La gestion d’une usine ou d’opérations comporte son lot d’imprévus et d’urgences, journée après journée. Chaque niveau de gestion désire agir rapidement et anticiper les situations pour demeurer en contrôle des opérations.
Certaines organisations peinent à identifier les problèmes avant qu’ils impactent leurs indicateurs tout en soutenant une culture d’amélioration. C’est ainsi que survient le fameux rôle du “pompier”, qui représente l’urgence accordée à résoudre une situation. Quoique ce rôle peut sembler inévitable, voire essentiel, il vient avec son lot de répercussions à long terme.
Un manque de standard et l’utilisation d’outils de gestion peu adaptés à la réalité du terrain peuvent nuire au maintien de la proactivité. Découvrons dans cet article comment des leaders manufacturiers parviennent à supporter un contrôle proactif des opérations.
Que signifie une gestion en mode pompier?
Le mode de gestion pompier, ou gestion réactive, se rattache à poser continuellement des actions correctives sur les premiers écarts ou problématiques qui se présentent sur le plancher, quitte à déroger de la planification, ignorer des priorités ou se sentir débordé par l’urgence d’intervenir. À défaut de poser des actions préventives ou de détecter les écarts avant qu’ils aient un impact, une gestion réactive nécessitera une action immédiate afin d’éviter des dommages additionnels ou de minimiser les risques en cours. Bien que la résolution de problème rapide soit valorisée, le sentiment d’urgence peut être perçu comme une perte de contrôle sur les opérations. Cette réactivité est généralement imprévue et nuit aux efforts d’amélioration ou à l’atteinte des objectifs.
Causes d’une gestion réactive
Difficulté à détecter proactivement les nouveaux problèmes et prioriser les actions correctives
Vos gestionnaires terrain sont-ils outillés pour prendre en charge proactivement les problèmes qui surviennent dans la journée? Certaines organisations ont de la difficulté à soutenir des pratiques standards pour identifier proactivement des problèmes et éliminer leur récurrence. Un problème détecté tardivement sera plus difficile à prendre en charge et prioriser. D’ailleurs, une faible gestion des priorités fera en sorte que la résolution de problème se fera uniquement en fonction de l’ordre des problèmes rencontrés ou du sentiment d’urgence vécu personnellement par chacun. Ainsi, l’impact sur la planification et sur l’utilisation des ressources seront peu considérés.
Routines de gestion peu standardisées
Les routines de gestion non standardisées sont aussi l’une des causes principales favorisant un mode de gestion réactif. En effet, il peut être difficile pour les gestionnaires de répartir leurs tâches quotidiennes à effectuer parmi les imprévus rencontrés. Cela occasionne un sentiment de perte de contrôle durant leur quart de travail en plus de créer une inconstance dans la performance d’un gestionnaire à l’autre (nombre d’écarts détectés et pris en charge, non conformités soulevées, tâches accomplies etc). Malheureusement, les rencontres d’amélioration continue, la formation à l’équipe ou les rencontres 1:1 sont souvent mises de côté lorsqu’elles ne sont pas planifiées et récurrentes.
Experts techniques aux postes de chefs d’équipes et de superviseurs
En vue de s’adapter aux défis de main-d’œuvre grandissants, la promotion des employés d’expérience à des rôles de gestion est une pratique courante. Le défi principal sera d’identifier leurs besoins de formation afin de combler, s’il y a lieu, le manque d’expérience de gestion. Un rôle de supervision comprend une réalité bien différente de celle d’un opérateur qui maîtrise les aspects techniques du travail. D’ailleurs, un article de BearingPoint met bien en lumière les conséquences de cet enjeu.
60% des travailleurs promus à des postes de superviseurs terrains vont sous performer durant leurs 2 premières années en poste1.
Il est donc important de ne pas négliger l’accompagnement et la formation dont ils auront rapidement besoin afin de répondre aux objectifs de leur rôle. Numériser les pratiques de gestion du superviseur permet de l’outiller avec les bons outils qui favorise rapidement son intégration en plus de permettre l’analyse des comportements de gestion.
