaux.
Les 9 bénéfices de l’agenda standard et des routines du leader
1. Promouvoir la responsabilisation des managers
S’appuyer sur un agenda standard augmente la responsabilisation des gestionnaires, en définissant clairement leurs rôles et leurs fonctions. Par exemple, l’agenda précise que chaque lundi matin, les managers doivent animer une réunion d’équipe pour discuter des objectifs de la semaine. Chaque jour, ils doivent consacrer une heure à la gestion des priorités et chaque mois, ils doivent présenter un rapport d’avancement au comité de direction. Cette démarche clarifie les rôles et renforce la responsabilisation, dans la mesure où les managers savent ce qui est attendu d’eux à chaque étape.
2. Améliorer le contrôle opérationnel et la supervision proactive
Planifier et standardiser les routines de gestion aide les responsables à maintenir un contrôle optimal sur les opérations quotidiennes. En effet, cette anticipation limite les temps et les coûts consacrés à la détection et à la résolution des problèmes. Un des principaux avantages du LSW consiste donc à passer d’un mode curatif à un mode préventif, en planifiant différentes phases de contrôle. Les routines liées aux tournées terrain ou marches Gemba permettent par exemple aux superviseurs de parcourir l’usine pour discuter avec leur équipe et identifier proactivement les problématiques émergentes.
3. Gagner en visibilité sur votre performance
Promouvoir le travail standard du leader augmente la transparence des processus de gestion. La mise en œuvre d’un tel programme garantit en effet une meilleure visibilité, et ce, à plusieurs niveaux. Des problèmes identifiés et documentés à la santé des processus de gestion, en passant par le suivi des actions correctives ou encore l’assignation de tâches aux équipes support, rien n’est mis de côté.
4. Standardiser les performances des gestionnaires et développer le leadership
Proposer des routines de management permet aux gestionnaires d’homogénéiser leurs habitudes et de s’appuyer sur les mêmes compétences managériales au sein de l’entreprise. Ces agendas standardisés aident donc à uniformiser le management, de façon à combler les écarts dans la capacité de leadership des chefs d’équipe. Les gestionnaires sont ainsi mieux outillés pour remplir leurs fonctions, voient se renforcer la formation à leur égard et développent continuellement de bons réflexes de gestion.
5. Renforcer la sécurité sur le lieu de travail
La mise en place du Leader Standard Work renforce la prévention en matière de sécurité, tout comme la détection des écarts dans les tâches quotidiennes. À titre d’exemple, les chefs d’équipe peuvent planifier des inspections de sécurité chaque jour, tandis que les managers pourront réaliser des audits SSE chaque semaine. Ces contrôles de sécurité, dans le cadre du travail standard du leader, renforcent la sécurité sur le lieu de travail, accroissent les mesures de prévention et réduisent les risques.
6. Garantir le respect des normes et des bonnes pratiques réglementaires
Les organisations ont généralement des pratiques réglementaires à respecter concernant la qualité, la sécurité et l’environnement, en plus des normes ISO ou des procédures internes.
Pour demeurer conformes à ces exigences, les routines de gestion standardisées ont un rôle essentiel à jouer. En effet, elles permettent d’établir un calendrier clair et structuré pour réaliser les tournées qui s’imposent. De cette façon, les managers veillent à ce que les audits et inspections, tant réguliers que périodiques, soient systématiquement effectués.
7. Faciliter la communication interne
Le travail standard du leader promeut une communication régulière, à la fois ascendante et descendante, entre les différents membres de l’équipe. Cela permet de limiter les malentendus et de garantir que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Il est également plus simple de prévoir des réunions quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles, lorsque l’ensemble du personnel s’appuie sur le même agenda standard.
8. Impliquer tous les niveaux de management dans l’amélioration continue
Prenons l’exemple d’une usine produisant des composants électroniques, et ayant décidé de s’appuyer sur le LSW. Chaque jour, au cours des réunions de début de journée, les gestionnaires discutent alors des problèmes rencontrés, qu’il s’agisse de défauts de production ou de temps d’arrêt non planifiés. Les équipes travaillent ensemble pour trouver des solutions, que ce soit en ajustant les paramètres des machines ou en améliorant les processus. Le fait que chacun collabore dans l’identification et la résolution des problèmes, grâce au Leader Standard Work, favorise par la même occasion une culture d’amélioration continue.
9. Standardiser et accélérer l’intégration des nouveaux managers
Il peut s’avérer complexe de former de nouveaux managers en l’absence de standards et de processus clairs. Les routines sont en effet là pour guider les nouveaux chefs d’équipe dans leur rôle quotidien, et ce, depuis leur arrivée. Dès la première journée, ils adopteront ainsi de bons réflexes de gestion pour animer les réunions, réaliser des audits, procéder aux marches Gemba, etc.
Les routines de gestion peuvent naturellement comporter un processus d’intégration standardisé, répondant à des attentes bien définies et incluant des suivis de performance ponctuels. L’objectif est simple : assurer une transition en douceur des rôles techniques vers les postes de gestion.
Tervene facilite votre gestion au quotidien et standardise le travail des leaders
Comme nous l’avons vu, mettre en place des agendas standardisés, des rituels managériaux et des routines de gestion :
- favorise la responsabilisation des managers;
- améliore le contrôle opérationnel;
- augmente la visibilité;
- uniformise les performances;
- renforce la sécurité sur le lieu de travail;
- garantit une meilleure conformité;
- facilite la communication interne et les remontées d’informations;
- promeut une résolution proactive des problèmes;
- encourage l’amélioration continue;
- simplifie l’intégration des nouveaux gestionnaires.
Tervene est donc une solution tout-en-un qui facilite la mise en œuvre du Leader Standard Work (LSW) au sein des organisations. En seulement quelques clics, accédez à tous les outils et au soutien nécessaires pour optimiser vos opérations, gagner en visibilité et vous engager dans une démarche d’amélioration continue.
