Comment appliquer les 4 recommandations de productivité d’Elon Musk

Dans un récent courriel obtenu par le site de nouvelles Electrek, on peut lire les conseils de productivé qu’Elon Musk partage aux employés de Tesla. Celui-ci fait la lumière sur les défis de gestion des opérations vécus par Tesla. Or, il se trouve que les défis auxquels Tesla fait face sont très semblables à ceux vécus par la majorité des organisations. Voici donc les recommandations de productivité d’Elon, suivies de conseils concrets pour les appliquer dans votre organisation.Elon Musk Tervene

Les recommandations de Musk à ses employés

Réduisez la durée des réunions

“Les réunions excessives sont le cancer des grandes entreprises et ça devient presque toujours pire avec le temps. Réduisez l’ampleur des meetings, à moins d’être certains qu’ils ne soient de valeur pour l’entièreté des participants, auquel cas il faut garder l’entretien le plus court possible.”

Réduisez la fréquence des réunions

“Débarrassez vous des réunions trop fréquentes, à moins d’être en train de gérer un urgence capitale. La fréquence des réunions devrait baisser aussitôt que l’urgence a été réglée.”

N’assistez qu’aux réunions auxquelles vous êtes absolument nécessaires

“Sortez de la réunion ou raccrochez le téléphone aussitôt que c’est évident que vous n’y ajoutez pas de valeur. Ce n’est pas insolent de sortir abruptement, mais ça l’est de gaspiller inutilement le temps d’autrui.”

Utilisez toujours le chemin le plus court pour communiquer

“L’information devrait toujours voyager par le chemin le plus court nécessaire pour réaliser la job, pas besoin de passer par la chaîne de commande. Tous gestionnaires qui tenteront d’imposer des communications par la chaîne de commande devront se trouver un autre emploi. L’un des majeurs problèmes est la mauvaise communication entre les départements.”
 
“Le moyen efficace de résoudre ce problème est de permettre le flot d’information entre tous les niveaux. Par exemple, si pour effectuer une tâche entre deux départements, il faut qu’un individu parle à son chef d’équipe, qui lui doit en parler à son superviseur, qui lui parle à son directeur, qui lui en parle au VP, qui en parle à un autre VP, qui en parle à un directeur, qui lui en parle à un superviseur, qui lui en parle finalement à la personne qui effectue la tâche, il risque d’y avoir des imprévus vraiment idiots. Il faut que ce soit acceptable que deux individus se parlent directement et que les choses se passent.”

N’utilisez pas d’acronymes inutiles

“N’utilisez pas d’acronymes inutiles ou de mots sans lien pour les objets, logiciels ou processus chez Tesla. En général, tout ce qui requiert une explication nuit à la communication. Nous ne voulons pas que les gens aient à mémoriser un lexique juste pour travailler chez Tesla.”

Appliquez 4 de ces suggestions en un clin d’oeil

Comment augmenter l’efficacité de vos réunions

Trois des suggestions de Musk impliquent la réduction des pertes de temps dans les réunions. Selon lui, les réunions sont:

Réunions trop longues

La raison la plus fréquente menant à l’extension des réunions est le manque de préparation. D’où l’importance de partager d’avance les sujets à être discutés.

La solution

Le module de réunions de Tervene permet à tous les participants d’une réunion d’ajouter des sujets de discussion et de collaborer sur les sujets apportés par leurs collègues avant même que la réunion ne commence. Cette fonctionnalité permet d’assurer que tous les participants arrivent préparés à la réunion.

tervene réunion

Réunions trop fréquentes

Une autre perte de temps importante des réunions est liée à leur fréquence trop élevée. D’où l’importance de construire un agenda standard des réunions afin de rester en contrôle.

La solution

Montez un tableau pour répertorier toutes les réunions fixes ayant lieu dans votre organisation. Plutôt que de planifier des réunions au besoin, évaluez d’avance la fréquence nécessaire de ces réunions, et utilisez votre outil calendrier pour créer une une réunion récurrente dans le calendrier de chacun des participants. Ensuite, adaptez la fréquence de ces réunions au besoin. La visibilité gagnée par la création de ce tableau vous permettra de rapidement identifier les pertes de temps.

Réunions inutiles ou sans valeur ajoutée

Il arrive souvent que trop de participants sont présents à une réunion. Cela peut paraître négligeable, mais le temps passé inutilement dans une réunion est multiplié par le nombre de participants sans valeur ajoutée et peut souvent provoquer de la frustration. 

La solution

En utilisant le même tableau qu’à la section précédente, portez une attention particulière sur la nécessité de la présence de chacun des participants aux réunions. Si un individu n’est à valeur ajoutée que pour une partie de la réunion, assurez vous de traiter les sujets qui le concerne en premier, afin qu’il puisse se libérer le plus rapidement possible. Il est davantage productif d’effectuer un nombre plus élevé de réunions, chacune avec un nombre moindre de participants, que l’inverse.

Comment améliorer la communication et la collaboration

Dans le courriel envoyé à ses employés, Musk cherche à inciter les différents acteurs de la réalisation d’une tâche à collaborer directement entre eux, plutôt que de passer par la chaîne de commande habituelle.

La solution

Chez Tervene, nous visons à standardiser les contacts entre les acteurs de différents départements, de sorte que les points de contacts nécessaires à la transmission de l’information soient minimaux, tout en maintenant une visibilité sur les tâches et communications partagées entre les différents niveaux.

Le module gestionnaire de tâches de Tervene permet à n’importe quel membre de l’organisation de collaborer avec un autre individu instantanément, que ce soit pour la résolution d’un problème de production, la réalisation d’un projet d’amélioration, ou tout autres tâches.

Tervene, le DMS de l’industrie 4.0

Vous souhaitez appliquer les conseils d’Elon pour maximiser la collaboration tout en réduisant les gaspillages dans votre organisation?

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