Dans les milieux manufacturiers et de la santé, l’audit des processus est indispensable. C’est la pierre angulaire de toute organisation qui vise l’excellence de ses produits et services. On ne saurait trop insister sur le maintien de procédures sûres et efficaces, parce que les répercussions des écarts et des non-conformités peuvent entraîner des conséquences coûteuses : rappels de produits, perte de clients et atteinte à la réputation.
La définition de l’audit de processus par couches
L’audit de processus par couches (Layered Process Audits ou LPA) est une structure d’audits menés par plusieurs niveaux hiérarchiques d’une organisation pour garantir la conformité et l’efficacité des processus. Les LPA mobilisent les employés de première ligne, les chefs d’équipe, les managers et la haute direction. Chaque couche ou niveau d’auditeurs utilise une liste de contrôle distincte et vérifie différents thèmes ou processus du lieu de travail en fonction de son autorité.
Les LPA sont une approche de gestion proactive. Il s’agit d’une technique d’inspection de la qualité, de la sécurité et de l’efficacité qui se concentre sur les processus plutôt que les produits ou services finis. L’objectif est de suivre systématiquement les procédures opérationnelles, de maintenir les normes de qualité, de rectifier les écarts le plus tôt possible et de favoriser l’amélioration continue.
Les couches d’audit pour mobiliser plusieurs niveaux d’auditeurs
Les audits de processus par couches impliquent des individus de divers échelons de gestion, chacun ayant un focus et un champ d’évaluation distincts :
- Couche 1 – Employés de première ligne et opérateurs : les employés de première ligne effectuent des audits de leurs postes ou aires de travail. Leurs audits se concentrent sur le respect des normes de sécurité et des procédures d’opération standards (SOP). Ces employés sont bien placés pour identifier les problèmes, parce qu’ils sont directement concernés par les opérations quotidiennes.
- Couche 2 – Chefs d’équipe et superviseurs : les chefs d’équipe et superviseurs jouent un rôle clé dans la réalisation des audits, parce qu’ils vérifient principalement si les membres de l’équipe suivent les procédures établies et les protocoles de sécurité.
- Couche 3 – Gestionnaires : les gestionnaires (de production ou d’atelier) participent aux audits de processus par couches pour évaluer la performance globale. Ils examinent l’allocation des ressources et identifient les besoins en formation ou les opportunités d’amélioration.
- Couche 4 – Directeurs : la haute direction (et les cadres supérieurs) participe aux audits de processus par couches pour avoir une vue d’ensemble de l’organisation. Leurs audits se concentrent sur des aspects stratégiques, tels que l’alignement avec les objectifs organisationnels et la conformité règlementaire. L’implication de la direction souligne son engagement envers la gestion de la qualité et l’amélioration continue.
- Équipes support: les audits de processus par couches impliquent également les équipes support pour traiter les non-conformités. Ces équipes garantissent une stratégie globale de contrôle de la qualité, de la sécurité et de l’efficacité.
- Équipes d’assurance qualité et d’amélioration continue : les équipes d’assurance qualité et d’amélioration continue propulsent les programmes d’audit de processus par couches. Elles coordonnent le calendrier d’inspections, fournissent des formations et prennent des mesures correctives. Ces groupes jouent un rôle crucial dans la promotion d’une culture de responsabilité.
Le principe central dans la réalisation des audits de processus par couches est la collaboration entre tous les niveaux de gestion qui réitèrent sans cesse leur engagement envers la transparence, la responsabilité et l’amélioration continue.
La fréquence des LPA – planifier des audits de processus par couches
La fréquence de réalisation des audits de processus par couches varie en fonction de la proximité de l’auditeur aux processus en question : plus un auditeur est proche de la zone auditée dans ses fonctions quotidiennes, plus il effectuera fréquemment l’audit. Par exemple, un superviseur peut réaliser des audits de son poste de travail ou de son unité de production chaque semaine, tandis qu’un directeur d’usine peut effectuer des audits mensuels.
Par ailleurs, pour planifier et mettre en place le travail standard du leader, les calendriers d’audits de processus par couches sont un outil essentiel. Établissez l’horaire des audits pour des vérifications régulières et choisissez parmi des fréquences quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou personnalisées pour garantir que les auditeurs respectent leurs échéances.
Comment élaborer des audits de processus par couches (LPA)?
Les audits de processus par couches peuvent être structurés en plusieurs étapes. Voici un plan pour mener des LPA efficaces :
- Définir les processus audités : commencez par définir clairement les processus nécessitant un audit. Il peut s’agir de protocoles de sécurité, de procédures de contrôle de la qualité et plus encore.
- Créer des listes de contrôle et des formulaires de vérification : élaborez des listes de vérification détaillées ou des critères d’évaluation pour couvrir de manière exhaustive chaque étape des processus audités. Ces listes servent de guide aux auditeurs pour évaluer la conformité.
- Assigner des auditeurs : désignez des individus de chaque niveau de gestion pour effectuer les audits. Par exemple, les chefs d’équipe pourraient auditer les opérateurs de première ligne. Les gestionnaires pourraient auditer les chefs d’équipe et ainsi de suite.
- Prévoir la fréquence des audits : déterminez à quelles fréquences les différents audits auront lieu (sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou personnalisée) et inscrivez-les dans les calendriers des auditeurs pour renforcer la responsabilisation.
- Réaliser les audits : réalisez régulièrement des audits en utilisant les listes de contrôle. Les auditeurs vérifient les processus et identifient les non-conformités.
- Documenter les résultats : les résultats des audits, qu’il s’agisse d’observations positives ou de remarques à améliorer, doivent toujours être documentés et relayés à l’équipe appropriée.
