Matériel de formation

Liste de vérification et de questions pour tournées de plancher (marches Gemba)

par Charles-Olivier Bisson

Table des matières

Qu’est-ce qu’une liste de questions de tournées de plancher?
L’importance de standardiser les listes de vérification
Quoi vérifier avec les listes de questions de tournées de plancher?
Choisir les meilleures questions
Exemples de questions de tournées de plancher selon les rôles
Combien de questions les superviseurs devraient-ils poser?
Mettre en place une structure de tournées de plancher
Avantages des listes de questions de tournées de plancher numériques
Application de tournées de plancher Tervene

Qu’est-ce qu’une liste de questions de tournées de plancher?

Utilisée en gestion Lean, une liste de questions de tournées de plancher est un formulaire qui contient une série de points de vérification et de questions à valider par le gestionnaire lors d’une Gemba Walk récurrente. Grâce à son approche structurée, les chefs d’équipe, les superviseurs et les directeurs se rendent sur leur lieu de travail (ou Gemba en japonais) pour identifier les écarts, recueillir des informations et interagir avec le personnel. Étape par étape, ces listes de vérification aident quiconque effectue la tournée de plancher pour assurer un contrôle opérationnel et une supervision proactive.

Ces formulaires de tournées de plancher visent à générer des opportunités d’amélioration et à identifier de manière proactive les problèmes avant qu’ils n’affectent la production (qualité, santé-sécurité et productivité).

Le formulaire de marche Gemba aide les gestionnaires à :

Observer les processus en évaluant systématiquement l’accomplissement des tâches;
Détecter les problèmes en impliquant activement et interroger les travailleurs de première ligne;
Interagir avec les employés en recherchant des moyens d’optimiser les processus et d’améliorer l’efficacité;
Repérer des opportunités d’amélioration : rechercher des moyens d’optimiser les processus et d’améliorer l’efficacité.
Documenter l’information en recueillant les observations, annoter et prendre des photos au besoin.

L’importance de standardiser les listes de vérification

Les tournées de plancher, lorsqu’elles ne sont pas standardisées, peuvent donner des résultats incohérents. Sans une liste de questions structurée, les gestionnaires qui effectuent des tournées spontanées peuvent simplement traiter les premiers problèmes qu’ils rencontrent. Cette approche peut varier considérablement en fonction de la personne qui effectue la tournée.

Davantage de cohérence

Cependant, les listes de questions standardisées apportent de la cohérence. Les formulaires de tournées standardisées établissent un contrôle opérationnel pour tous les départements, quarts de travail et unités de production. Cette cohérence simplifie également la formation des nouveaux superviseurs et directeurs qui peuvent suivre la procédure.

Davantage de soutien

De plus, les tournées de plancher standardisées offrent un soutien continu aux travailleurs de première ligne. Lorsqu’ils ont un point à soulever, ils sont plus susceptibles d’attendre la tournée régulière de leur superviseur, parce qu’ils savent que les questions standardisées aborderont leurs préoccupations. Cette approche structurée garantit un soutien constant et fiable tout au long de la journée.

Les listes de vérification standardisées favorisent non seulement la cohérence et le contrôle, mais elles facilitent aussi le travail standard du leader tout en veillant à ce que les travailleurs de première ligne reçoivent le soutien dont ils ont besoin.

Davantage de familiarité

Une tournée de plancher n’est pas un test ni une évaluation des travailleurs ; c’est plutôt une méthode centrée sur l’évaluation de la disponibilité du personnel, la planification des tâches, des matériaux, de l’équipement et de l’information. Étant au courant des questions posées durant la validation, les travailleurs de première ligne et les chefs d’équipe devraient jouer un rôle actif dans le processus de tournée de plancher.

Les travailleurs doivent comprendre que leurs superviseurs effectuent des tournées de plancher pour les aider à trouver des solutions plutôt que comme un moyen punitif. Cette compréhension favorise une plus grande adhésion à la pratique.

Quoi vérifier avec les listes de questions de tournées de plancher?

Le rôle du gestionnaire consiste à valider les éléments affectant les indicateurs de performance clés liés aux objectifs de l’organisation. Cette approche proactive comprend l’amélioration de la sécurité sur le lieu de travail, la réduction des plaintes des clients, la minimisation des retours et la réalisation des objectifs de livraison afin d’atteindre les cibles stratégiques de l’entreprise.

Les différents moments d’identification de problèmes

Problèmes passés : cette phase implique la formulation de questions pour éviter la récurrence de problèmes passés;
Problèmes actuels : cette phase se concentre sur l’action immédiate, la résolution des problèmes, l’attribution des tâches et le partage d’information avec les parties prenantes;
Problèmes futurs : cette phase met l’accent sur des mesures préventives pour éviter les problèmes potentiels.

La formulation des questions dépend de :

La période (passé, présent ou futur);
La catégorie (exigences, productivité, sécurité ou qualité);
Le sujet (personnel, information, matériel ou équipement).

Considérez un système 5S sur un poste de travail comme une norme établie. Les gestionnaires peuvent évaluer sa conformité, en particulier en ce qui concerne la période actuelle et les besoins en équipement.

Choisir les meilleures questions

Commencez par identifier les écarts par rapport à la norme établie. Ensuite, formulez des questions qui facilitent l’identification des problèmes, la collecte de données, l’évaluation des processus et les informations fournies par les employés. Pour garantir la pertinence des problématiques soulevées, concentrez-vous sur leur potentiel de résolution, c’est-à-dire la possibilité de mettre en place des mesures concrètes par rapport aux ressources à déployer.

