Qu’est qu’un Système de gestion quotidienne (DMS) ?
Un Système de gestion quotidienne, ou Daily Management System (DMS) en anglais, est un système structurant l’ensemble du contrôle opérationnel quotidien et de l’amélioration continue pour atteindre l’excellence opérationnelle. Chaque niveau de gestion est en mesure de connaître la performance de leur processus, d’identifier des écarts vis-à-vis l’objectif, de suivre des indicateurs clés et de prendre action rapidement.
Rôle du DMS
- Alignement des objectifs avec l’exécution opérationnelle
- Établissement et documentation des standards
- Identification proactive d’écarts et de non-conformités face au standard
- Résolution de problèmes accélérée et communication efficace
- Amélioration continue des processus et des pratiques de gestion
- Suivi de la performance des processus par des indicateurs clés
- Imputabilité de chaque niveau de gestion envers son rôle respectif
Composantes essentielles d’un Système de gestion quotidienne
Gestion des connaissances
L’établissement, la documentation et le partage des standards au sein de l’organisation est la première composante essentielle. Répertorier les standards assure un respect des processus, car celui-ci sera accessible et consulté.
La documentation rigoureuse des connaissances est cruciale pour identifier des écarts par rapport au standard. Le cas échéant, l’accessibilité aux procédures permettra une prise d’action efficace.
Voici quelques exemples de connaissances importantes à numériser:
- procédures opératoires,
- entretien,
- formation de nouveaux employés,
- meilleures pratiques,
- instructions de travail,
- mise en course.
Validation & Contrôle opérationnel
Un contrôle opérationnel rigoureux agit comme pilier pour le système de gestion quotidienne. Il consiste à valider le respect des standards et des procédures. Ce contrôle permet l’identification proactive d’écarts vis-à-vis l’objectif et de non-conformités face au standard.
Pour ce faire, les audits et les tournées de plancher sont couramment pratiquées dans l’industrie manufacturière. Plusieurs types d’audits sont pratiqués: 5S, santé et sécurité, mise en route, procédures, ISO, qualité, maintenance préventive, analyse de risque, etc.
Les tournées de plancher régulières sont également une pratique courante à des fins d’identification d’écarts et d’opportunités d’amélioration. L’avantage de la tournée de plancher est l’adoption d’une approche proactive de contrôle opérationnel, contrairement à une réaction en continu et à des moments irréguliers.
Écosystème de résolution de problèmes
Structure de collaboration
Le système de gestion quotidienne structure la communication et la collaboration afin d’agir efficacement sur les problématiques soulevées et d’éviter les répercussions. L’objectif est d’offrir aux gestionnaires, chefs d’équipe, groupes supports les moyens pour collaborer à la résolution de problème. Ainsi, ceux-ci peuvent prioriser, gérer, déléguer et prendre en charge les problématiques et les actions correctives correspondantes.
En effectuant une série de réunions (production, transfert de quart, planification, amélioration, assurance qualité, maintenance, 1:1, etc.) combinées à une attribution et un suivi de tâches, les problématiques sont prises en charge rapidement. Les réunions structurent l’escalade des problématiques et le transfert d’information parmi les niveaux de gestion. Une gestion rigoureuse des tâches favorise une imputabilité des responsables.
Processus d’amélioration continue
Les écarts et les non-conformités qui surviennent à répétition s’avèrent être des améliorations potentielles. L’implantation d’un processus d’amélioration continue est essentiel pour éliminer ces problématiques une fois pour toute. Les objectifs stratégiques de l’entreprise permettent de prioriser les idées d’amélioration.
Les étapes du processus sont l’identification, la priorisation des opportunités et la création de plans d’actions. Des outils conçus pour la gestion d’amélioration continue facilitent la mise en place de projets d’amélioration.
Suivi de la performance des processus
Un DMS offre une visibilité inégalée sur la performance des processus. L’équipe de gestion accède à des indicateurs clés et ont une visibilité en temps réel sur les comportements de gestion, les problématiques et leur prise en charge. Les indicateurs de performance qui sont suivis permettent d’améliorer le processus en vue d’atteindre les objectifs stratégiques.
L’objectif est de coacher les gestionnaires et d’améliorer le système de gestion par un suivi rigoureux du respect des processus.
Préalables pour l’implantation d’un DMS efficace
Pilotage
Le système de gestion repose sur le pilotage stratégique. L’objectif est d’aligner chaque processus avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Ces objectifs encadrent le contrôle opérationnel, la résolution de problèmes ainsi que l’amélioration continue.
Le pilotage est crucial dans le système pour prioriser les actions correctives et les projets d’amélioration ainsi que pour suivre les indicateurs liés aux objectifs.
Une fois implanté, le DMS facilite le pilotage en alignant les objectifs et l’exécution.
Établissement de rôles et responsabilités
Une définition claire des rôles et responsabilités est de mise pour assigner les problématiques et les actions correctives aux responsables concernés. De plus, cela structure l’escalade de problématique d’un niveau de gestion, d’une équipe ou d’un département à l’autre.
Un des bénéfices du DMS est la meilleure responsabilisation et la culture d’imputabilité à tous les niveaux de gestion, mais encore faut-il que les rôles et responsabilités soient clairement définis.
Centralisation des pratiques de gestion
Centraliser les pratiques de gestion (standard – contrôle opérationnel – collaboration – amélioration) dans un seul outil connecté est essentiel pour assurer une vélocité de l’information. Ainsi, les équipes de production, maintenance, support, qualité et amélioration collaborent dans un environnement connecté et dynamique.
Numérisation
Un système de gestion quotidienne doit être facile et rapide à implanter. L’accès mobile (ordinateur – tablette – cellulaire) au système de gestion facilite non seulement l’utilisation du système en soi, mais également l’implantation et le soutien de celui-ci.
La numérisation des pratiques de gestion permet aux entreprises manufacturières de promouvoir des comportements de gestion efficaces par l’adhérence aux bonnes pratiques.
Pourquoi numériser la gestion quotidienne des opérations?
Le Système de gestion quotidienne Tervene
Tervene supporte l’atteinte de l’excellence opérationnelle par un Système de gestion quotidienne numérique, combiné à un service de formation professionnel pour rehausser les compétences de gestion. Composée de 6 modules, la solution permet d’améliorer la gestion des connaissances, le contrôle opérationnel, la validation de processus, la collaboration et la résolution de problème.
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Eric Bouchard, Directeur général chez Marquis
