- Définir la roue de Deming et la méthode PDCA
- Les origines de la méthode PDCA et de la roue de Deming
- Les 4 étapes de la méthode PDCA
- Les itérations de la méthode PDCA
- Les utilisations de la méthode PDCA
- Solution de gestion des plans d’action et suivi des tâches
Définir la roue de Deming et la méthode PDCA
D’une part, la roue de Deming est une représentation visuelle d’un modèle de gestion de la qualité, de projets et de problèmes. D’autre part, la méthode ou le cycle PDCA (Plan Do Check Act) est une méthodologie de base pour développer et personnaliser les procédures internes des organisations.
Alors que la roue de Deming est un concept global de gestion, le cycle PDCA est une méthodologie systématique d’amélioration continue des processus. Il s’inscrit dans la roue de Deming et il comporte quatre étapes enchainées de manière itérative :
- Plan ou planifier (fixer des objectifs et concevoir un plan pour répondre à un besoin);
- Do ou développer c.-à-d. réaliser (mettre en œuvre le plan);
- Check ou vérifier c.-à-d. évaluer (recueillir des données et évaluer les résultats);
- Act ou agir c.-à-d. améliorer (prendre des mesures correctives et standardiser l’ensemble des processus).
Dans l’article suivant, nous examinons les origines, les étapes, les itérations et les utilisations du cycle PDCA et de la roue de Deming.
Les origines de la méthode PDCA et de la roue de Deming
La méthode PDCA, également connue sous le nom de cycle de Shewhart ou de Deming, tire ses origines des travaux du physicien Walter Shewhart dans les années 1920. Toutefois, le Dr W. Edwards Deming a joué un rôle essentiel dans son développement ultérieur. Dans les années 1940, Deming a apporté des modifications au cycle de Shewhart pour l’adapter à la gestion.
Il a ensuite exporté ces concepts au Japon dans les années 1950, contribuant ainsi à la révolution de la gestion de la qualité dans ce pays1. La philosophie sous-jacente de la méthode PDCA a gagné en popularité grâce à son intégration avec les principes de la production Lean et le système de production Toyota. Dans les années 1980, Deming a modifié le titre du cycle, le renommant PDSA (Plan–Do–Study–Act) pour mettre l’accent sur l’importance de l’analyse plutôt que la simple inspection2.
Les 4 étapes de la méthode PDCA (Plan Do Check Act)
Étape 1 : Planifier (Plan)
L’étape initiale du cycle PDCA, appelée Planifier (ou Plan), comporte quatre sous-étapes :
- Identifier les problèmes : l’idée est de dépister les causes profondes des problèmes. Par exemple, si des plaintes de clients sur la qualité des produits augmentent, il est primordial de déterminer les facteurs sous-jacents à ce problème de façon à l’éliminer pour de bon.
- Établir des objectifs : les cibles globales de l’organisation doivent servir de point de mire pour les objectifs à court et moyen termes. Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait se fixer comme objectif de réduire les défauts de produits de 20 % au cours des six prochains mois. Cependant, pour constater des résultats concluants, ces objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire mesurables, atteignables, réalisables et définis dans le temps.
- Élaborer un plan détaillé : précisez ce qui doit être accompli, qui est responsable de chaque tâche, comment s’échelonne le calendrier de mise en œuvre et quelles ressources sont nécessaires. Pour une entreprise de construction souhaitant améliorer l’efficacité sur ses chantiers, le plan détaillé pourrait inclure la création de tableaux de Gantt pour chaque projet, la planification des affectations des équipes, la gestion des ressources et l’achat de nouvelles technologies pour accélérer les processus de construction.
- Communiquer le plan : la sous-étape finale de la phase de planification est le partage de l’information avec l’ensemble de l’organisation. Tout le monde doit comprendre son rôle et ses responsabilités dans l’exécution de la méthode PDCA en amont de son exécution.
