Guide Gemba Walk 2024 : Comment devenir un leader proactif
| Audience: | Gestionnaires manufacturiers, administrateurs de la santé, consultants en gestion Lean, professionnels de l'amélioration continue, leaders opérationnels, responsables santé et sécurité. |
| Dernière mise à jour: | 3 septembre 2024 |
| Temps de lecture: | 13 min |
- Les principes : Aller à la source, se concentrer sur les processus, s’engager, respecter les personnes, résoudre les problèmes et s’améliorer en permanence.
- Les types : Traditionnel (exploratoire) et structuré (proactif).
- Les avantages : Efficacité, qualité, communication, sécurité, développement du leadership, amélioration continue.
- La numérisation : Les avantages comprennent l’élimination de la transcription manuelle, la collecte automatisée des données et la simplification de la résolution des problèmes.
Les organisations, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier de manière significative de l’adoption de pratiques de gestion axées sur l’efficacité, la sécurité et la qualité. Parmi les nombreuses pratiques de gestion Lean, la marche Gemba, communément appelée Gemba Walk ou tournée de terrain, se démarque.
Cette pratique implique que les gestionnaires circulent dans l’environnement de travail pour avoir une vision directe des opérations quotidiennes et des améliorations potentielles.
Qu’est-ce qu’une marche Gemba?
Une marche Gemba ou Gemba Walk (aussi appelée tournées de plancher ou tournées de terrain) est une pratique de gestion dans laquelle les leadeurs se rendent en première ligne (au Gemba) pour identifier les opportunités d’amélioration, les problèmes potentiels et les zones de gaspillage. Pour ce faire, les gestionnaires doivent se déplacer là où le travail est effectué, des usines jusqu’aux entrepôts en passant par les établissements de santé.
Taiichi Ohno, le père de la production juste à temps, a développé le concept des marches Gemba, un élément fondamental de la philosophie de gestion Lean. Il s’agit d’interagir avec les membres de l’équipe, de constater soi-même la réalité des opérations et d’identifier les aires d’amélioration.
Que signifie Gemba?
Le terme Gemba (ou genba) est dérivé au sens littéral du mot en japonais « l’endroit réel ». Il met l’accent sur l’observation sur place et fait référence à l’endroit où se produit la création de valeur et où se produisent la plupart des problèmes et des gaspillages.
Solutions Tervene pertinentes
5 principes des tournées de terrain
Aller à la source
Ce principe encourage les dirigeants à quitter leur bureau et faire l’expérience directe de l’environnement de travail. Il s’agit d’assister aux opérations, de comprendre les défis auxquels les équipes sont confrontées sur le terrain et de passer de la paperasse aux situations réelles.
S’axer sur les processus
Dans ce cas, l’accent est mis sur l’examen et la compréhension des processus en jeu, et non sur les individus qui les exécutent. Cette perspective cherche à trouver des moyens d’améliorer ces processus tout en se concentrant sur des solutions constructives plutôt que de blâmer quelqu’un.
S’engager
Des marches Gemba efficaces impliquent une communication ouverte et une connexion avec le personnel. Il s’agit de poser des questions perspicaces (quoi, pourquoi et comment), d’écouter véritablement les commentaires et de voir les problèmes du point de vue de ceux qui les traitent quotidiennement.
Respecter les personnes
Le respect constitue le fondement des marches Gemba. Ce principe suit l’éthique « Allez voir, demandez pourquoi et faites preuve de respect ». Il s’agit de valoriser les contributions des employés et de créer un environnement de respect partagé.
Résoudre les problèmes et améliorer en continu
Au cœur de ce principe se trouve la volonté d’amélioration continue et de résolution efficace des problèmes là où ils surviennent. Il encourage une attitude proactive dans l’identification et la résolution des problèmes.
Marches Gemba traditionnelles et structurées
En ce qui concerne les marches Gemba, il existe une différence nette entre l’approche traditionnelle et la méthode plus structurée. Explorons comment chaque style fonctionne et ce qui les rend uniques.
