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Conduite de réunions

[Numérisation des pratiques de gestion]

Dans cette série d’articles, la numérisation des pratiques de gestion, nous explorons les différences entre les méthodes traditionnelles de gestion des opérations et celles mises de l’avant par Tervene.

Découvrez comment Tervene établit les bases d’une transition numérique réussie pour la conduite de réunions.

Les réunions

Une réunion est un exercice de communication et de synchronisation durant lequel une équipe se réunit afin de discuter de sujets préalablement planifiés. Au sein d’une organisation, une réunion est une pratique cruciale, car elle est au coeur de la prise de décision, de plans d’action et de la résolution de problèmes.

Malgré son importance, une réunion mal structurée peut rapidement devenir inefficace et lourde à gérer. La plupart des entreprises ont de la difficulté à effectuer des réunions efficaces et à faire un suivi rigoureux des décisions qui y sont prises.

En théorie, une réunion efficace devrait répondre aux critères suivants:

  • Une préparation des points de discussion simple et collaborative
  • Une réalisation rapide de la réunion
  • Une visibilité ainsi qu’un historique de l’information en temps réel
  • Un suivi rigoureux des décisions prises en réunion

Une conduite de réunion optimale améliore la communication et la résolution de problèmes.

Cela dit, il faut être outillé pour y arriver.

Traditionnellement

Les participants aux réunions sont souvent limités par les outils qu’ils ont à portée de main, tels que des tableaux blancs, des calendriers électroniques, des envois de courriels, une feuille de papier et un crayon.

Prenons par exemple une réunion quotidienne de production:

Malheureusement, il est difficile de standardiser les réunions en utilisant les outils traditionnels.

Il est également difficile de responsabiliser les participants, car il y a des lacunes au niveau de la collaboration, du suivi et de la visibilité qu’ils ont sur les plans d’action et sur leurs tâches.

Les participants manquent de visibilité sur les sujets de discussions antérieurs, sur les plans d’action et sur les tâches. Ainsi, les responsables de réunions peinent à faire un suivi rigoureux des actions correctives.

Finalement, cette méthode traditionnelle repose sur une constante retranscription d’information, ce qui nuit à la standardisation des réunions, au suivi et à la collaboration en temps réel.

Avec Tervene

Numériser la conduite de réunions permet une résolution de problèmes et une prise de décision accélérées, ainsi qu’un meilleur suivi de l’avancement des plans d’action.

Pourquoi? Une réunion numérisée est davantage standardisée, ne dépend pas du papier et de la retranscription, favorise l’engagement et offre une meilleure visibilité aux intervenants. Il est indéniable: des réunions efficaces améliorent la communication et la résolution de problèmes dans une organisation.

À quoi ressemble une réunion conduite avec le module Réunion de Tervene?

Une fois numérisées, les réunions peuvent facilement être standardisée à travers tous les départements et niveaux de gestion. La digitalisation permet également une plus grande responsabilisation des participants, autant par la possibilité d’entrer les sujets de discussion à l’avance, que par la visibilité offerte sur les sujets qui n’ont pas été traités entre deux réunions.

Comparaison

 TraditionnellementAvec Tervene
Nombre d'étapes63
Durée (min)8530
Ordre du jour partagé en temps réel
Collaboration en temps réel
Conversion de sujets de discussion en tâche
Consultation de l’historique et du contexte des sujets de discussion
Rapport de réunion automatique
Partage de fichiers
Transfert de sujets de discussions dans une autre réunion

Avantages

Entreprise

  • Standardisation de la conduite de réunions
  • Gain de temps par des réunions efficaces
  • Résolution de problèmes accélérée
  • Amélioration du transfert d’information
  • Responsabilisation et appropriation de l’enjeux accrues
  • Réduction de l’utilisation du papier

Direction

  • Visibilité sur les réunions et sur tous les sujets de discussion en temps réel
  • Visibilité sur le suivi des actions correctives

Responsable de la réunion

  • Préparation de la réunion accélérée
  • Visibilité sur l’historique et le contexte des sujets de discussion
  • Mise en place d’actions correctives facilité
  • Amélioration du suivi en temps réel de la concrétisation d’une tâche assignée lors d’une réunion

Participant à la réunion

  • Réduction de la retranscription
  • Collaboration en temps réel à l’ordre du jour 
  • Responsabilisation face aux sujets discutés par l’assignation de tâches

Cas d’application réel

“Les transferts de quart entre le jour et le soir sont relativement simples puisque les équipes se rencontrent. Par contre, il n’y avait aucune communication entre le soir et le matin.

On perdait beaucoup de temps à chercher l’information.
C’est maintenant résolu, la communication est systématique et fluide grâce à Tervene.”

Sandro Caruso, Responsable de la production chez DK SPEC

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