- L’importance des rituels managériaux en usine
- Les Animations à Intervalle Court (AIC)
- Les réunions TOP 5, 15 et 30
- Les Points 5 Minutes (P5M)
- Les Gemba Walks
- Les réunions de direction
- Les bonnes pratiques d’animation de la performance
L’animation de la performance est un pilier essentiel pour les entreprises cherchant à atteindre l’excellence opérationnelle au sein des ateliers de production. En effet, elle repose sur une série de leviers stratégiques afin de décupler la performance du groupe. Elle consiste à planifier des rendez-vous réguliers entre toutes les parties prenantes de l’usine pour visualiser les avancées réelles par rapport aux objectifs établis. Ces rituels ne se contentent pas de renforcer la cohésion au sein des équipes, mais stimulent également l’engagement global, tout en permettant l’identification rapide des problèmes et la prise de décisions pour le groupe.
Dans cet article, nous explorons en détail les rituels d’animation de la performance les plus courants à implémenter dans le secteur industriel et en atelier de production.
L’importance des rituels managériaux en usine
Les rituels managériaux sont fondamentaux, et ce, à plusieurs titres.
En effet, ils permettent de :
- S’engager dans une démarche agile d’amélioration continue ;
- Promouvoir la communication entre les salariés de l’usine ;
- Partager les résultats avec tous les collaborateurs sous forme de KPI parlants ;
- Favoriser la remontée d’informations et la proactivité ;
- Améliorer l’implication des équipes dans la résolution de problèmes ;
- Faciliter le passage de consignes pour les transferts de shifts ;
En d’autres termes, c’est un moyen efficace de piloter la performance et les équipes dans un cadre clairement défini.
Les Animations à Intervalle Court (AIC)
Les AIC ou animations à intervalle court sont des brèves réunions généralement quotidiennes qui ont lieu en usine. Elles se déroulent en petit comité et selon les différents niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Ces échanges permettent de statuer quant aux problèmes rencontrés à chaque poste et d’envisager les actions correctives à mener jusqu’au prochain meeting. En impliquant l’ensemble des parties prenantes, la remontée d’informations est ainsi rapide et pertinente.
Pour gagner en efficacité, ces réunions ont lieu debout et s’appuient sur des indicateurs de performance visuels. Ceux-ci permettent de parler le même langage et de voir immédiatement les écarts par rapport aux résultats attendus.
C’est donc un moyen efficace d’animer la performance qu’il faut parvenir à ritualiser.
Les réunions TOP 5, 15 et 30
Bien souvent, les réunions d’usines sont synonymes d’ennui et d’inefficacité. Pour remédier à cet écueil, plusieurs concepts industriels ont été théorisés à l’image de la méthode TOP.
Qu’est-ce que la méthode TOP?
La méthode TOP est un acronyme simple qui correspond à établir le Thème – Objectif – Plan d’une réunion.
En amont de la rencontre, il est indispensable de définir le thème central et unique qui sera traité, l’objectif, ainsi que le plan qui sera suivi. C’est essentiel pour ne pas s’éparpiller et faire passer un message clair aux parties prenantes. Par ailleurs, afin que chacun s’y prépare comme il se doit, ces éléments sont toujours communiqués à tous les participants au préalable.
Le jour J, le temps qui aura été fixé doit être respecté. De même, qui dit animation de la performance dit aussi interactions dynamiques entre plusieurs intervenants. Chacun d’eux doit donc être invité à s’exprimer.
Quels sont les différents types de réunions TOP?
Les réunions TOP d’animation de la performance peuvent prendre plusieurs formes selon les niveaux hiérarchiques des participants. En effet, pour plus d’efficacité :
- Les réunions TOP 5 ont lieu auprès des chefs d’équipe. Elles permettent au manager de visualiser les difficultés rencontrées au sein même de son groupe ;
- Les réunions TOP 15 intègrent les chefs d’atelier ou superviseurs. Elles englobent donc un ensemble de postes et d’équipes et permettent de prendre des mesures transversales ou de prioriser les actions qui s’imposent ;
- Les réunions TOP 30, quant à elles, atteignent les directeurs de production. Ceux-ci reçoivent alors les informations, données et défis recensés à tous les niveaux de l’usine de manière à leur offrir une vue d’ensemble stratégique.
