Dans un contexte manufacturier ayant certaines industries en croissance, il est fréquent que des usines implantent plusieurs quarts de travail en continue afin de pouvoir garder un rythme de production qui répond adéquatement à la demande. Quoique nécessaire, l’ajout de quarts de travail dans l’entreprise complexifie parfois le déroulement des opérations. Parmi les enjeux que peuvent vivre les gestionnaires d’opérations, on considère les équipes qui travaillent en silos, l’accès limité aux fonctions support et le manque de visibilité sur les autres quarts. Pour cette raison, implanter des pratiques standards de changement d’équipe (transfert de quart) est primordial pour structurer la communication et la continuité des opérations entre les quarts de jour, de soir et de fin de semaine.
Qu’est-ce qu’un changement d’équipe?
Le changement d’équipe, communément appeler le transfert de quart, est le moment de transition entre deux quarts de travail qui se succèdent et dont les employés se relaient les activités. Durant ce moment, les superviseurs, les employés ou quiconque chargé de participer aux transferts de quarts, partageront de l’information qui sera utile aux employés en charge du prochain quart de travail en vue de continuer les opérations fluidement et suivre la planification.
Objectifs du transfert de quart (changement d’équipe)
L’objectif premier du transfert de quart est d’assurer une reprise des opérations efficace et sécuritaire suite à l’arrivée des membres chargés du prochain quart de travail. Il est primordial pour ces travailleurs d’être informés sur les éléments qui auront un impact sur les tâches, les responsabilités et le déroulement de la journée afin de prévoir les risques de problématiques pour le quart qui débute. C’est donc lors de cette période que les membres concernés pourront échanger et communiquer l’information concernant la planification, les ressources humaines, la sécurité, les matières premières, le matériel etc.
Parmi les objectifs du transfert de quart, on y retrouve:
- Réunir et partager l’information critique du quart de travail passé et l’escalader au besoin aux ressources support appropriées
- Communiquer proactivement de l’information et des problématiques qui risquent d’affecter le prochain quart
- Réviser la performance et la progression du quart de travail passé (rapport de quart de travail, suivi des objectifs, avancement de la planification, etc.)
- Gérer et organiser le personnel (quittant et entrant) et le transfert des responsabilités entre les membres
- Adapter les priorités de production et d’opérations ainsi que l’assignation des ressources humaines en conséquence
L’importance des réunions de transferts de quarts
Puisque les transferts de quarts sont omniprésents dans le quotidien des manufacturiers, il est primordial de mettre en place une structure qui supporte les transitions de quarts afin qu’elles soient rapides et efficaces.
La réunion de transfert de quart/changement d’équipe a comme objectif de donner l’information nécessaire à l’équipe qui prend le relais. Il s’agit d’une réunion axée sur le transfert d’information en vue de synchroniser les changements et de minimiser les risques de problématiques du prochain quart. Le rôle du chef d’équipe ou du superviseur du quart précédent est de transmettre l’information critique nécessaire au prochain quart. Ces réunions l’amènent à constater, documenter et communiquer proactivement des problématiques qui impactent les prochains quarts.
Non seulement le responsable en début de quart possède la bonne information pour mieux débuter son quart, mais la quantité de problèmes qui lui sont délaissés est diminuée par une approche proactive au quart précédent.
Réunion de transfert de quart avec Tervene
Grâce au module réunion de Tervene, les membres ont accès en temps réel aux différents ordres du jour des réunions auxquelles ils participent. Ils peuvent donc, à partir de leurs téléphones ou tablettes, suivre les mises à jour et modifications qui y sont apportées en plus d’ajouter eux-mêmes des points de discussion à travers leurs activités quotidiennes de la journée/semaine. Par exemple, lors d’une tournée de plancher ou d’un audit, le superviseur peut facilement transférer les écarts ou les non conformités venant tout juste d’être soulevées en point de discussion à l’ordre du jour de la réunion appropriée. L’ordre du jour virtuel est également pratique lorsqu’il est impossible de réunir tous les membres ou bien pour y assister à distance.
Au final, connecter les équipes dans un système de gestion facilite les pratiques de changements d’équipes en brisant les silos départementaux, en simplifiant le transfert d’informations et son escalation, en accélérant la prise en charge des problématiques et en augmentant la visibilité sur les tâches et les suivis.
