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Liste de contrôle et questions de tournées de plancher

Qu’est-ce qu’une liste de questions de tournées de plancher?

Une liste de contrôle de tournées de plancher est une liste de points de validation que tous les chefs d’équipes devraient valider avec leur département ou unité de travail lorsqu’ils font cette tournée. La liste est composée de questions servant à valider des standards préalablement établis et identifier des écarts avec ceux-ci.

Les questions aident à identifier des problèmes avant qu’ils n’impactent la production (qualité – santé & sécurité – productivité). La liste aide également à générer des opportunités d’amélioration.

Pourquoi importe-t-il de standardiser les questions de tournées de plancher?

Sans une liste de questions standard

Les tournées de plancher qui ne sont pas standardisées amènent des écarts et des idées d’améliorations qui sont basés sur le premier problème que le gestionnaire rencontre. Des tournées spontanées et d’autres méthodes non-planifiées seront différentes de fois en fois selon qui l’exécute, ce qui restreint le niveau de contrôle. Un gestionnaire senior et d’expérience n’agira pas comme un nouveau gestionnaire en poste le fera.

Avec une liste de questions standard

Avec une liste de question standard, les travailleurs sont prêts à répondre aux questions. Cette liste uniformise le contrôle opérationnel d’un gestionnaire, d’un département, d’un quart de travail et d’une localisation à l’autre. Les nouveaux superviseurs et gestionnaires qui joignent l’équipe seront formés plus rapidement, puisqu’ils suivent la liste standardisée pour superviser leurs équipes.

La pratique de tournées de plancher standards assure un support continuel pour les travailleurs de premières lignes. Si un travailleur rencontre un problème potentiel, il ne va pas spontanément demander de l’aide à son supérieur (sauf si urgent). À l’opposé, il va attendre que son superviseur vienne à sa station de travail, car il sait que celui-ci adressera cet enjeu lors de sa prochaine tournée de plancher avec le questionnaire standard.

Tervene recommande que les questions soient connues par les employés et chefs d’équipes

Une tournée de plancher n’est pas une évaluation des travailleurs. Il s’agit plutôt d’une méthode qui se concentre sur la disponibilité de travailleurs, la planification et l’accès du travail, du matériel, de l’équipement et de l’information. C’est pourquoi les points de validation devraient être connus par les travailleurs de premières lignes.

Les travailleurs devraient savoir que les superviseurs font cette pratique pour les aider à trouver des solutions et non pas les surveiller. Comprendre cela facilitera l’adhérence à la pratique.

Que doivent valider les gestionnaires?

Les gestionnaires devraient valider des éléments de standards préétablis qui impactent les indicateurs parmi les objectifs de l’organisation.

L’objectif est de détecter proactivement des problèmes et des écarts face au standard établi. Habituellement, les sujets des questions concerneront: les employés, l’information, les matériaux ou l’équipement.

Vous pouvez identifier des écarts dans différentes périodes de temps:

  1. Problème passé: pour aider à générer de nouvelles questions dans la liste qui vont prévenir et limiter que le problème survienne à nouveau.
  2. Problème présent: pour prendre action, résoudre le problème identifié, assigner des tâches et partager l’information au bon responsable.
  3. Problème futur potentiel: pour aider à prévenir le problème et créer des mesures proactives pour l’avenir.

Les questions sont adaptées selon:

Par exemple, un système 5S d’équipement à une station de travail est un standard établi. Le superviseur pourrait valider si le 5S est respecté. Il s’agit d’une validation d’un écart dans le présent, et concerne un requis pour l’équipement. Cette validation est proactive puisqu’elle prévient des problèmes de requis d’équipement dans le futur.

Il est important de mentionner que la liste de tournées devrait contenir des points de validation selon le rôle de la personne qui l’exécute. De cette manière, cela assure une présence systématique de tous les niveaux de gestions sur le plancher.

Comment choisir les bonnes questions?

Nous recommandons de d’abord réfléchir aux types d’écarts face au standard que vous désirez soulever. Après cet exercice, vous pouvez déterminer les questions qui soulèveront ces problèmes, gaspillages et non-conformités. Pour qu’un problème potentiel soit pertinent, il est possible de prendre action sur celui-ci.

Questions → Identification d’écarts face au standard → Impact sur les indicateurs

Assurez-vous que:

Exemples de questions de tournées de plancher

Combien de questions les superviseurs devraient valider?

Le nombre de questions dans la liste ne devrait pas avoir d’importance, en autant que la tournée de plancher prenne moins de 15-20 minutes à exécuter. S’il y a trop de questions, les chefs d’équipes et superviseurs ne seront pas en mesure d’identifier plus de problèmes. Au contraire, il vont en échapper. Tervene recommande que cette pratique soit courte, mais efficace.

Également, il est possible de suivre le questionnaire standard avec des questions complémentaires avec l’employé pour identifier les problèmes plus en profondeur: demandez quoi, pourquoi, comment, etc. Il est préférable de poser moins de questions, mais d’aller plus loin dans votre compréhension.

Comment implanter une structure de tournées?

Téléchargez notre ebook de tournées de plancher (anglais seulement) pour accéder à des listes, gabarits et stratégie complètes pour implanter une structure de tournées terrain dans votre organisation.

  1. Mettre à jour la charte organisationnelle de l’organisation.
  2. Présenter la pratique de tournées de plancher dans une réunion d’introduction.
  3. Monter les listes standards de questions de tournées de plancher
  4. Mettre en place un agenda standard de tournées.
  5. Former et accompagner lors de tournées de plancher tous les chefs d’équipes et superviseurs.
  6. Planifier des réunions récurrentes d’amélioration continue.
  7. Soutenir la pratique dans le temps.

Application de tournées de plancher Tervene

Dans la solution mobile de Tervene, les organisations bâtissent des listes standards de tournées de plancher afin d’améliorer leur contrôle opérationnel.

Ressources complémentaires

Article : 6 fonctionnalités essentielles d’une application de tournées de plancher

Article: Qui devrait faire des tournées de plancher?

Article: Comment mesurer la qualité des tournées de plancher?