Le travail standard du gestionnaire et du superviseur

Pour un gestionnaire nouvellement promu, son travail de gestion peut parfois manquer de structure, bien que son expérience lui offre les bases techniques pour réaliser son rôle. Des gestionnaires sont parfois sollicités sur le terrain à la gestion des imprévus au point de déroger des activités planifiées. En conséquence, certaines organisations manquent de contrôle sur leurs opérations et objectifs de départements.

Ce défi est accentué par le roulement de main d’oeuvre lorsque la performance des équipes repose sur les individus plutôt que sur des processus. Dans ce contexte, un superviseur senior adoptera des comportements de gestion différents de celui d’un superviseur nouvellement promu. Les équipes ne seront pas supportées uniformément, d’un chiffre de travail ou d’un site à l’autre.

Généralement, les entreprises standardisent le travail des employés grâce aux horaires, procédures de travail et des niveaux de qualification définis. Qu’en est-il pour les gestionnaires?

• Quels objectifs et quels indicateurs les gestionnaires et superviseurs doivent-ils suivre?
• Quel niveau de compétences de gestion est requis pour le rôle?
• Quels sont les standards et l’implication de tous à la résolution de problème?
• Quels outils ou pratiques doivent être uniformes d’un gestionnaire à l’autre?
• Quelle est la routine quotidienne et hebdomadaire du gestionnaire?

Le travail standard du gestionnaire – Leader Standard Work (LSW) en anglais – est l’ensemble des pratiques récurrentes, outils de gestion et compétences de gestion qui suivent un standard établi et qui sont structurés dans la routine du gestionnaire. Le système de gestion repose sur des processus alignés aux objectifs plutôt que sur la rigueur des individus.

Le Leader Standard Work habilite les gestionnaires de tous les niveaux à maintenir une présence systématique sur le terrain (gemba) et à collaborer aux réunions récurrentes (daily huddles) afin de supporter les équipes de travail. L’entreprise outille les gestionnaires, fait la promotion de compétences de gestion clefs, établit des activités de gestion et structure leurs récurrences dans des routines quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

L’objectif est d’assurer une uniformité de la performance de gestion parmi les gestionnaires et un respect des processus établis dans l’organisation. De plus, toutes les équipes et niveaux de gestion collaborent dans la résolution de problèmes et sont impliqués quotidiennement à la culture d’amélioration.

La routine de gestion du superviseur chez Manac

Quelles tâches quotidiennes, quels comportements et outils utilisés sont structurés dans l’agenda quotidien ou hebdomadaire de vos gestionnaires terrain?

1. Les pratiques de gestion standards

Les entreprises peuvent définir leurs processus de gestion; en débutant par les standards établis, les outils de contrôle et pratiques de supervision, la structure de communication et les méthodes de résolutions jusqu’au pilotage de la performance. Ces processus permettront de structurer la cascade d’information entre les équipes et les niveaux hiérarchiques et de formaliser la prise en charge des problèmes et des non-conformités.

2. Les outils de gestion, des employés à la direction

Il peut être difficile de soutenir des pratiques de gestion standard avec des outils traditionnels: sms, courriel, papier-crayon, outil de gestion de projet, tableaux blancs, posts-its, fichier Excel, etc. La lourdeur administrative prend le dessus et nuit à la durabilité des bonnes pratiques. À l’opposé, les superviseurs et gestionnaires qui sont outillés avec un système de gestion digital performent mieux. Ils adhèrent davantage aux processus de gestion de l’organisation. À titre d’exemple, Produits Kruger a numérisé sa gestion quotidienne des opérations.

3. La routine quotidienne et les rituels de gestion

La routine quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle est l’ensemble des pratiques récurrentes qui sont planifiées à l’agenda. On y trouve par exemple: les inspections récurrentes, les tournées de plancher, les rencontres quotidiennes, etc. Il est possible de mesurer le niveau d’adhérence à ces rituels de gestion afin de respecter la fréquence à laquelle les pratiques de gestion sont réalisées.

4. Les objectifs communiqués et le suivi de la performance

Les objectifs alignent quels indicateurs doivent être suivis et travaillés par les employés et gestionnaires dans un département ou une unité de travail. Le suivi des indicateurs de performance et de l’atteinte des objectifs peut également être standardisé. Ce sont les objectifs qui favorisent le sens de responsabilité au rôle de gestion et offrent aux équipes des buts communs à travailler.

