Table des matières
- Qu’est-ce qu’une checklist pour Gemba Walk?
- Pourquoi standardiser ses checklists Gemba Walk?
- Que vérifier avec les formulaires de tournées de plancher?
- Choisir les meilleures questions
- Exemples de questions de tournées de plancher selon les rôles
- Combien de questions les superviseurs devraient-ils poser?
- Mettre en place une structure de tournées de plancher
- Avantages des listes de contrôle Gemba Walk digitales
- L’application Gemba Walk de Tervene
Qu’est-ce qu’une checklist pour Gemba Walk?
Définition des formulaires Gemba
Utilisées dans le cadre de la méthodologie Lean, les checklists pour tournées de plancher sont une référence pour les chefs d’équipe. Elles consistent en une série de questions et de points de vérification, qui doit être validée par le gestionnaire au cours de ses Gemba Walks récurrentes. Grâce à cette approche structurée, les chefs d’équipe, les superviseurs et les directeurs qui se rendent sur leur lieu de travail (ou Gemba, en japonais), sont en mesure d’identifier facilement les écarts, de recueillir des informations et d’interagir pertinemment avec le personnel. Étape par étape, ces formulaires Gemba aident tous ceux qui réalisent des tournées terrain, assurant ainsi un contrôle opérationnel de qualité ainsi qu’une supervision proactive des activités.
Par extension, ces formulaires de tournées de plancher visent à générer des opportunités d’amélioration et à anticiper les problèmes, avant qu’ils n’affectent la production (qualité, SST et productivité).
Les checklists Gemba Walk aident les chefs d’équipe à :
- Observer les processus, en évaluant l’avancement des tâches et la qualité des réalisations;
- Détecter les problèmes en interrogeant les travailleurs en première ligne et en les impliquant pleinement dans la démarche;
- Interagir avec les employés pour trouver des moyens d’optimiser les processus et d’améliorer l’efficacité à chaque poste;
- Repérer des opportunités d’amélioration et de réduction de gaspillages, afin d’améliorer tant l’efficacité des équipes que le bien-être au travail;
- Documenter l’information grâce au recueil des observations, aux annotation et aux photos, si besoin.
Pourquoi standardiser ses checklists Gemba Walk?
Les tournées de plancher, lorsqu’elles ne sont pas standardisées, peuvent aboutir à des résultats incohérents et peu pertinents. En effet, sans une liste de questions structurée, les gestionnaires qui effectuent des tournées spontanées risquent de passer à côté de certains dysfonctionnements, perdent du temps à tâtonner et ne résolvent que ce qu’ils détectent. De plus, les façons de faire peuvent varier considérablement selon les personnes en charge des tournées.
Voici donc les avantages majeurs des checklists Gemba Walk standardisées.
1. Davantage de cohérence
Les formulaires Gemba Walk standardisés apportent de la cohérence aux tournées terrain. Ils permettent effectivement d’opérer un contrôle opérationnel solide pour tous les départements, postes et unités de production, et ce, grâce à un guide pas-à-pas. Cela simplifie également la formation des nouveaux superviseurs et directeurs qui n’ont alors plus qu’à suivre la procédure en place.
2. Un meilleur support pour les ouvriers
Les tournées de plancher standardisées, si elles aident certes les chefs d’équipe dans la réalisation de leurs missions, constituent également un appui solide pour les travailleurs sur les lignes de production. Lorsqu’ils ont un point à soulever, ils sont alors plus susceptibles d’attendre la tournée de leur manager, sachant que leurs problématiques seront abordées à ce moment-là.
Pour résumer, les listes de vérification standardisées favorisent non seulement la cohérence et le contrôle, mais elles facilitent aussi le travail standard du leader. Finalement, elles veillent à apporter aux ouvriers en première ligne le soutien dont ils ont besoin.
3. Une communication améliorée
Une tournée de plancher n’est en rien une façon de tester ou de surveiller les travailleurs. Au contraire : cette pratique sert à les aider dans leurs tâches quotidiennes, en trouvant des solutions à leur problèmes. En comprenant cela, toutes les parties prenantes seront susceptibles de mieux y adhérer et de s’impliquer d’autant plus.