Étape 2 : Développer ou Réaliser (Do)
La phase Développer c.-à-d. Réaliser (ou Do) du processus PDCA sert à transformer la planification en actions concrètes à l’aide de solutions apportées au problème initial. Cinq sous-étapes la composent.
- Allouer les ressources nécessaires : que ce soit en termes de main-d’œuvre, de matériel, d’équipement ou de budget, cela garantit que les équipes concernées disposent des ressources adéquates pour respecter les délais et les normes de qualité.
- Former les employés : la formation permet aux employés d’acquérir les compétences nécessaires pour s’adapter aux changements, d’utiliser efficacement les nouveaux outils et de contribuer au succès de la mise en œuvre.
- Mettre en œuvre le plan : effectuez les actions ou les tâches décrites de manière méthodique. Par exemple, dans le secteur manufacturier, lors de l’introduction d’un nouveau processus de fabrication, il est essentiel de mettre en œuvre le plan en suivant rigoureusement les étapes du processus pour minimiser les pertes potentielles.
- Respecter les délais : il est impératif de respecter les délais et les étapes définis dans le plan du projet pour obtenir les résultats escomptés. Cela assure que le projet progresse conformément au calendrier et évite les retards coûteux.
- Documenter : répondre aux exigences réglementaires et permettre une analyse approfondie des performances passe par la consignation de toutes les procédures et des détails du protocole (données collectées, équipements et matériaux utilisés, problèmes inattendus ou écarts par rapport au plan).
Étape 3: Vérifier ou Contrôler (Check)
L’étape Vérifier ou Évaluer du cycle PDCA est trop souvent négligée, mais elle est essentielle pour juger de l’efficacité des actions entreprises. Il arrive souvent que des lacunes se manifestent dans les processus organisationnels à ce stade. Malheureusement, de nombreux gestionnaires omettent de revenir mesurer les progrès à intervalles réguliers. Il est crucial de prévoir cette étape dès le stade initial de la planification. Les sous-étapes incluent :
- Collecter des données : évaluez l’efficacité des mesures prises lors de la phase Faire. Par exemple, dans un environnement manufacturier, la collecte de données sur le rendement des machines, les temps d’arrêt et la qualité des produits est essentielle pour évaluer l’efficacité des opérations.
- Comparer avec les objectifs prédéfinis : il importe de déterminer si le plan a atteint les résultats souhaités. Par exemple, dans le secteur de la distribution, comparer les niveaux de stock réels avec les niveaux de stock cible définis lors de la planification aide à déterminer si les opérations sont en adéquation avec les objectifs.
- Analyser les causes profondes : ceci est nécessaire en cas de divergence par rapport aux objectifs. Dans le domaine de la santé, en cas de non-conformité envers un protocole clinique, il est essentiel d’analyser les causes profondes, telles que des erreurs de formation du personnel médical ou des contraintes de ressources pour s’assurer que les patients reçoivent des soins de qualité.
- Communiquer ou partager les résultats : partager les résultats avec l’ensemble des travailleurs et des responsables favorise une culture de transparence et de sécurité.
- Décider du maintien ou des révisions du plan actuel : après avoir évalué les performances d’une stratégie, il faut prendre la décision de maintenir, d’ajuster ou de réviser l’approche si les résultats ne répondent pas aux attentes.
- Documenter : le progrès à venir et l’éradication du problème pour de bon dépendent de cette sous-étape. Par exemple, dans le domaine de la santé, la documentation détaillée des dossiers médicaux des patients et des procédures cliniques est nécessaire pour assurer une traçabilité complète des soins de santé et pour répondre aux exigences réglementaires.
Étape 4: Agir ou Améliorer (Act)
L’étape Agir ou Améliorer constitue la dernière phase du cycle PDCA et elle implique trois sous-étapes essentielles :
- Ajustements et réévaluation : lorsque les résultats ne correspondent pas aux attentes, des ajustements et une réévaluation sont nécessaires. Par exemple, si une entreprise n’atteint pas son objectif de réduire les défauts de produits de 20 % en six mois, elle peut revoir son plan initial et apporter des changements supplémentaires.
