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Structure de réunions opérationnelles et remontée de problématiques avec Tervene

Que ce soit pour briser les silos entre les équipes et les niveaux hiérarchiques, remonter efficacement les problématiques terrain ou cascader l’information, la structure de réunions est au cœur du contrôle quotidien des opérations.

Les réunions récurrentes sont essentielles dans la routine quotidienne du gestionnaire. Malgré cela, les gestionnaires et dirigeants d’opérations passent énormément de temps en réunions.

Découvrez comment un outil tel que Tervene permet de standardiser la structure de réunions opérationnelles chez les manufacturiers et centres d’opérations.

5 défis liés aux réunions opérationnelles
  1. Les superviseurs et gestionnaires passent énormément de temps en réunions.
  2. Beaucoup de participants se présentent mal préparés aux réunions.
  3. Les réunions sont peu standardisées et la fréquence n’est pas toujours respectée.
  4. Le suivi des actions entre les réunions requiert une lourde tâche administrative.
  5. Les réunions sont peu connectées, ce qui favorise les silos entre les différents métiers, fonctions supports, départements et niveaux de gestion.
Comment surmonter les défis des réunions peu efficaces?
  1. Mieux outiller les équipes afin de préparer et animer les réunions efficacement
  2. Standardiser la récurrence et le déroulement des réunions
  3. Structurer les niveaux de réunions et les critères d’escalade de l’information

La structure de réunions opérationnelles

Une structure de réunion efficace doit comprendre:

Les rencontres quotidiennes d’opérations

7h30h AM

Réunion de début de quart

↓ ↑

9h AM

Réunion quotidienne de production

↓ ↑

11h AM

Comité de direction

__

15:30 PM

Réunion de changement d’équipes

Les rencontres de métiers et de départements

Les rencontres de métiers et de départements

  • Comité Santé et Sécurité
  • Comité amélioration continue
  • Réunion assurance qualité
  • Réunion d’actionnaires
  • Rencontre d’ingénierie
  • Rencontre de gouvernance
  • Réunion de maintenance
  • Rencontre 1-à-1

Les structures de réunions opérationnelles vont se différencier d’une organisation à l’une selon l’industrie, la complexité des opérations, la grandeur de l’organisation et les différents niveaux de gestion en place. Les organisations adoptent également une nomenclature de réunions qui leur est propre.

Le rôle de chaque niveau de gestion

La structure de réunion permet une prise de décision au bon niveau de gestion. Les points de discussions soulevés en réunions sont propres au niveau de gestion et aux rôles des participants. Ainsi, un gestionnaire peut facilement escalader l’information aux bonnes personnes dans l’organisation.

Idéalement, le comité de direction et la rencontre de supervision adresseront des points de discussion qui concernent des échelles de temps différentes. Par exemple, les superviseurs vont se concentrer davantage sur les quarts de travail et sur la journée de travail, possiblement sur la semaine chez certaines organisations. La rencontre de gestion avec les coordinateurs et les groupes supports adressera des points de la semaine et du mois. Le comité de direction pourrait ainsi se concentrer sur une période qui varie entre la semaine et le trimestre.

Comité de direction

Réunion de niveau 3

↓ ↑
Direction – Coordinateurs
Groupes support

Réunion de niveau 2

↓ ↑
Superviseurs – Chefs d’équipes

Réunion de niveau 1

6 raisons pour lesquelles les manufacturiers outillent leurs équipes afin de structurer leurs réunions

1. Simplifier la cascade d’information

L’escalade et la remontée d’information parmi les réunions est simplifiée lorsque les réunions sont connectées et centralisées dans un seul même outil numérique. Un chef d’équipe peut facilement soulever un écart sur le plancher et recevoir une rétroaction rapidement.

2. Connecter les équipes

La structure de réunions connecte les équipes, les niveaux de gestion et départements. En brisant les silos, les fonctions support communiquent plus efficacement avec la force de supervision sur le terrain. L’équipe de santé et sécurité, de maintenance et d’ingénierie pourront collaborer facilement avec les superviseurs.

3. Structurer le travail standard du gestionnaire

Les réunions sont au cœur du travail standard du gestionnaire. Un gestionnaire et un superviseur bien outillé réalisera des réunions structurées suivant son agenda standard de la journée, de la semaine et du mois.

4. Standardiser les réunions et les transferts de quarts de travail

Les manufacturiers parviennent à standardiser les transferts de quart de travail, les changements d’équipes et la réalisation des différentes rencontres.

5. Assurer un suivi des actions correctives et de l’avancement

En gagnant en visibilité sur les comptes rendus de réunions, sur l’avancement des tâches et des points de discussion, tous les participants aux réunions sont au courant des derniers avancements.

6. Promouvoir la prise de responsabilités et du rôle des participants

Par l’assignation de responsables et de dates d’échéances, les animateurs de réunions peuvent encourager les participants à prendre leurs responsabilités sur les problématiques partagées en réunion.

Numériser les réunions avec Tervene

Avec Tervene, il est 65% plus rapide pour les gestionnaires de préparer et conduire une réunion. En moyenne, les clients manufacturiers de Tervene standardisent 10 réunions ou plus.

Offrir aux employés et gestionnaires de meilleurs outils pour collaborer assure le maintient des meilleures pratiques de réunions. À l’opposé, sans outil adéquat, les organisations observent parfois une perte de momentum et d’adhérence aux bonnes pratiques de gestion.

La numérisation de la structure de réunions permet de standardiser les rencontres récurrentes, de faciliter le suivi des actions et d’archiver automatiquement les compte-rendu de réunions. Chacun a une visibilité sur l’historique des points de discussion et peut contribuer en ajoutant des commentaires, des photos ou des fichiers. Les participants sont mieux préparés avec un ordre du jour collaboratif. Les gestionnaires réduisent considérablement le temps passé en réunion avec moins de lourdeur administrative et de retranscription.

Tervene est très efficace pour gérer des réunions récurrentes et les actions qui en découlent. Le transfert d’une réunion à l’autre permet de suivre collectivement plusieurs tâches.

Directrice des ressources humaines

Tervene, l’outil de contrôle quotidien des opérations 4.0

Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien des opérations. Notre plateforme connectée aide vos équipes terrain et gestionnaires dans leur quête vers l’excellence opérationnelle avec des processus durables de contrôle quotidien, de collaboration, de résolution de problèmes et d’amélioration.

Des manufacturiers, gestionnaires d’opérations et plusieurs PMEs ont numérisé leurs pratiques de gestion avec notre aide: tournées de plancher, rituel quotidien, audits, inspections, réunions opérationnelles, procédures numériques, gestion de l’amélioration et plus encore.

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