Une tournée de plancher, aussi appelée tournée terrain ou marche Gemba, est une pratique de gestion qui vise à marcher sur le lieu de travail pour observer les opérations, déceler les problèmes potentiels de manière proactive et générer des opportunités d’amélioration. Une telle structure de contrôle opérationnel garantit la présence de tous les niveaux de gestion sur le lieu de travail pour qu’ils prennent le pouls des opérations et dialoguent avec les employés.
Utiliser l’outil approprié facilite l’adhésion des superviseurs et des chefs d’équipe à une routine efficace. Cela permet également d’aligner le contrôle opérationnel avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Les tournées de plancher contribuent à :
L’alignement : aligner les solutions sur les objectifs stratégiques de l’organisation;
La validation : observer les opérations, identifier les enjeux et documenter les écarts;
La résolution de problèmes : détecter et résoudre proactivement les problèmes;
L’amélioration : identifier et documenter des opportunités, idées et suggestions d’amélioration;
La formation : offrir des ateliers de formation avec les données les plus récentes.
Qu’est-ce qu’une application de marches Gemba ?
Une application de marches Gemba est un outil numérique conçu pour mener des tournées de plancher toujours plus efficaces. Principalement utilisé sur les mobiles et les tablettes, ce type d’application facilite l’exécution des listes de vérification et de questions en guidant les usagers tout au long du processus. La plateforme numérique permet de suivre et de documenter les observations sans retranscription ni lourdeur administrative. Les organisations peuvent ainsi renforcer leur efficacité opérationnelle, accélérer la résolution de problèmes et favoriser une culture d’amélioration continue en simplifiant la collecte et l’analyse de données en temps réel.
Quelles sont les 6 fonctionnalités essentielles d’une application de tournées de plancher ?
1. Listes de vérification et gabarits personnalisés
Une application de tournées de plancher performante aide les gestionnaires à créer et à adapter des listes de validation en fonction de leurs besoins opérationnels. Ces listes et gabarits personnalisables contiennent différentes questions liées à des catégories telles que la santé et la sécurité, la productivité et la qualité.
L’application devrait offrir plusieurs types de questions obligatoires ou facultatives (cases à cocher, choix d’images, menus déroulants, échelles d’opinion, valeurs, etc.), des points de contrôle (checkpoints), un calendrier et une archive des versions antérieures. De plus, la plateforme devrait permettre aux différents départements et niveaux de direction d’adapter chaque liste de tournée de plancher selon leurs objectifs.
Fonctionnalités essentielles : listes de validation, différents types de questions, archives des versions antérieures et questions obligatoires.
2. Calendrier des tournées de plancher
Les applications de tournées de plancher standardisent les horaires sur le terrain et améliorent l’efficacité. Les responsables définissent différentes fréquences de tournées et de rappels pour tous les niveaux de gestion :
- Pour les chefs d’équipe, cela pourrait être quotidien;
- Pour les superviseurs, cela pourrait être hebdomadaire;
- Pour la direction, cela pourrait être bimensuel.
Les calendriers de tournées de plancher contribuent à l’efficacité des programmes de travail standard du leader. L’idée est d’attribuer aux membres de l’équipe des routines fixes pour favoriser la responsabilisation.
Fonctionnalités essentielles : calendriers, rappels et notifications.
3. Documentation détaillée des problématiques et des opportunités
Une solution de tournées de plancher complète permet une documentation exhaustive en direct du Gemba (le plancher, l’atelier ou tout autre endroit où les tâches à valeur ajoutée ont lieu). Par exemple, un chef d’équipe peut efficacement identifier et catégoriser un problème ou un écart en utilisant différents médias (photos, vidéos et notes).
L’accessibilité des informations documentées est tout aussi importante, parce que les superviseurs et les chefs d’équipe prennent des décisions plus efficaces lorsqu’ils ont accès à l’historique complet et au contexte (quoi, qui, quand, où, pourquoi et comment le problème s’est produit).
Fonctionnalités essentielles : champs personnalisés pour catégoriser, prise de photos, vidéos et notes.
