Que ce soit pour faciliter la communication interne entre les équipes et services, afin de faire remonter les informations ou de faire parvenir les problématiques aux bons niveaux hiérarchiques, la structuration de réunions est un allié incontournable en entreprise. En effet, si vous recherchez l’excellence opérationnelle, vous devrez l’intégrer à la gestion quotidienne de vos opérations.
Quels sont les défis liés aux réunions?
- Les superviseurs et gestionnaires passent énormément de temps (superflu) en réunions.
- Un grand nombre de participants arrive sans être préparé.
- Ces meetings sont peu standardisés et leur fréquence n’est pas toujours optimale.
- Le suivi des actions entre les réunions représente des lourdeurs administratives.
- Les réunions sont peu cohérentes les unes par rapport aux autres, ce qui favorise les vases clos entre les différents métiers, fonctions support, départements et niveaux de gestion.
Comment résoudre ce problème majeur que représentent les réunions peu efficaces?
- Outiller les équipes, afin qu’elles puissent se préparer aux réunions et les animer efficacement.
- Standardiser leur fréquence et leur mode de déroulement.
- Structurer les niveaux de réunions et les critères de remontées d’informations.
Voici donc en quoi un outil tel que Tervene permet de standardiser les réunions auprès des entreprises manufacturières et des usines, améliorant par conséquent la coordination, la communication et la résolution des problèmes.
La structuration des réunions opérationnelles
La structuration de réunions comprend l’ensemble des points et rencontres récurrents, non seulement indispensables pour la gestion des opérations mais permettant aussi de partager efficacement l’information entre les niveaux hiérarchiques et les équipes support. Cela nécessite d’inclure:
- Plusieurs niveaux, garantissant une circulation pertinente de l’information;
- Des critères de remontées de problématiques assurant leur prise en charge au bon niveau de gestion;
- Une méthode de transfert efficace de l’information, sous forme de points de discussion, de fichiers et/ou de photos;
- Une rétroaction revenant jusqu’aux chefs d’équipes et employés, suite aux décisions prises;
- Une rencontre dédiée aux rotations d’équipes, afin de transférer les éléments essentiels d’un groupe au suivant;
- Des rencontres entre départements ou fonctions support.
Les réunions opérationnelles quotidiennes
7h30
Stand-up meeting
↓ ↑
9h00
Réunion quotidienne de production
↓ ↑
11h00
Comité de direction
__
15h30
Réunion de changement d’équipe
Les rencontres entre métiers et départements
Les rencontres de métiers et de départements
- Comités de Santé et de Sécurité
- Comités d’amélioration continue
- Réunions d’assurance qualité
- Réunions d’actionnaires
- Rencontres d’ingénierie
- Rencontres de gouvernance
- Réunions de maintenance
- Rencontres 1 à 1
Les structures de réunions vont se différencier d’une organisation à l’autre selon l’industrie concernée, la complexité des opérations, la taille de l’entreprise et les différents niveaux de gestion en place. Les groupes adoptent ainsi une nomenclature de réunions qui leur est propre, afin d’optimiser l’efficacité globale des équipes.
Le rôle de chaque niveau de gestion
Bien structurer ses réunions permet des prises de décisions aux bons niveaux de gestion. Les points de discussion soulevés lors de ces rencontres sont donc propres à chacun de ces niveaux, mais aussi aux rôles des participants.
Ainsi, chaque gestionnaire pourra faire remonter aisément l’information aux personnes concernées, afin que des mesures pertinentes soient prises.
Idéalement, les comités de direction et rencontres de supervision soulèvent des enjeux à des échelles de temps différentes. Par exemple, les superviseurs vont davantage se concentrer sur les rotations d’équipes et sur les journées de travail, s’étendant potentiellement jusqu’à une semaine. La rencontre de gestion avec les coordinateurs et les groupes support s’attache plutôt à une échelle de semaine ou de mois. Le comité de direction, quant à lui, peut se concentrer sur des périodes variant d’une semaine à un trimestre.