5. Les comportements de gestion prônés

Les comportements de gestion standards peuvent être soutenus en utilisant des outils communs et des routines de gestion. Les rencontres 1-à-1 sont un bon moment pour discuter des objectifs et de la performance des gestionnaires de premier niveau. Accompagner les gestionnaires sur le terrain favorise également de meilleurs comportements de gestion: proactivité, rigueur, prise d’initiative, responsabilisation aux objectifs.

Le travail standard des employés est complémentaire

Les organisations tentent généralement d’impliquer tous les employés à l’amélioration et à l’adoption de standards de leur travail. En effet, tous les niveaux et équipes multidisciplinaires peuvent gagner en contrôle avec des processus standards et une plus grande autonomie.

En réalité, le travail de l’opérateur est souvent plus standardisé que celui d’un gestionnaire grâce aux instructions de travail, un horaire de travail et des objectifs de performance. Qu’en est-il pour les gestionnaires? Un superviseur qui manque de structure aura tendance à improviser avec les équipes support et nuire au standard qu’on a préalablement prôné chez les employés.

Heureusement, le standard à tous les niveaux contribue à l’excellence opérationnelle de l’organisation:

• Opérateurs: Horaire, procédures et instructions de travail, validation terrain, 5S des postes de travail
• Chef d’équipe et superviseurs: Routines de supervision, réunions quotidiennes, inspections, tournées de plancher
• Groupes support: Audits et inspections, processus de résolution de problèmes et gestion des non-conformités
• Directeurs et gestionnaires: Pilotage de la performance, suivi des objectifs, standardisation des départements
• VP et corporatif: Alignement stratégique, objectif corporatif, standardisation des sites

La mise en œuvre du travail standard implique une approche ascendante, des opérateurs jusqu’aux cadres. La proportion de travail standard varie en fonction du niveau hiérarchique et de chaque organisation.

Le travail standard pour différents niveaux

• Chefs d’équipe : À ce niveau, le travail standard se concentre sur la systématisation des tâches telles que les transferts d’équipes, les méthodes de résolution de problèmes et les routines quotidiennes. Les chefs d’équipe consacrent environ 80 % de leur temps à des activités standardisées telles que la vérification des processus et le coaching.
• Gestionnaires : Pour les gestionnaires, le travail standard consiste à normaliser les structures de réunion, la méthodologie des rapports et à garantir le respect des procédures établies. Environ 50 % de leur temps est consacré à des activités structurées et à des contrôles.
• Direction : Le travail standard établit des processus uniformes de définition des objectifs et des visites sur le terrain pour la direction. Les cadres consacrent environ 10 % de leur temps à la supervision stratégique afin de garantir le respect des normes établies et de se concentrer sur les objectifs organisationnels à long terme.

Les entreprises manufacturières standardisent et outillent leurs gestionnaires en vue d’assurer une pérennité des bonnes pratiques de gestion, de favoriser une proactivité plutôt qu’un mode pompier, de renforcer la responsabilisation envers les objectifs de l’organisation, en plus de:

• Uniformiser la performance entre les départements, unités de travail, usines
• Supporter les employés terrain de manière plus structurée
• Impliquer tous les niveaux à la résolution de problèmes et l’amélioration continue
• Accélérer l’intégration et la formation de nouveaux gestionnaires
• Gagner en contrôle sur les opérations et assurer l’atteinte des objectifs du département
• Maintenir un environnement de travail sécuritaire, conforme aux normes et en respect au 5S

Une plateforme connectée conçue au support de la gestion quotidienne des opérations permet de diminuer rapidement la lourdeur administrative qui nuit au travail standard du gestionnaire.

La gestion quotidienne des opérations avec Tervene

Tervene est la plateforme connectée qui supporte le contrôle quotidien des opérations. Notre plateforme connectée aide vos équipes terrain et gestionnaires dans leur quête vers l’excellence opérationnelle avec des processus durables de contrôle quotidien, de collaboration, de résolution de problèmes et d’amélioration.

Des manufacturiers, gestionnaires d’opérations et plusieurs PMEs ont numérisé leurs pratiques de gestion avec notre aide: tournées de plancher, rituel quotidien, audits, inspections, réunions opérationnelles, procédures numériques, gestion de l’amélioration et plus encore.