Marches Gemba traditionnelles
Considérez les marches Gemba traditionnelles comme plus exploratoires et ouvertes. Les dirigeants peuvent choisir un objectif particulier, comme un processus ou un problème spécifique. Ils circulent dans l’espace de travail, observent, posent des questions et prennent des notes sur les améliorations ou les opportunités de réduction des gaspillages.
Imaginez un scénario dans lequel une équipe de direction, comprenant un responsable qualité et un superviseur, se promène sur le terrain et repère un problème. Ils cherchent à mieux comprendre le problème et à réfléchir à des solutions, tout en recueillant des informations en temps réel auprès de l’équipe.
C’est un peu comme un travail de détective où une personne cherche des indices et reconstitue une situation dans son ensemble.
Marches Gemba structurées
Maintenant, c’est là que les choses deviennent plus organisées et proactives. Ces marches suivent un calendrier défini et ont un objectif clair consistant à identifier les problèmes avant qu’ils ne dégénèrent.
Imaginez des chefs d’équipe qui vérifient régulièrement leurs domaines de responsabilité, non seulement en attendant que des problèmes surgissent, mais en recherchant activement les problèmes potentiels et les opportunités d’amélioration. Cette méthode garantit que les dirigeants restent constamment engagés dans les opérations quotidiennes et peuvent résoudre les problèmes rapidement.
Marche Gemba vs le Management by Wandering Around (MBWA) »
Examinons les nuances entre les marches Gemba et le Management by Wandering Around (MBWA) », deux méthodes de gestion distinctes.
Management by Wandering Around (MBWA)
Cette approche est plus informelle et spontanée. Imaginez un superviseur qui se promène nonchalamment dans l’atelier de production, vérifie auprès des équipes et s’assure que tout se passe bien, mais sans liste de contrôle spécifique ni processus de validation structuré.
C’est un moyen pour les gestionnaires de rester en contact avec leurs équipes et la réalité du lieu de travail, au-delà des limites de la paperasse du bureau. Cependant, contrairement à une marche Gemba, l’approche MBWA ne met généralement pas l’accent sur des thèmes ou des domaines spécifiques.
Marche Gemba
En revanche, une marche Gemba est plus ciblée. Les gestionnaires qui participent à une telle marche ont un objectif ou un thème clair en tête. Ils recherchent activement les domaines à améliorer, les problèmes potentiels ou le gaspillage dans des processus ou des départements spécifiques.
Il s’agit d’une approche structurée qui va au-delà de la présence sur le terrain. Il s’agit donc de s’engager et d’interagir avec le personnel dans l’environnement de travail pour favoriser l’amélioration continue et la résolution de problèmes.
Mise en place d'un programme de marche Gemba
Il s’agit de trouver le rythme adapté aux différents niveaux de gestion.
Par exemple, les chefs d’équipe peuvent effectuer leurs tournées deux fois par jour pour surveiller de près les opérations. Les superviseurs pourraient opter pour un horaire quotidien ou hebdomadaire afin d’équilibrer leurs tâches de supervision. En ce qui concerne les cadres ou la haute direction, un horaire bimensuel peut être idéal pour maintenir une surveillance stratégique sans se perdre dans les détails.
Que vous soyez adepte de la méthode traditionnelle ou structurée, l’importance des marches Gemba n’est plus à démontrer.
L’importance des Gemba Walks
Leur importance est étroitement liée au maintien d’une solide culture d’amélioration continue (également connue sous le nom de Kaizen) au cœur de tous les efforts.
Les marches Gemba permettent d’identifier systématiquement les opportunités d’amélioration et de transformer les idées en plans d’amélioration. Voici plusieurs raisons pour lesquelles divers secteurs de travail les intègrent dans les calendriers des gestionnaires :
- Elles incitent les gestionnaires à identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent.
- Elles permettent d’identifier régulièrement les opportunités d’amélioration.
- Elles contribuent à augmenter la productivité et l’efficacité globale des équipements (EGE).
- Elles réduisent les gaspillages tout en atténuant les risques pour la santé et la sécurité.