Valorisation du mode pompier
L’urgence et la précipitation à prendre en charge tous les problèmes sont parfois valorisées en entreprise. Il est naturel qu’une organisation valorise ce rôle qui permet de sauver autant de situations critiques et d’éviter le pire en matière de problèmes. À long terme, cela favorise une résolution de problème réactive plutôt qu’une méthode proactive de détection ou des mesures préventives. Malgré les bonnes intentions de rapidement régler tous les problèmes rencontrés, l’urgence et le manque de priorisation sont souvent créés par un manque de processus standards de gestion. Il devient pertinent d’améliorer le système de gestion en place et d’outiller les équipes de gestion afin d’être en mesure de mieux prioriser les enjeux prioritaires, de limiter l’utilisation du mode pompier et d’éviter de causer différentes pertes.
Qu’est-ce que la gestion proactive?
La gestion proactive est l’ensemble des pratiques de gestion qui permettent à une organisation de bénéficier d’une agilité et d’un contrôle proactif sur ses opérations. Adopter une gestion proactive permet à une organisation de continuellement s’ajuster face aux situations et aux imprévus qui se présentent tout en gardant un contrôle et réduisant le sentiment d’urgence.
Rôle du gestionnaire proactif
Tous ont un rôle à jouer dans l’organisation afin de profiter d’une proactivité, mais plus précisément, le gestionnaire terrain. Contrairement aux gestionnaires réactifs ou passifs qui se contentent de se précipiter et réagir aux situations, le gestionnaire proactif tentera de défier le statu quo en anticipant les possibles éventualités.
Son rôle consiste à anticiper toutes sortes de problèmes et écarts afin de préparer son équipe à les éviter ou à les surmonter, au moment venu. Une bonne partie de son travail consiste également à épauler les membres de son équipe afin de renforcer les bons comportements, de les élever en compétences et en autonomie. Pour ce faire, une présence systématique sur le plancher est requise pour être disponible auprès des employés. Il est donc primordial pour lui de répartir son temps en fonction des tâches qu’il doit effectuer afin d’optimiser l’utilisation des ressources et de maximiser son impact au sein de l’équipe.
On voulait amener nos gestionnaires de premier niveau à être plus en mode préventif que correctif.
Marie-Anne Côté, Directrice de production chez IPL Plastics
6 façons de promouvoir des pratiques de gestion proactive
Les organisations mettent en place différents standards pour favoriser une gestion proactive. C’est en combinant des pratiques de gestion et en outillant leurs équipes que les organisations profitent d’une gestion proactive et d’un meilleur contrôle sur les opérations à tous les niveaux de gestion de l’entreprise.
1. Former les superviseurs aux pratiques de gestion proactive
De la formation pratique peut être offerte aux opérateurs, aux superviseurs et aux gestionnaires terrain afin qu’ils puissent adopter les différents concepts qui entourent la gestion proactive. Il est également important que ces pratiques puissent perdurer au sein de l’équipe. C’est donc via de l’accompagnement sur le terrain, de la rétroaction, du coaching et du support de la part des gestionnaires que ces pratiques pourront se maintenir et continuellement s’améliorer au sein de l’équipe.
2. Standardiser vos pratiques de gestion avec des outils numériques
La standardisation des pratiques de gestion via la numérisation permet d’uniformiser les méthodes de travail à travers l’ensemble des membres de l’équipe. En combinant également des outils de gestion numériques standards, les gestionnaires effectuent leurs pratiques de gestion dans un environnement commun, autant pour un nouvel employé qu’un gestionnaire senior. Par exemple, en standardisant les outils de détection, de partage et de résolution de problèmes, vous assurez une forte similarité dans la méthode, peu importe qui est chargé d’effectuer ces tâches. En plus de minimiser les risques d’erreurs, la standardisation des pratiques jumelée à leurs numérisations permet au fil du temps de favoriser l’adhérence aux bonnes pratiques.
3. Mettre en place des routines de gestion
La mise en place de routines de gestion fait référence à l’agenda standard de travail pour chaque gestionnaire. De cette manière, chacun peut suivre les tâches essentielles prévues, tout en ayant une visibilité globale sur l’ensemble de sa journée et de la semaine. Les outils de gestion numériques sont d’ailleurs un excellent moyen de faciliter l’adoption d’une routine de gestion, en y associant le bon outil pour l’exécuter.