Le Gemba Walk est une méthode centrée sur l’évaluation de la disponibilité du personnel, des matériaux et de l’équipement, sans oublier la planification des tâches et la circulation de l’information. Étant au courant des questions recensées dans les formulaires, les travailleurs en première ligne et les chefs d’équipe devraient jouer un rôle actif dans ce processus.
Que vérifier avec les formulaires de tournées de plancher?
Le rôle du chef d’équipe est de suivre tous les points impactant les performances de l’entreprise, au moyen d’indicateurs clés. Cette approche proactive comprend notamment l’amélioration de la sécurité sur le lieu de travail, la réduction de l’insatisfaction client, la minimisation des retours et le remplissage des objectifs de livraison.
Les moments clés d’identification des problèmes
- Problèmes passés : cette phase implique la formulation de questions pour éviter que les problèmes passés ne se reproduisent;
- Problèmes actuels : il est ici question d’actions immédiates pour résoudre les problèmes identifiés, incluant l’attribution des tâches et le partage d’informations avec les parties prenantes;
- Problèmes futurs : cette phase met l’accent sur des mesures préventives pour éviter la répétition de problèmes potentiels à l’avenir.
La formulation des questions dépend de :
- La période (passé, présent ou futur);
- La catégorie (exigences, productivité, sécurité ou qualité);
- Le sujet (personnel, information, matériel ou équipement).
Considérez un système 5S sur un poste de travail comme une norme établie. Les gestionnaires peuvent évaluer sa conformité, en particulier en ce qui concerne la période actuelle et les besoins en équipement.
Choisir les meilleures questions
Commencez par identifier les écarts par rapport à la norme établie. Ensuite, formulez des questions qui facilitent l’identification des problèmes, la collecte de données, l’évaluation des processus et la pertinence des informations fournies par les employés. Pour vous assurer que les problématiques soulevées soient stratégiques, concentrez-vous sur leur potentiel de résolution. En d’autres termes, évaluez la possibilité de mettre en place des mesures concrètes par rapport aux ressources à déployer.
Faites en sorte que :
- Les questions visent à trouver des solutions plutôt qu’à réprimander;
- Les questions ciblent des problèmes pertinents et des écarts par rapport aux normes;
- Les problèmes potentiels affectent directement les indicateurs clés de performance de l’organisation.
Exemples de questions de tournées de plancher selon les rôles
Il est essentiel d’adapter les questions des Gemba Walks en fonction des rôles spécifiques des personnes qui les exécutent. Elles doivent correspondre aux responsabilités et aux préoccupations de chaque poste au sein de l’organisation. Les chefs d’équipe se concentrent donc sur les problèmes immédiats et sur la productivité, les superviseurs de production traitent des aspects opérationnels et les cadres s’intéressent aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Voici quelques exemples de questions de tournées de plancher dont vous pouvez vous inspirer, selon ces différents rôles.