- Elles impliquent tous les niveaux organisationnels (chefs d’équipe, gestionnaires et cadres).
- Elles fournissent un aperçu contextuel des processus de travail.
- Elles renforcent l’engagement et la valorisation des projets.
- Elles mettent en avant les idées et les suggestions d’amélioration des employés.
- Elles fournissent des données et des informations pour le retour d’information et le suivi.
6 étapes pour mener une Gemba Walk réussie
Effectuez des marches Gemba en suivant ce guide en 6 étapes :
- Définissez le but : Tout d’abord, définissez le but de la marche Gemba. Cette étape préliminaire aidera le superviseur à rester concentré sur un sujet spécifique et à remarquer des détails plus fins plutôt que de se laisser distraire par divers éléments.
- Préparez-vous : Examinez les calendriers de production, les consignes de sécurité et d’autres informations pertinentes. Préparez une liste de contrôle avec des questions et des points de contrôle pertinents. Communiquez le plan aux employés pour vous assurer de leur coopération.
- Observez : Les gestionnaires doivent se déplacer sur le lieu de travail avec un formulaire, une liste de contrôle ou un appareil mobile. Demandez-leur d’évaluer les processus, d’enregistrer des observations directes, de dialoguer avec les membres de l’équipe et d’identifier les problèmes, les gaspillages ainsi que les opportunités d’amélioration.
- Communiquez les points d’intérêt : Établissez un ordre de priorité et les points à retenir et transmettez-les au bon niveau de direction ou à la réunion appropriée.
- Passez à l’action : Résolvez les problèmes identifiés. Cette initiative peut inclure la mise en œuvre de contremesures, de nouveaux processus, de formations supplémentaires ou la modification du calendrier de production.
- Assurez le suivi : Veiller à ce que les changements soient adéquats et permanents. Répétez ce processus régulièrement (chaque jour, semaine, mois ou à tout moment). Communiquez les changements et les améliorations aux employés. Fournissez des commentaires et des suivis.
Logiciel de Gemba Walk
Comment les marches Gemba soutiennent-elles la gestion proactive?
La gestion proactive est l’un des principes essentiels des tournées de terrain. Pour l’illustrer, considérons l’exemple suivant.
Un gestionnaire est nouvellement chargé de surveiller une chaîne de production de pièces automobiles. Un supérieur l‘informe que des taux de défauts anormalement élevés sont récemment survenus. Dans un premier temps, le superviseur décide d’ajouter une marche Gemba quotidienne à son horaire pour identifier la cause profonde du problème et rester au courant du problème.
Lors de la marche Gemba, le gestionnaire visite la ligne de production, observe le processus et discute avec les opérateurs. Ensemble, ils remarquent qu’une machine produit des pièces irrégulières et provoque des défauts en aval.
Après une enquête plus approfondie, le superviseur découvre que la machine a besoin d’être entretenue et recalibrée. Il planifie la maintenance et forme les opérateurs à calibrer correctement la machine. Résultat : le taux de défauts diminue tandis que l’efficacité et la qualité globales de la ligne de production s’améliorent.
En identifiant et en résolvant le problème de manière proactive par le biais d’une marche Gemba, le superviseur a évité d’autres défauts et a amélioré l’efficacité de la ligne de production.
6 avantages de la marche Gemba
Les marches Gemba offrent plusieurs avantages. Voici les six plus importants :
Efficacité accrue
Les marches Gemba Walks permettent d’identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités dans le processus de production. En s’attaquant à ces problèmes dès le début, les fabricants améliorent leur efficacité et réduisent les gaspillages.
Pour illustrer cet avantage, prenons un exemple hypothétique. Dans une usine de fabrication de systèmes de refroidissement, une marche Gemba peut révéler que la distance entre l’inventaire des pièces et la chaîne de montage entraîne des retards. L’usine réduit ensuite les mouvements inutiles en réorganisant l’entreposage pour alléger le flux de production et réduire le temps de cycle.
Qualité améliorée
En identifiant et en traitant les problèmes de manière proactive, les organisations améliorent la qualité des produits et des services. Les marches Gemba aident également les superviseurs à identifier les domaines dans lesquels une formation supplémentaire peut s’avérer nécessaire.