Assurez-vous que :

Les questions visent à trouver des solutions plutôt qu’à attribuer des blâmes.
Les questions ciblent des problèmes potentiels pertinents et des écarts par rapport aux normes.
Les problèmes potentiels affectent directement les indicateurs clés de performance de l’organisation.

Exemples de questions de tournées de plancher selon les rôles

Il est essentiel d’adapter les questions de tournées de plancher aux rôles spécifiques des personnes qui les exécutent : elles doivent correspondre aux responsabilités et aux préoccupations de chaque poste au sein de l’organisation. Les chefs d’équipe se concentrent sur les problèmes immédiats et sur la productivité, les superviseurs de production traitent des aspects opérationnels et les cadres s’intéressent aux objectifs stratégiques.

Voici quelques exemples de questions de tournées de plancher pour différents rôles.

Liste de vérification pour chef d’équipe :

« Y a-t-il eu des problèmes imprévus liés à la qualité au cours des deux dernières heures? »
« Les normes de santé et de sécurité sont-elles respectées? »
« Le travailleur est-il à son poste de travail? »
« Le standard 5S est-il respecté? »
« La cadence de production suit-elle la norme? »
« Le travailleur connait-il la prochaine priorité? »
« L’employé dispose-t-il de tous les outils nécessaires pour la tâche suivante? »
« Y a-t-il d’autres sujets à aborder? »

Liste de vérification pour gestionnaire de production :

« Y a-t-il des problèmes à remonter à un niveau de direction supérieur? »
« Y a-t-il eu, au cours des deux dernières heures, des problèmes imprévus liés à la qualité? »
« L’équipement fonctionne-t-il correctement? A-t-il besoin d’entretien? »
« Le département a-t-il besoin de plus de personnel pour le prochain quart? »
« Le standard 5S est-il respecté et y a-t-il des suggestions d’amélioration? »
« Le chef d’équipe est-il au courant des priorités? »
« Répondons-nous à nos objectifs de production globaux pour la journée/la semaine? »
« Y a-t-il d’autres sujets à aborder? »
« Est-ce que le chef d’équipe a réalisé ses deux tournées de plancher? »

Liste de vérification pour cadre ou directeur :

« Les normes de santé et de sécurité sont-elles respectées? »
« Pourrions-nous réduire les gaspillages? »
« Y a-t-il des problèmes ou des obstacles qui affectent nos résultats? »
« À quel point alignons-nous adéquatement nos pratiques opérationnelles avec nos objectifs? »
« Investissons-nous dans la bonne technologie et les bonnes ressources pour rester innovants? »
« Quelles mesures sont mises en place pour encourager une culture d’amélioration continue? Sont-elles efficaces? »
« Notre performance globale répond-elle à nos indicateurs clés de performance (KPI)? »

Chaque liste de vérification dédiée à un rôle particulier garantit que les problèmes appropriés sont traités, permettant à l’organisation d’atteindre efficacement ses objectifs à différents niveaux de gestion. Cette approche favorise une présence plus systématique et complète de tous les niveaux de direction sur le terrain.

Combien de questions les superviseurs devraient-ils poser?

Le nombre de questions incluses dans le formulaire est optionnel, tant et aussi longtemps que l’ensemble du processus peut être complété entre 15 et 20 minutes. Avoir trop de questions sur la liste peut complexifier l’identification des problèmes. Par souci d’efficacité, gardez les questions concises et directes.

De plus, lors de la discussion des problèmes identifiés avec les travailleurs, interrogez le « quoi », « pourquoi » et « comment ». Il vaut mieux poser peu de questions plus larges pour approfondir sa compréhension.

Mettre en place une structure de tournées de plancher

Pour structurer vos tournées de plancher, envisagez les étapes suivantes :

Mettre à jour l’organigramme de l’entreprise : assurez-vous que l’organigramme de votre entreprise est à jour et reflète correctement la structure de votre équipe.
Présenter les tournées de plancher : commencez par organiser une réunion d’introduction pour présenter et expliquer les tournées de plancher à l’équipe.
Élaborer des listes de questions de tournées de plancher : créez des listes de contrôle adaptées à chaque rôle et à vos objectifs.
Établir un horaire régulier : mettez en place un horaire pour les tournées de plancher afin de garantir qu’elles se déroulent à des intervalles réguliers. Cela favorise le travail standard du leader.
Accompagner individuellement les chefs d’équipe : prenez le temps d’accompagner chaque chef d’équipe lors de ses premières tournées de plancher. Cela permet l’observation et le soutien.
Planifier des réunions de mise au point : organisez des réunions de suivi pour discuter des constatations et élaborer des plans d’action.
Pérenniser les tournées de plancher : mettez en place des mesures pour garantir l’efficacité et la pérennité de votre processus de tournées de plancher (mécanismes de rétroaction, documentation standardisée, archives, etc.).

Avantages des listes de questions de tournées de plancher numériques

Les listes de vérification numériques garantissent une récolte de données cohérente et précise. Pour renforcer la culture de l’amélioration continue et de l’excellence opérationnelle, des fonctions telles que les questions obligatoires et les actions de suivi automatisées simplifient la résolution des problèmes et la mise en œuvre des améliorations.

Les listes de contrôle numériques personnalisables permettent l’adaptabilité et la prise de décision basée sur les données. Les équipes peuvent accéder aux historiques, traiter les problèmes de manière proactive et favoriser des améliorations durables pour améliorer la productivité.

L’application de tournées de plancher Tervene

La solution mobile de tournées de plancher Tervene permet aux organisations de créer des listes de contrôle standardisées et d’améliorer le contrôle opérationnel.