Dissocier ces points permet de gagner en efficacité afin de mettre en place des actions stratégiques.
Les Points 5 Minutes (P5M)
Les Points 5 Minutes ou P5M sont très populaires dans le secteur du Lean management. Comme leur nom l’indique, ils consistent en des points extrêmement brefs, visant à ne manquer aucune information cruciale. Les salariés se réunissent donc autour de leur chef d’équipe pour faire le bilan de leurs avancées et points durs avant de retourner aux tâches à valeur ajoutée.
Ces points s’appuient sur des indicateurs visuels et encouragent une meilleure coordination en synthétisant les actions à prioriser. D’autres thématiques, telles que la sécurité et l’environnement peuvent aussi être abordées avant d’enchaîner sur une discussion plus ouverte. Afin que les personnes les plus timides puissent aussi s’exprimer, il est d’usage de donner la parole à chacun à tour de rôle.
Les Gemba Walks
Les marches Gemba, appelées Gemba Walks en anglais, font aussi partie des piliers de pilotage de la performance en usine. Elles correspondent à des tournées quotidiennes sur le terrain afin de prendre connaissance des problèmes que peuvent rencontrer les équipes. C’est idéal pour les faire remonter rapidement, éradiquer les gaspillages et identifier des opportunités d’amélioration.
Pour maximiser l’efficacité de cette pratique, un outil digital tel que Tervene permet de prendre des notes en temps réel et de savoir quels éléments vérifier au bon moment. Digitalisez vos Gemba Walks.
Les réunions de direction
Une fois les difficultés identifiées dans l’usine, il faut agir pour les résoudre au plus vite. Les réunions de direction permettent justement de faire remonter les informations aux preneurs de décision bien placés pour établir et prioriser les actions. Deux entités principales permettent donc de donner les grandes impulsions à la société, à savoir :
- Le CODIR, ou Comité de Direction. Il travaille sur les stratégies globales de l’entreprise et dispose d’une vision à long terme. Les questions environnementales, sécuritaires, financières ou encore commerciales sont traitées au cours des réunions CODIR ;
- Le COMOP, ou Comité Opérationnel. Il regroupe les membres en charge des problématiques « terrain » de l’entreprise. Son but est de permettre à l’usine d’atteindre ses objectifs de production et d’excellence opérationnelle en résolvant les points durs listés auprès des ouvriers et des techniciens.
Selon la structure de l’usine, les réunions peuvent se tenir de façon mensuelle comme hebdomadaire et regroupent moins d’une dizaine de personnes. Il s’agit donc d’organiser des rencontres suffisamment fréquentes pour agir vite en cas de problème, sans pour autant perdre du temps dans des meetings superflus.
Les bonnes pratiques d’animation de la performance
Les rituels d’animation de la performance ont tous un dénominateur commun : l’efficacité. Pour la maximiser, différentes bonnes pratiques doivent être prises en compte.
Privilégier les stand-up meetings
Les stand-up meetings sont idéaux pour réduire la durée des réunions. En effet, la position stationnaire n’étant pas vraiment ergonomique, elle implique d’aller naturellement à l’essentiel. C’est donc devenu une pratique courante dans le milieu industriel pour réduire les gaspillages et gagner un temps précieux.
Miser sur le management visuel de la performance
Le management visuel de la performance est un support essentiel dans le cadre de toute démarche Lean. Il rend les messages plus percutants et permet de voir en un coup d’œil la situation actuelle, les mesures de résolution prises et l’avancement des actions en cours. C’est donc un catalyseur d’efficacité, améliorant par la même occasion l’implication des parties prenantes.
Proposer des ordres du jour
Pour les réunions articulées autour de thématiques précises et impliquant une réflexion approfondie, les ordres du jour ne doivent pas être négligés. Grâce à eux, les participants sont en mesure de réfléchir aux éléments qu’ils souhaitent aborder de manière à ne rien oublier le moment venu.
Pour instaurer une culture d’amélioration continue en usine, les rituels d’animation de la performance sont incontournables. C’est justement afin de simplifier la communication et de gagner en efficacité que le logiciel Tervene a été développé. Il permet d’une part de soulever les problématiques rencontrées sur le terrain, mais aussi de mettre en place et de suivre des plans d’action.
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