Par exemple, une marche Gemba peut permettre d’identifier les non-conformités dans les procédures de soins aux patients dans un hôpital. En comblant ces lacunes grâce à la formation du personnel et à une meilleure planification, cela permettra d’améliorer les soins et de réduire les taux d’erreurs.
Meilleure communication
Les marches Gemba permettent une meilleure communication entre les superviseurs et le personnel. Cet effort permet d’instaurer la confiance, d’améliorer la collaboration entre les services, de mieux résoudre les problèmes et de rendre les processus plus efficaces.
Par exemple, les marches Gemba peuvent combler le fossé de communication entre les techniciens et le personnel administratif d’un laboratoire médical. Cette pratique de gestion proactive permet de mieux coordonner les efforts dans le traitement des échantillons de patients et d’améliorer des délais d’exécution et d’obtention des résultats des tests.
Sécurité accrue
En effectuant régulièrement des marches Gemba, les superviseurs identifient les risques pour la sécurité et prennent des mesures pour les atténuer avant qu’ils ne deviennent une préoccupation importante. Cette activité récurrente permet de prévenir les accidents et les blessures sur le lieu de travail.
Une marche Gemba dans une usine peut révéler un risque d’incendie dû à l’entreposage inadéquat de produits chimiques. La direction peut alors rectifier les méthodes de stockage et réduire les risques d’accident.
Développement du leadership
La participation aux marches Gemba permet aux dirigeants de mieux comprendre les opérations, d’améliorer leurs compétences en matière de résolution de problèmes et de renforcer les relations avec les employés. Cela renforce également l’importance d’un leadership au service des autres et permet de montrer l’exemple.
Lors des marches Gemba dans une usine textile, le responsable du contrôle de la qualité peut identifier des non-conformités dans les processus de teinture des tissus. En s’attaquant immédiatement à ces écarts et en mettant en œuvre des procédures standardisées, le responsable entreprend un cycle d’amélioration continue qui conduit à une qualité constante des produits et à une réduction des gaspillages.
Amélioration continue
Les marches Gemba favorisent une culture d’amélioration continue en permettant aux dirigeants d’identifier et de résoudre les problèmes rapidement, de documenter les opportunités d’amélioration et de suivre les progrès au fil du temps.
L’équipe administrative peut remarquer des temps d’attente prolongés et des goulots d’étranglement lors des marches Gemba dans un hôpital. Ils peuvent réagir en simplifiant les processus de triage et en améliorant la communication entre les infirmières de triage et les médecins urgentistes.
Pourquoi numériser les Gemba Walks?
La numérisation des marches Gemba apporte plusieurs avantages :
Élimination de la transcription manuelle
Les marches Gemba traditionnelles nécessitent généralement une prise de notes manuelle sur papier. Une personne doit transcrire ou saisir les informations dans un système de classement ou un système informatique. Ce processus prend du temps et est sujet aux erreurs.
La solution numérique de Tervene élimine le besoin d’entrées multiples, parce que les données sont saisies, triées et stockées directement dans le système. Cette élimination de la redondance permet de gagner du temps et garantit l’exactitude des données collectées – plus besoin d’envoyer des courriels ou de transcrire les tâches de suivi.
Collecte et analyses automatisées des données
Les données numériques provenant de marches Gemba sont automatiquement collectées et analysées. Cette fonctionnalité permet d’obtenir des rapports en temps réel. Les gestionnaires et les superviseurs peuvent prendre rapidement des décisions éclairées et bénéficier d’une meilleure visibilité.
Résolution rationalisée des problèmes
Les solutions numériques permettent d’agir immédiatement après avoir identifié des problèmes lors d’une marche Gemba. Les utilisateurs convertissent facilement une observation en tâche ou l’incluent dans l’ordre du jour d’une réunion pour en discuter. Cette résolution accélérée garantit que les points de discussion seront abordés rapidement et éviteront d’être perdus dans le va-et-vient quotidien des opérations.