Faciliter les transferts de quarts avec les tournées de plancher
Tournée de plancher de fin de quart
Les tournées de plancher de fin de quart ont un rôle crucial dans l’efficacité des changements d’équipes. En effet, elles permettent d’effectuer une dernière validation terrain pour s’assurer qu’aucun élément ne soit oublié avant le transfert de quart. Dans le cas où une problématique est soulevée, le superviseur ou le responsable de la tournée de fin de quart peut décider de rapidement prendre action pour remédier à la situation avant la fin du quart ou bien d’en discuter à la réunion de changement d’équipe pour qu’elle soit prise en charge par les membres de l’équipe.
De plus, la tournée de plancher de fin de quart responsabilise l’équipe actuelle à anticiper les problématiques et l’information qui seront transférées à l’équipe du quart de travail suivant.
Tournée de plancher de début de quart
Suite au changement d’équipe, une tournée de plancher de début de quart permettra une première validation terrain pour le quart qui s’amorce. Cette tournée assurera qu’aucun élément n’a été omis lors du transfert de quart et servira à valider les éléments tout juste abordés. De plus, la tournée de plancher de début de quart permettra d’identifier proactivement tout autres problématiques potentielles qui risqueraient d’affecter le quart de travail en cours.
Avec Tervene, les superviseurs et gestionnaires transfèrent directement les enjeux soulevés lors des tournées de plancher dans leurs réunions de production ou leurs réunions de changement d’équipe.
Défis des quarts de travail de soir et fin de semaine
Pour la majorité des entreprises, effectuer des quarts de travail de soir et de fin semaines comporte son lot de défis additionnels. En effet, ces équipes chargées de travailler durant des heures inhabituelles doivent généralement composer avec une aide réduite ou limitée aux ressources support qu’ont les équipes de jour, telles que la maintenance, les agents méthodes, l’équipe d’ingénierie, etc.
Voici certains défis auxquels les équipes de soir et de fin de semaine sont confrontées:
- Manque de visibilité sur les problématiques et enjeux d’opérations soulevées du quart précédent
- Accès nul ou limité aux ressources supports
- Difficulté de transmettre et d’acheminer efficacement l’information entre les quarts de travail
- Peu de rétroaction quant aux problématiques soulevés
- Sentiment d’être isolés du reste des équipes ou peu informé
(peu de contact avec les autres équipes, faible visibilité sur les contextes des quarts de travail passés, peu de rétroaction sur les situations)
En connectant l’ensemble des équipes dans un outil de gestion tel que Tervene, les responsables de soir et fin de semaine peuvent continuer à assigner des tâches aux fonctions support ou transférer des points en réunions. Les fonctions support qui travaillent majoritairement de jour auront une meilleure visibilité sur les problématiques soulevées pendant leur absence. Dans le même ordre d’idée, les responsables de soir et de fin de semaine obtiennent une rétroaction.
Les bonnes pratiques du transfert de quart (changement d’équipe)
Afin de mettre en place une structure de transfert de quart efficace, certaines des meilleures pratiques ont été identifiées:
- Implanter des réunions de transfert de quart
- Effectuer des rapports de réunions de transferts de quarts
- Inclure un moment durant les transferts de quarts afin de partager des mises à jour quant aux résultats de production, de qualité ou d’autres objectifs pertinents
- Mettre en place une tournée de plancher de fin de quart (pré-transfert) et/ou une tournée de plancher de début de quart (post-transfert)
- Utiliser des images, du texte et des vidéos pour supporter les informations transmises et faciliter la résolution de problème
- Offrir aux responsables de quarts de travail une meilleure visibilité sur les activités d’opérations et problématiques soulevées dans les quarts précédents
- Éviter que les quarts de travail soient en silos/déconnectés les uns des autres
- Supporter l’amélioration continue des transferts de quarts en donnant une visibilité aux membres sur l’efficacité des transferts, sur les bons coups et les opportunités d’amélioration
Simplifier le contrôle quotidien des opérations avec Tervene
Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien de vos opérations en outillant les équipes de gestion dans leur quête vers l’excellence opérationnelle.
Adressée tant aux grands manufacturiers qu’aux plus petites PMEs, la plateforme simplifie la réalisation des tâches quotidiennes, standardise les processus de gestion et de contrôle des opérations, accélère la résolution de problèmes et améliore la structure de communication.