Le gestionnaire possède également l’autonomie d’intervenir dans des situations imprévues qui nécessitent une attention plus rapide tout en évitant d’impacter la productivité. Il est donc possible pour lui d’organiser et d’optimiser son temps de façon efficace tout en conservant les pratiques de gestion et de contrôle proactif à son horaire.
4. Faciliter la priorisation des actions selon les impacts et les ressources disponibles en outillant les équipes
La priorisation des actions joue un rôle crucial dans l’organisation, la gestion du travail ainsi que la gestion des ressources. Elle peut également avoir d’importantes répercussions lorsqu’elle est négligée. Il est donc nécessaire que les gestionnaires et les superviseurs soient équipés adéquatement afin de procéder à une priorisation stratégique des tâches de résolution. En ayant une meilleure visibilité sur les impacts liés au problèmes soulevés et sur la disponibilité des ressources, les gestionnaires sont capables de prioriser les actions correctives. Les outils de gestion numériques procurent aux gestionnaires l’autonomie et l’information nécessaire pour procéder à une priorisation éclairée des tâches sans avoir à s’attaquer au premier problème rencontré.
5. Déployer des pratiques d’identification proactive des problèmes
L’un des éléments les plus importants lié à une gestion proactive est l’identification proactive des problèmes. Il est essentiel de pouvoir anticiper et identifier les sources de problèmes afin de mettre en place les actions nécessaires pour les contrôler avant qu’ils impactent la sécurité, la productivité, les délais, la qualité, les coûts, etc. Par exemple, la réalisation de tournées de plancher avec listes de validation standards est une pratique efficace pour le gestionnaire afin de demeurer en contrôle du prochain quart, journée ou semaine de travail. Les tournées de plancher sont également l’occasion de mettre en lumière les situations récurrentes afin de les éviter dans le futur via un effort d’amélioration continue et la recherche de la source du problème. De plus, lorsque ces tournées sont réalisées avec des outils numériques, il est facile pour un gestionnaire de communiquer l’information en temps réel aux bons département supports ou collègues afin de prendre action au bon moment. À plus long terme, tous les membres de l’équipe seront amenés à participer à ces pratiques d’identification proactive qui soutiennent une culture d’amélioration.
6. Allouer du temps standard dédié à l’amélioration continue
En allouant du temps standard dédié à l’amélioration continue, il est possible de s’attaquer aux problèmes récurrents soulevés sur le terrain. Il est donc nécessaire, pour atteindre une gestion proactive, de prioriser les opportunités d’améliorations et prendre action. Que ce soit par manque de temps ou car les gestionnaires sont débordés à régler des urgences, il peut être difficile pour une organisation d’allouer des ressources à l’amélioration. C’est pourquoi il importe de standardiser des périodes récurrentes dédiées à l’amélioration continue pour mener ces projets. Lorsque les gestionnaires utilisent des outils numériques, ils conservent une traçabilité sur l’information, le contexte des problèmes et la documentation des opportunités d’amélioration.
Outiller et connecter les équipes de gestion contribue à la proactivité
De bonnes pratiques de gestion sont nécessaires afin d’atteindre un niveau de contrôle durable et une proactivité. L’utilisation de technologies par les membres de l’équipe est un excellent moyen d’arriver à faire perdurer au sein de l’équipe ces meilleures pratiques de gestion.
Lorsque les outils numériques adéquats sont à la disposition des équipes de gestion, c’est alors tout les membres qui bénéficient des avantages suivants:
- Visibilité accrue sur la performance de gestion, sur les plans d’action et suivis
- Environnement mobile sans papier permettant de connecter les équipes entre elles vers la résolution de problèmes et l’amélioration
- Standardisation des pratiques de gestion
- Adhérence aux pratiques, responsabilisation et rigueur des équipes de supervision
À propos de Tervene, la plateforme de gestion
Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien des opérations. Tervene outille les équipes de gestion pour simplifier le travail quotidien et standardiser les processus de gestion: procédures digitales, tournées de plancher (Gemba Walk), audits et inspections, réunions opérationnelles, tâches, amélioration, performance de gestion.