- Analyser les données : recueillez et analysez les données d’audit pour identifier les tendances, les problèmes récurrents et les domaines nécessitant des améliorations.
- Gérer les actions correctives et préventives : lorsque les auditeurs identifient des écarts ou des problèmes, ils doivent définir des actions, les remonter aux bons niveaux de gestion et impliquer les équipes support.
- Boucle de rétroaction : partagez les résultats des audits et les actions d’amélioration avec les parties prenantes. La transparence est essentielle pour sensibiliser et responsabiliser.
Bref, établir des rôles et des responsabilités bien définies pour chaque niveau est nécessaire afin de s’assurer que les résultats des audits de processus par couches ne sont pas de simples observations isolées, mais des déclencheurs de progrès.
L’importance et les avantages de réaliser des audits de processus par couches
Les audits de processus par couches ou Layered Process Audits en anglais revêtent une grande importance dans l’amélioration des processus, de la qualité et de la sécurité. Voici pourquoi ils sont indispensables :
- Limitation et contrôle des risques : les audits de processus par couches adoptent une approche proactive en identifiant et en atténuant les risques liés aux processus. En mettant l’accent sur la sécurité au travail, la normalisation des processus et la conformité, les audits de processus par couches réduisent les probabilités d’erreurs, d’incohérences et d’écarts.
- Amélioration de la qualité : en vérifiant régulièrement les standards et les procédures liés à la qualité, les audits de processus par couches améliorent les opérations avant que des problèmes ne surviennent.
- Garantie du respect des normes et de la conformité : les audits de processus par couches sont un outil crucial pour démontrer la conformité envers diverses certifications et exigences, notamment l’ISO 9001, l’IATF 16949, et le CQI-8 (pour l’amélioration de la qualité), l’ISO 45001 (pour la gestion de la sécurité) et l’ISO 14001 (pour la gestion environnementale).
- Favorisation d’une culture de l’excellence : la mise en place d’audits de processus par couches favorise une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation. Les employés de tous niveaux sont encouragés à identifier des opportunités d’amélioration.
Par-dessus tout, les avantages des audits de processus par couches vont au-delà des améliorations tangibles pour inclure des gains intangibles, tels qu’une présence accrue des gestionnaires sur le terrain, le renforcement des étapes des processus et un soutien de la culture d’amélioration continue.
Les avantages des audits de processus par couches numériques
La transition des audits réalisés sur papier vers les audits numériques offre une panoplie d’avantages :
- Audits plus rapides et plus efficaces : les audits de processus par couches numériques accélèrent et optimisent le processus d’audit. Grâce à des interfaces conviviales, les auditeurs peuvent accomplir la tâche en une fraction du temps nécessaire pour les audits effectués sur papier.
- Meilleure gestion des actions correctives et préventives (CAPA) : la gestion des CAPA devient plus efficace avec les audits de processus par couches numériques. Cela facilite l’identification et la résolution rapides des problèmes en réduisant le délai entre ces deux étapes.
- Gestion des versions et archives de formulaires : les audits de processus par couches numériques garantissent que les formulaires d’audit et les listes de contrôle sont à jour et disponibles en tout temps. Cette standardisation facilite également les comparaisons entre différents sites et versions.
- Analyse des données instantanée : les audits de processus par couches numériques permettent la collecte de données en temps réel. Cette instantanéité assure que les résultats des audits sont rapidement disponibles et permettent des actions correctives efficaces.
- Sécurité accrue des données : les audits réalisés sur une application protègent les données contre les accès non autorisés et offrent une sécurité supérieure aux audits sur papier.
- Réduction des coûts cachés : bien que les systèmes sur papier puissent sembler économiques, ils entraînent souvent des coûts cachés en termes de temps et d’efforts consacrés à la paperasse. Les audits de processus par couches numériques éliminent ces coûts cachés.
Tout aussi importants, les audits de processus par couches numériques améliorent la visibilité des modifications de documents, évitent les erreurs de saisie manuelle et facilitent les initiatives d’amélioration continue. Avec des plateformes numériques, les utilisateurs peuvent garantir que les bonnes personnes reçoivent les demandes appropriées au bon moment.
Les logiciels d’audits de processus par couches
Les logiciels d’audit de processus par couches innovent pour permettre aux organisations de mettre en place rapidement et efficacement un programme d’audit. Les logiciels d’audit de processus par couches offrent une large gamme de fonctionnalités et d’avantages, notamment :
Fonctionnalités :
- Planification : prévoyez facilement les calendriers d’audits pour garantir des vérifications qui tombent à pic.
- Listes de contrôle : créez des listes adaptées aux besoins de votre organisation.
- Gestion des actions correctives et préventives : suivez et gérez efficacement les actions.
- Escalade des problèmes : remontez les problèmes pour assurer une résolution rapide.
- Gestion des tâches : gérez efficacement les tâches liées aux audits de processus par couches.
- Rapports d’audit et analyses : accédez à des rapports en temps réel et à des analyses pour prendre des décisions basées sur les données.
Avantages des logiciels :
- Facilité d’utilisation : assurez-vous que les auditeurs puissent accomplir facilement le processus de vérification.
- Efficacité administrative : simplifiez la mise en œuvre, éliminez la lourdeur administrative et la ressaisie des données.
À propos de Tervene
Tervene offre une solution d’audit et d’inspection sur une application mobile permettant aux organisations d’améliorer la qualité, l’efficacité et la conformité. Avec une vaste expérience dans le secteur manufacturier, dans les établissements de la santé et dans le domaine de la distribution, l’entreprise aide plus d’une centaine de clients à atteindre de nouveaux sommets en matière d’excellence opérationnelle. Découvrez comment le logiciel innovant de Tervene peut renforcer l’approche de votre organisation en matière d’audits de processus par couches.