Par exemple, les administrateurs des services de soins de santé peuvent résoudre les problèmes de salubrité dans les chambres des patients dès qu’ils sont signalés par le personnel et éviter ainsi les problèmes récurrents.
Suivi et enregistrement pour une amélioration continue
Les superviseurs peuvent facilement enregistrer les opportunités d’amélioration dans les systèmes numériques. Cette fonctionnalité favorise une culture d’amélioration continue, parce qu’elle encourage les équipes à documenter les idées et à suivre leur mise en œuvre en une seule action.
Tervene : votre logiciel de marches Gemba
La mise en place d’une gestion proactive dans les secteurs manufacturiers et dans la santé nécessite des pratiques et des outils appropriés. La solution de marche Gemba de Tervene facilite les tournées de plancher structurées et standardisées. Notre logiciel améliore le contrôle opérationnel, la visibilité et la prévention des problèmes. En intégrant de manière transparente la sécurité, la conformité et la gestion de la qualité, Tervene lève la barre en matière d’efficacité et de fiabilité.
Étude de cas réel : Marche Gemba à l’usine de Canimex
Les chefs d’équipe utilisent quotidiennement leurs tablettes pour effectuer des marches Gemba à chaque poste de travail. Ils identifient de manière proactive les problèmes et les opportunités. Selon la priorité de la situation, des tâches assorties d’échéances sont attribuées à des groupes de soutien pour résoudre le problème. Lisez l’étude de cas complète.
FAQ : Marches Gemba
Une liste de contrôle pour marches Gemba est un outil utilisé pour guider les gestionnaires lors de leurs marches sur le lieu de travail afin de s’assurer qu’ils couvrent les domaines et processus essentiels. Pour plus de détails, consultez notre liste de vérification et de questions pour tournées de plancher.
Non, une marche Gemba ne consiste pas à exécuter un audit. Elle met l’accent sur l’amélioration des processus et l’engagement des employés plutôt que sur la conformité et l’inspection. Contrairement à un audit, qui consiste à évaluer le respect des normes, une marche Gemba est davantage axée sur l’apprentissage et la résolution de problèmes.
- Marches Gemba du superviseur : Elles mettent l’accent sur les aspects opérationnels quotidiens.
- Marche Gemba du chef d’équipe : Elle met l’accent sur les procédures et les processus au niveau de l’équipe.
- Marche Gemba de sécurité : Elle met l’accent sur l’identification et l’atténuation des risques en matière de sécurité.
- Marche Gemba de l’entrepôt : Elle est adaptée à la logistique et l’efficacité du stockage.
- Marche Gemba proactive : Elle vise à anticiper et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
- À faire : Soyez respectueux, concentrez-vous sur les processus, posez des questions ouvertes et effectuez le suivi des résultats.
- À ne pas faire : Évitez de blâmer les autres, ne vous précipitez pas et n’ignorez pas les commentaires d’autrui.
Les marches Gemba permettent d’observer les processus dans les centres de soins et de la santé, d’identifier les inefficacités et d’améliorer l’expérience et le bienêtre des patients.
Ces marches Gemba mettent l’accent sur l’amélioration de l’efficacité de la production, la réduction des gaspillages et le contrôle de la qualité.
Dans un entrepôt, les marches Gemba permettent d’identifier les inefficacités logistiques, les problèmes de sécurité et les moyens d’optimiser les processus d’entreposage et de récupération.
Le personnel à différents niveaux, y compris les chefs d’équipe, les superviseurs et les cadres, devrait effectuer des marches Gemba. Chaque niveau organisationnel se concentre sur différents aspects des opérations.
Non. Alors qu’une marche pour la gestion des gaspillages vise à identifier et à éliminer les gaspillages dans les processus, une marche Gemba met l’accent sur l’efficacité, la sécurité et l’engagement des employés.
Après toute marche Gemba, il est crucial d’analyser les résultats, de prioriser les actions, de mettre en œuvre les changements et de les communiquer à l’équipe. Le suivi est essentiel pour garantir une amélioration continue.
