Numérisation du contrôle opérationnel

[Numérisation des pratiques de gestion]

Dans cette série d’articles, la numérisation des pratiques de gestion, nous explorerons les différences entre les méthodes traditionnelles de gestion des opérations et celles mises de l’avant par Tervene.
Découvrez comment Tervene établit les bases d’une transition numérique réussie pour le contrôle opérationnel.

Les tournées de plancher

La tournée de plancher est une validation systématique et régulière d’un centre de travail et des employés qui le compose. 

Elle comporte généralement 7 principaux bénéfices:

1. Connaître l’état du plancher;
2. Valider et partager les objectifs;
3. Favoriser l’engagement des employés;
4. Valider des éléments de standards préétablis;
5. Détecter des écarts proactivement;
6. Prendre action sur les écarts avant qu’ils n’impactent la production;
7. Identifier des opportunités d’amélioration.

Une tournée de plancher permet de détecter les écarts de manière proactive et contribuera à une résolution accélérée des problèmes. Les écarts récurrents peuvent être documentés et considérés comme des opportunités d’amélioration. Ainsi, les tournées de plancher sont essentielles afin de nourrir le moteur d’amélioration d’une entreprise, car elles constituent la source importante d’opportunités d’amélioration.

Traditionnellement

En général, les superviseurs et chefs d’équipe qui effectuent des tournées dans leur département le font en utilisant les outils qu’ils ont à portée de main, tels que le crayon et le papier. Il arrive parfois qu’un fichier Excel soit utilisé pour des fins d’analyse, mais l’assiduité nécessaire pour y arriver nuit à une collecte optimale des données.

Lorsqu’un superviseur détecte un écart:

• Comment transfère-t-il l’information à d’autres départements ou responsables?
• Comment peut-il créer une opportunité d’amélioration à partir de cet écart?
• Peut-il apporter ce point à une réunion?
• Peut-il créer une tâche et l’attribuer à une autre personne?
• Comment peut-il effectuer un suivi sur une tâche déléguée?

Avec Tervene

La tournée de plancher avec Tervene permet les mêmes avantages qu’une tournée de plancher traditionnelle, mais permet en plus de limiter la retranscription de donnée, d’analyser les statistiques et d’envoyer les écarts dans un écosystème de résolution en quelques clics.

Tervene permet non seulement de numériser la tournée de plancher, mais également d’assurer un meilleur suivi de l’information une fois un écart détecté.

Lorsqu’un superviseur effectue une tournée de plancher avec Tervene et détecte un écart plusieurs possibilités s’offrent à lui:

• Résolution rapide de l’écart (apporter une solution proactive à l’écart rencontré)
• Transfert ou escalade de l’écart (transférer la responsabilité de l’écart)
• Création d’une tâche (envoyer la tâche dans l’écosystème de résolution de problème)
• Transfert dans une réunion (transférer l’écart en point de discussion dans une réunion)
• Création d’une opportunité d’amélioration

Comparaison

Avantages

Pour les entreprises

• Meilleure assiduité des tournées de plancher
• Réduction des tâches administratives 
• Tableaux de bord disponibles en temps réel
• Accélération de la résolution des problématiques
• Établissement d’un standard du contrôle opérationnel

Pour les directeurs

• Visibilité sur la qualité des tournées effectuées et des écarts soulevés
• Visibilité sur les besoins de formation des gestionnaires
• Compilation automatique des statistiques

Pour les gestionnaires

• Élimination de la retranscription de donnée
• Facilitation des suivis d’information
• Augmente la crédibilité
• Mobilise son équipe
• Réduit le temps passé à résoudre des problèmes de façon réactive
• Augmente le temps passé sur les projets d’amélioration
• Contrôle accru de leurs activités

Pour les employés

• Meilleur suivi et rétroaction des problématiques vécues
• Amélioration du support
• Meilleure implication dans les projets d’amélioration
• Diminution du temps d’attente
• Diminution du stress

De toute évidence, les employés constituent une excellente source d’informations quant aux améliorations possibles au sein de l’entreprise. Une structure de contrôle opérationnel qui favorise l’implication des employés dans l’amélioration de leur propre travail permet aux entreprises de se démarquer face à la compétition.

En réduisant la charge de travail administratif reliée à la gestion quotidienne des opérations, l’énergie de chacun et chacune est concentrée à créer de la valeur pour l’entreprise et les clients.

Lire: Contrôle opérationnel chez Marquis Imprimeur

Cas d’application réels

Depuis la mise en place de Tervene, Safran Cabin Canada Co. (anciennement Zodiac Aerospace) cumule plus de:

• 43 000 tournées de plancher avec l’outil de Tervene;
• 132 000 écarts détectés et résolus.

On avait fait des tentatives en format papier, mais c’était très lourd, très compliqué à documenter. Il y avait beaucoup de retranscription à faire pour faire escalader les enjeux. Tervene a apporté l’automatisation qui facilite ce processus-là.

Steve Pellerin, Directeur des opérations, Safran Cabin Canada Co.

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