Que ce soit pour briser les silos entre les groupes support ou pour remonter efficacement les problématiques terrain parmi les niveaux hiérarchiques, la structure de réunions est essentielle à la gestion quotidienne des opérations.
Quels sont les défis liés aux réunions?
- Les superviseurs et gestionnaires passent énormément de temps en réunions.
- Beaucoup de participants se présentent mal préparés aux réunions.
- Les réunions sont peu standardisées et la fréquence n’est pas toujours respectée.
- Le suivi des actions entre les réunions requiert une lourde tâche administrative.
- Les réunions sont peu connectées, ce qui favorise les silos entre les différents métiers, fonctions supports, départements et niveaux de gestion.
Comment surmonter les défis des réunions peu efficaces?
- Outiller les équipes afin de préparer et animer les réunions efficacement
- Standardiser la récurrence et le déroulement des réunions
- Structurer les niveaux de réunions et les critères d’escalade de l’information
Découvrez comment un outil tel que Tervene permet de standardiser la structure de réunions chez les manufacturiers et centres d’opérations.
La structure de réunions opérationnelles
La structure de réunion comprend l’ensemble des réunions récurrentes qui sont nécessaires au contrôle des opérations et qui permettent de partager efficacement l’information entre les niveaux de gestion et les équipes support. Une structure de réunion devrait comprendre:
- Plusieurs niveaux de réunions permettant une cascade de l’information
- Des critères d’escalades de problématiques pour assurer la prise en charge au bon niveau de gestion
- Une méthode de transfert efficace de l’information: points de discussion, fichiers et photos
- Une rétroaction allant jusqu’aux chefs d’équipes et employés suite aux décisions prises
- Une rencontre dédiée aux transferts de quart pour les changements d’équipe
- Des rencontres départementales ou entre fonctions supports
Les rencontres quotidiennes d’opérations
7h30 AM
Réunion de début de quart
↓ ↑
9h AM
Réunion quotidienne de production
↓ ↑
11h AM
Comité de direction
__
15h30 PM
Réunion de changement d’équipes
Les rencontres de métiers et de départements
Les rencontres de métiers et de départements
- Comité Santé et Sécurité
- Comité amélioration continue
- Réunion assurance qualité
- Réunion d’actionnaires
- Rencontre d’ingénierie
- Rencontre de gouvernance
- Réunion de maintenance
- Rencontre 1-à-1
Les structures de réunions vont se différencier d’une organisation à l’une selon l’industrie, la complexité des opérations, la grandeur de l’organisation et les différents niveaux de gestion en place. Les organisations adoptent également une nomenclature de réunions qui leur est propre.
Le rôle de chaque niveau de gestion
La structure de réunion permet une prise de décision au bon niveau de gestion. Les points de discussions soulevés en réunions sont propres au niveau de gestion et aux rôles des participants. Ainsi, un gestionnaire peut facilement escalader l’information aux bonnes personnes dans l’organisation.
Idéalement, le comité de direction et la rencontre de supervision adresseront des points de discussion qui concernent des échelles de temps différentes. Par exemple, les superviseurs vont se concentrer davantage sur les quarts de travail et sur la journée de travail, possiblement sur la semaine chez certaines organisations. La rencontre de gestion avec les coordinateurs et les groupes supports adressera des points de la semaine et du mois. Le comité de direction pourrait ainsi se concentrer sur une période qui varie entre la semaine et le trimestre.
Comité de direction
Réunion de niveau 3
↓ ↑
Direction – Coordinateurs
Groupes support
Réunion de niveau 2
↓ ↑
Superviseurs – Chefs d’équipes
Réunion de niveau 1
La structure de réunions chez Manac Inc.
6 raisons pour lesquelles les manufacturiers optent pour le numérique pour supporter les réunions
1. Simplifier la cascade d’information entre les niveaux de gestion
L’escalade et la remontée d’information parmi les réunions est simplifiée lorsque les réunions sont connectées et centralisées dans un seul même outil numérique. Un chef d’équipe peut facilement soulever un écart sur le plancher et recevoir une rétroaction rapidement.
2. Connecter les équipes dans un environnement mobile et sans papier
La structure de réunions connecte les équipes, les niveaux de gestion et départements. En brisant les silos, les fonctions support communiquent plus efficacement avec la force de supervision sur le terrain. L’équipe de santé et sécurité, de maintenance et d’ingénierie pourront collaborer facilement avec les superviseurs.
3. Structurer le travail standard du gestionnaire
Les réunions sont au cœur du travail standard du gestionnaire. Un gestionnaire et un superviseur bien outillé réalisera des réunions structurées suivant son agenda standard de la journée, de la semaine et du mois.
4. Standardiser les réunions et les transferts de quarts de travail
Les manufacturiers parviennent à standardiser les transferts de quart de travail, les changements d’équipes et la réalisation des différentes rencontres.
5. Gagner en visibilité sur le suivi des actions correctives et sur l’avancement
En gagnant en visibilité sur les comptes rendus de réunions, sur l’avancement des tâches et des points de discussion, tous les participants aux réunions sont au courant des derniers avancements.
6. Promouvoir la prise de responsabilités et le rôle des participants
Par l’assignation de responsables et de dates d’échéances, les animateurs de réunions peuvent encourager les participants à prendre leurs responsabilités sur les problématiques partagées en réunion.
Numériser les réunions avec Tervene
Avec Tervene, il est 65% plus rapide pour les gestionnaires de préparer et conduire une réunion. En moyenne, les clients manufacturiers de Tervene standardisent 10 réunions ou plus.
En ayant de meilleurs outils pour collaborer, les employés et gestionnaires assurent le maintient des meilleures pratiques de réunions. À l’opposé, sans outil adéquat, les organisations observent parfois une perte de momentum et d’adhérence aux bonnes pratiques de gestion.
La numérisation de la structure de réunions permet de standardiser les rencontres récurrentes, de faciliter le suivi des actions et d’archiver automatiquement les compte-rendu de réunions. Chacun a une visibilité sur l’historique des points de discussion et peut contribuer en ajoutant des commentaires, des photos ou des fichiers. Les participants sont mieux préparés avec un ordre du jour collaboratif. Ainsi, les gestionnaires réduisent considérablement le temps passé en réunion avec moins de lourdeur administrative et de retranscription.
Tervene est très efficace pour gérer des réunions récurrentes et les actions qui en découlent. Le transfert d’une réunion à l’autre permet de suivre collectivement plusieurs tâches.
Directrice des ressources humaines
Tervene, l’outil de contrôle quotidien des opérations 4.0
Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien des opérations. Notre plateforme connectée aide vos équipes terrain et gestionnaires dans leur quête vers l’excellence opérationnelle avec des processus durables de contrôle quotidien, de collaboration, de résolution de problèmes et d’amélioration.
Des manufacturiers, gestionnaires d’opérations et plusieurs PMEs ont numérisé leurs pratiques de gestion avec notre aide: tournées de plancher, rituel quotidien, audits, inspections, réunions opérationnelles, procédures numériques, gestion de l’amélioration et plus encore.