Comité de direction
Réunion de niveau 3
↓ ↑
Direction – Coordinateurs
Groupes support
Réunion de niveau 2
↓ ↑
Superviseurs – Chefs d’équipe
Réunion de niveau 1
6 raisons de digitaliser ses réunions
1. Simplifier les remontées d’informations entre les niveaux de gestion
La descente et la remontée d’informations sont simplifiées lorsque les réunions sont connectées et centralisées au sein d’un outil digital unique. Un chef d’équipe peut alors facilement remarquer les écarts aux normes et objectifs de façon à réagir rapidement.
2. Connecter les équipes dans un environnement mobile et sans papier
La structuration de réunions connecte les équipes, les niveaux de gestion et les départements, ce qui est essentiel pour gagner du temps et optimiser l’efficacité globale du groupe. En effet, en brisant les silos, les fonctions support communiquent plus efficacement avec les acteurs au contact du terrain.
Les équipes de santé et de sécurité, de maintenance et d’ingénierie peuvent aussi collaborer plus facilement avec les superviseurs. Outre un gain d’énergie et de temps, c’est également le bien-être de vos employés qui se trouve augmenté.
3. Structurer le travail standard du leader
Les réunions font partie intégrante du travail standard du leader. Les chefs d’équipe, gestionnaires et superviseurs, s’ils sont bien outillés, peuvent effectivement réaliser des réunions structurées et suivre leur agenda sur la journée, la semaine et le mois.
4. Standardiser les réunions et les rotations d’équipes
En optant pour un outil digital, les organisations parviennent à standardiser le travail posté, les rotations d’équipes et les différents points sur site. Le passage de consignes et la communication des éléments clés se fait alors de manière efficace, ce qui est bénéfique pour tous.
5. Gagner en visibilité sur les actions correctives et l’avancement
Gagner en visibilité sur les comptes rendus de réunions, l’avancement des tâches et les points de discussion est essentiel. En effet, cela permet à tous les participants d’être informés des derniers avancements, de s’impliquer plus et de pouvoir se situer.
6. Promouvoir la responsabilisation et clarifier le rôle des participants
Grâce à l’assignation de responsables et d’échéances, les animateurs encouragent les participants à prendre leurs responsabilités quant aux problématiques partagées au cours des réunions.
Digitaliser ses réunions avec Tervene
Avec Tervene, les gestionnaires gagnent 65 % de temps dans la préparation et l’animation des réunions. Mieux encore ? En moyenne, les clients manufacturiers de Tervene standardisent 10 réunions ou plus, ce qui représente un véritable gain d’efficacité au quotidien.
Offrir de meilleurs outils de collaboration à vos employés et gestionnaires, c’est aussi promouvoir de bonnes pratiques pour vos réunions. À l’inverse, sans solutions adéquates, les organisations observent parfois une perte d’efficacité, de pertinence et d’adhésion aux routines de gestion.
Digitaliser la structuration des réunions permet ainsi de standardiser les rencontres récurrentes, de faciliter le suivi des actions et d’archiver automatiquement les comptes-rendus de meetings. Chacun dispose alors d’une visibilité sur l’historique des points de discussion et peut y contribuer, en ajoutant aussi bien des commentaires que des photos ou des fichiers. Pour aller plus loin, en s’appuyant sur un ordre du jour collaboratif, les participants sont mieux préparés à ce qui les attend et sont sûrs de ne rien oublier.
Plus concrètement, c’est un moyen pour les gestionnaires de réduire considérablement le temps passé en réunion, de minimiser la lourdeur administrative et de maximiser l’efficacité du groupe.
Tervene est très efficace pour gérer des réunions récurrentes et les actions qui en découlent. Le transfert d’une réunion à l’autre permet de suivre collectivement plusieurs tâches.
Directrice des ressources humaines
Tervene, l’outil de gestion des opérations 4.0
Tervene est une plateforme connectée de référence pour optimiser la gestion quotidienne de vos opérations. Notre outil digital et centralisé aide vos équipes terrain et gestionnaires dans leur quête de l’excellence opérationnelle, en misant sur des processus durables de gestion, de collaboration, de résolution de problèmes et d’amélioration continue.
Avec notre aide, bons nombre d’organisations, de chefs d’équipe, de superviseurs et de PME ont déjà digitalisé leurs pratiques de gestion. Des tournées de plancher aux rituels d’animation quotidiens, en passant notamment par les audits, les inspections, les réunions opérationnelles, les procédures numériques et la gestion de l’amélioration continue, plus rien n’est laissé au hasard.