4. Écosystème de résolution de problèmes
Mécanismes de remontée et de résolution de problèmes optimisés
Les applications de tournées de plancher bien conçues vont au-delà de l’identification des problèmes ; elles les intègrent de manière structurée dans un écosystème. Par exemple, un chef d’équipe transmet rapidement une situation à la direction via l’application pour que les personnes concernées trouvent des solutions et favorisent l’amélioration continue le plus rapidement possible. Les directeurs et les superviseurs en discutent dès la rencontre suivante, ils créent des tâches, des sous-tâches et des échéances à déléguer.
Gestion efficace des tâches et suivis
La gestion des tâches et les suivis sont essentiels pour assurer l’efficacité d’une application de tournées de plancher. Elle permet aux gestionnaires d’attribuer des tâches et des actions correctives sans interrompre la tournée.
Collaboration entre les équipes support
L’application permet d’assigner facilement des tâches et des actions directement aux équipes support (ex. Sécurité, Maintenance, Qualité, Amélioration) et aux bons responsables. Ainsi, les fonctions support et différents métiers sont impliqués dans la résolution de problèmes.
Fonctionnalités essentielles : gestion des tâches, actions correctives, notifications et mécanisme d’escalade.
5. Gestion des opportunités d’amélioration
Les tournées de plancher réalisées sur des applications sont des sources d’améliorations et doivent communiquer avec les outils d’amélioration continue. Cette intégration réduit les besoins de transcription, aide à gérer et à prioriser les projets (notamment grâce à des tableaux Kanban) et donne aux gestionnaires le contexte nécessaire pour apporter des améliorations. Par ailleurs, les applications performantes de tournées de plancher permettent aux organisations de générer des supports visuels et des plans d’action pour appliquer la méthode PDCA (Planifier-Réaliser-Vérifier-Agir).
Fonctionnalités essentielles : plans d’action, tableaux Kanban, définition des priorités.
6. Rapports et tableaux de bord
Les rapports et les indicateurs de performance sont des outils irremplaçables pour les gestionnaires. Ils fournissent un historique des tournées, tout en permettant la revue des réponses, des notes, des observations et des actions de suivi. Grâce à une meilleure visibilité offerte par les applications, les gestionnaires peuvent évaluer la qualité des marches Gemba n’importe où, n’importe quand. De plus, les tableaux de bord donnent un aperçu du respect du programme et de son efficacité.
Fonctionnalités essentielles : rapports, tableaux de bord.
Boni. Interface conviviale et accessibilité sur plusieurs appareils
Une interface conviviale fait généralement pencher la balance en faveur d’une application de tournées de plancher plutôt qu’une autre. En effet, les superviseurs, les gestionnaires et les chefs d’équipe devraient pouvoir naviguer dans l’outil sans effort. Sa compatibilité avec différents appareils comme les mobiles, les tablettes et les ordinateurs, peu importe leur système d’opération, est également un facteur clé. Cette accessibilité multiappareils permet aux utilisateurs d’effectuer des tournées de plancher, d’accéder aux rapports et de gérer les opportunités d’amélioration, quel que soit leur appareil préféré ou leur emplacement.
Marches Gemba digitales vs marches Gemba sur papier
Les gestionnaires qui effectuent des tournées de plancher utilisent les outils qui sont mis à leur disposition, que ce soit du papier et un stylo ou une feuille de calculs. Ces méthodes traditionnelles peuvent ralentir la collecte de données et limiter l’accès à l’information en raison des délais de retranscription. Une solution numérique de tournées de plancher standardise le contrôle opérationnel, augmente la visibilité des résultats et élimine la saisie manuelle. Bref, la numérisation de l’information favorise les bonnes pratiques.
En savoir plus : les bénéfices de la tournée de plancher numérique
L’application de tournées de plancher de Tervene
Découvrez une application de tournées de plancher qui vous permet d’atteindre les objectifs de votre organisation :
- Créez des listes de validation personnalisées et standardisées;
- Planifiez des marches Gemba pour chaque processus, équipe ou secteur;
- Permettez aux responsables d’identifier les problèmes de manière proactive;
- Aidez à la documentation détaillée des problèmes;
- Traitez les problèmes rapidement et efficacement;
- Transformez les problèmes récurrents en opportunités d’amélioration;
- Communiquez sans délai avec votre équipe;
- Suivez les problèmes, les plans d’action et la performance.