- Retour d’information : Les circuits de retour d’information jouent un rôle vital dans cette phase. Ils permettent de recueillir des commentaires des employés, des clients et d’autres parties prenantes. Par exemple, les commentaires des clients sur la qualité des produits peuvent indiquer la nécessité d’améliorations supplémentaires.
- Standardiser les processus : dans le cadre de l’étape Agir, il est essentiel de déployer des mesures correctives et de standardiser l’ensemble des processus. La standardisation garantit que les améliorations apportées sont intégrées de manière systématique et qu’il y a une cohérence dans l’exécution des activités. Cela contribue à la stabilité opérationnelle, à la pérennité des résultats concluants et à l’efficacité des efforts d’amélioration continue.
- Promouvoir une culture d’amélioration continue : cela signifie mettre l’accent sur le développement d’une culture où l’organisation apprend de son expérience, innove et s’adapte constamment.
Les itérations de la méthode PDCA
Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) est un processus itératif, parce qu’il implique une série d’étapes qui sont continuellement répétées et affinées pour parvenir à une amélioration continue. La clé de la nature itérative du cycle PDCA réside dans le fait qu’après avoir terminé la phase Agir, on revient à la phase Planifier en s’appuyant sur les connaissances et les idées acquises lors du cycle précédent.
Cette boucle de rétroaction permet de perfectionner le plan sur la base de l’expérience et des résultats des itérations précédentes. Le processus se poursuit, chaque cycle développant les enseignements tirés du passé, permettant ainsi une amélioration et une optimisation au fil du temps.
Les utilisations de la méthode PDCA
PDCA pour la gestion de la qualité
La méthode PDCA (Plan–Do–Check–Act) trouve diverses applications, notamment dans la gestion de la qualité. Elle crée une approche systématique permettant aux organisations d’évaluer et d’améliorer constamment leurs processus.
PDCA pour l’amélioration des processus
Le PDCA (Plan-Do-Check-Act) est un puissant outil d’amélioration des processus. Sa nature itérative permet aux organisations de s’adapter aux changements, à l’émergence de nouvelles technologies ou aux évolutions des demandes des clients. Cela en fait un atout précieux pour développer de nouveaux processus opérationnels ou améliorer ceux existants. De plus, le PDCA favorise l’engagement des employés à tous les niveaux de l’organisation en les encourageant à partager leurs idées et leurs observations.
PDCA pour la gestion de projet
L’intégration du PDCA dans la gestion de projet offre un cadre solide pour s’assurer que les projets sont correctement gérés, continuellement améliorés et alignés sur les objectifs globaux de l’organisation. Les chefs de projet peuvent planifier en détail grâce à des tableaux Gantt, visualiser les étapes clés et exécuter les projets de manière méthodique. Ils peuvent également évaluer leur progression en comparant les résultats attendus avec les résultats réels et ajuster les stratégies au fur et à mesure.
PDCA pour la résolution de problèmes
En suivant les quatre phases indiquées par l’acronyme PDCA (Plan, Do, Check et Act), les organisations peuvent aborder les problèmes de manière systématique. Cela favorise une approche réfléchie et structurée pour la résolution de problèmes.
Solution de gestion des plans d’action et suivi des tâches
Tervene est un allié de choix pour maximiser l’efficacité de la méthode PDCA. La solution intègre des tableaux PDCA au sein des espaces de travail et de suivi des plans d’action pour simplifier la gestion des initiatives en cours. On peut aisément catégoriser les tâches et les actions selon les étapes du PDCA pour une visibilité optimale.
De plus, le logiciel propose des formulaires de vérification, notamment des audits et des checklists de vérification, facilitant la révision du déploiement de nouveaux projets. La solution offre également la possibilité de planifier des périodes de révision directement dans l’agenda des gestionnaires pour assurer un suivi de la part des bons intervenants. Tervene transforme la méthode PDCA en une puissante ressource pour l’amélioration continue de vos processus et de vos projets.