Liste de vérification pour les chefs d’équipe
- « Y a-t-il eu des problèmes imprévus liés à la qualité au cours des deux dernières heures? »
- « Les normes de santé et de sécurité sont-elles respectées? »
- « Le travailleur est-il à son poste de travail? »
- « Les 5S sont-ils respectés? »
- « La cadence de production suit-elle les objectifs? »
- « Le travailleur a-t-il connaissance de ses priorités? »
- « L’employé dispose-t-il de tous les outils nécessaires pour la tâche à venir? »
- « Y a-t-il d’autres sujets à aborder? »
Liste de vérification pour les gestionnaires de production
- « Y a-t-il des problèmes à faire remonter à un niveau de direction supérieur? »
- « Y a-t-il eu, au cours des deux dernières heures, des problèmes imprévus liés à la qualité? »
- « L’équipement fonctionne-t-il correctement? A-t-il besoin d’être entretenu? »
- « Le département a-t-il besoin de plus de personnel pour la prochaine rotation? »
- « Les 5S sont-ils respectés et y a-t-il des suggestions d’amélioration? »
- « Le chef d’équipe est-il au courant des priorités? »
- « Répondons-nous à nos objectifs de production globaux pour la journée/la semaine? »
- « Y a-t-il d’autres sujets à aborder? »
- « Est-ce que le chef d’équipe a réalisé ses X tournées de plancher? »
Liste de vérification pour les cadres ou directeurs
- « Les normes de santé et de sécurité sont-elles respectées? »
- « Pourrions-nous réduire les gaspillages? »
- « Y a-t-il des problèmes ou des obstacles qui affectent nos résultats? »
- « À quel point nos pratiques opérationnelles sont-elles alignées sur nos objectifs? »
- « Investissons-nous dans la bonne technologie et les bonnes ressources pour rester compétitifs? »
- « Quelles sont les mesures mises en place pour encourager une culture d’amélioration continue? Sont-elles efficaces? »
- « Notre performance globale répond-elle à nos indicateurs clés de performance (KPI)? »
Créer des checklists Gemba Walk en fonction des postes permet de garantir que les bons problèmes soient traités. Cela permet ainsi à l’organisation d’atteindre des objectifs spécifiques, selon les différents niveaux de gestion. Cette approche favorise l’action systématique et complète de tous les niveaux de direction sur le terrain.
Combien de questions les superviseurs devraient-ils poser?
Le nombre de questions incluses dans le formulaire est variable, mais il est recommandé de pouvoir y répondre en 15 à 20 minutes. Avoir trop de questions sur la liste peut complexifier l’identification des problèmes. Par souci d’efficacité, gardez les également concises et directes!
De plus, au moment d’échanger avec les travailleurs quant à l’identification des problèmes, soulignez bien les « quoi », « pourquoi » et « comment ». Il vaut mieux poser moins de questions mais qui soient plus larges pour approfondir sa compréhension de la situation.
Mettre en place une structure de tournées de plancher
Pour structurer vos tournées de plancher, envisagez les étapes suivantes :
- Mettre à jour l’organigramme de l’entreprise : assurez-vous que l’organigramme de votre entreprise soit à jour et reflète correctement la structure de vos équipes.
- Présenter les tournées de plancher : commencez par organiser une réunion d’introduction pour présenter les tournées de plancher à l’équipe, ainsi que la façon dont cela améliorera leur quotidien.
- Élaborer les questions pour vos Gemba Walks : créez des checklists adaptées à chaque rôle et objectif.
- Établir une récurrence régulière : définissez un horaire pour les tournées de plancher, afin de garantir qu’elles se déroulent à des intervalles réguliers. Cela fait notamment partie du travail standard du leader.
- Accompagner individuellement les chefs d’équipe : prenez le temps d’accompagner chaque chef d’équipe lors de ses premières tournées de plancher. Cela permet l’observation de ses pratiques, tout en lui apportant le soutien nécessaire.
- Planifier des réunions de mise au point : organisez des réunions de suivi pour discuter des constatations et élaborer des plans d’action.
- Pérenniser les tournées de plancher : mettez en place des mesures pour garantir l’efficacité et la pérennité de votre tournées de plancher (mécanismes de rétroaction, documentation standardisée, archives, etc.).
Avantages des listes de contrôle Gemba Walk digitales
Les listes de vérification numériques garantissent une récolte de données cohérente et précise. Pour renforcer la culture d’amélioration continue et l’excellence opérationnelle, des fonctions telles que les questions obligatoires et les actions de suivi automatisées simplifient la résolution des problèmes et la mise en œuvre des optimisations.
Les listes de contrôle digitales et personnalisables permettent donc une meilleure prise de décision, basée sur des données concrètes. Les équipes peuvent effectivement accéder aux historiques, traiter les problèmes de manière proactive et favoriser des améliorations durables pour renforcer leur productivité.
L’application Gemba Walk de Tervene
La solution mobile de tournées de plancher proposée par Tervene permet aux organisations de créer des listes de contrôle digitales standardisées et d’améliorer leur contrôle opérationnel.
Ressources complémentaires
6 fonctionnalités essentielles d’une application de tournées de plancher
